Vérification de la délégation des pouvoirs financiers

Juillet 2008

Étapes clés de la vérification

Achèvement de la planification - Août 2007
Achèvement de la conduite - Janvier 2008
Production du rapport - Février 2008
Acheminement du rapport à la direction pour réponse - Mars 2008
Réception de la réponse de la direction - Juin 2008
Production du rapport final - Juin 2008
Présentation du rapport au Comité consultatif externe de vérification - Juillet 2008
Approbation par le Sous-ministre - Juillet 2008

Préparée par Vérification et évaluation

Remerciements

L'équipe du projet de la vérification et de l'évaluation, y compris Abdellah Ismaili, dirigée par Stella Line Cousineau sous la direction de Jean Leclerc, tient à remercier toutes les personnes qui ont contribué à ce projet et, en particulier, les employés du Ministère dont les informations et les commentaires ont été essentiels à la préparation du présent rapport.

Original signé par :

__________________
Stephen McClellan
Dirigeant principal de la vérification

Table des matières

RÉSUMÉ

1 INTRODUCTION

1.1 Contexte
1.2 Objectifs et portée
1.3 Méthodologie

2 RÉSULTATS ET RECOMMANDATIONS

2.1 Objectif nº 1 - Déterminer si les pouvoirs, les responsabilités, les instruments d'imputabilité et les politiques sont établis, clairement communiqués et compris

   2.1.1 Pouvoirs, responsabilités et instruments d'imputabilité
   2.1.2 Pouvoir délégué intérimaire
   2.1.3 Communication
   2.1.4 Formation

2.2 Objectif nº 2 - Déterminer si les politiques et les pouvoirs de gestion financière sont appropriés et à jour

2.2.1 Politiques de gestion financière
2.2.2 Instrument de délégation des pouvoirs financiers

2.3 Objectif nº 3 - Déterminer si la conformité avec la législation, les politiques et les pouvoirs de gestion financière fait l'objet d'une surveillance régulière

2.3.1 Capacité
2.3.2 Contrôle de la conformité

2.4 Pratiques exemplaires

3 CONCLUSION

Annexe 1 : Critères de vérification
Annexe 2 : Description des pouvoirs

RÉSUMÉ

Étant donné les récents changements apportés à la structure organisationnelle du Ministère et la mise en œuvre d'un instrument de délégation révisé, la Direction générale de la vérification et de l'évaluation d'Environnement Canada a procédé à une vérification de la délégation des pouvoirs de signature en matière financière. Cette vérification était incluse dans le Plan de vérification et d'évaluation de 2007-2008, lequel a été approuvé par le Comité ministériel de la vérification et de l'évaluation, en avril 2007.

Le gouvernement fédéral a pour politique d'habiliter les ministres et sous-ministres à déléguer une autorité fonctionnelle et opérationnelle aux gestionnaires afin que ces derniers puissent administrer les programmes qui relèvent de leur service.

La Division des opérations et des politiques financières est responsable de la gestion de l'instrument de délégation des pouvoirs financiers. Le nouvel instrument comporte quatre parties que voici : Partie A -- Tableau sommaire; Partie B -- Liste des postes équivalents; Partie C -- Notes sur les délégations spécifiques; et Partie D -- Instrument de délégation pour les biens immobiliers. L'instrument délègue formellement les pouvoirs de signature financiers et administratifs à divers postes du Ministère. Ces pouvoirs au niveau opérationnel et fonctionnel sont requis aux fins de conformité avec la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP) et les politiques connexes. Présentement, le Ministère gère plus de 3 500 délégations de pouvoirs financiers : 1 447 de niveau opérationnel et 2 123 de niveau fonctionnel. Ces délégations n'incluent pas les délégations intérimaires et annulées.

Cette vérification a pour objectif global de déterminer si Environnement Canada s'acquitte correctement et efficacement de ses responsabilités en ce qui a trait à l'exercice des pouvoirs financiers et dans quelle mesure il se conforme aux politiques, aux directives et procédures du Secrétariat du Conseil du Trésor et d'Environnement Canada relativement à la délégation des pouvoirs financiers.

Selon notre jugement professionnel, des procédures de vérification suffisantes et appropriées ont été menées et des fait colligés pour soutenir l'exactitude des conclusions obtenues et contenues dans ce rapport. Les conclusions se fondent sur une comparaison entre la situation telle qu'elle existait et les critères de vérification.

Résumé des résultats et conclusions

En nous fondant sur les résultats de la vérification, nous concluons que le contenu de l'instrument de délégation ne comporte pas de lacunes importantes susceptibles d'empêcher le Ministère de respecter ses responsabilités déléguées.

La conformité avec les politiques du Secrétariat du Conseil du Trésor et les directives et procédures d'Environnement Canada relatives à la délégation des pouvoirs financiers fait l'objet d'une surveillance. Toutefois, les résultats ne sont pas toujours communiqués à la haute direction des Finances de sorte qu'aucun suivi n'est effectué. Ces résultats pourraient fournir à la haute direction des informations utiles sur la situation du Ministère en matière de contrôle.

De plus, nous avons noté que certains processus ne sont ni approuvés ni documentés. Ainsi, le processus de revue ou de mise à jour de l'instrument de délégation n'est pas documenté. Cette situation pourrait mener à des pratiques non efficientes.

Les recommandations suivantes visent à améliorer et à renforcer le cadre de contrôle d'Environnement Canada en matière de gestion financière.

Le directeur général de la Direction des finances doit :

Élaborer et mettre en œuvre un processus de revue de l'instrument de délégation des pouvoirs financiers. Le processus doit déterminer les rôles et les responsabilités, la fréquence et l'échéancier des changements et les étapes à suivre. Le processus doit être documenté et approuvé.
Rationaliser les mécanismes de communication de la Direction des finances pour s'assurer que les changements apportés aux politiques sont appliqués de façon uniforme, efficace et opportune.
Mettre en œuvre une formation à l'échelle nationale pour les employés habilités à exercer des pouvoirs financiers. De plus, la Direction des finances doit envisager d'étendre la formation aux autres employés qui aident les gestionnaires dans l'exercice de leurs pouvoirs financiers. Le personnel chargé de la vérification des comptes devra également bénéficier d'une formation appropriée. La formation devra porter sur la Loi sur la gestion des finances publiques, l'Instrument de délégation des pouvoirs financiers et les politiques financières du Secrétariat du Conseil du Trésor.
Centraliser les politiques et les procédures internes de gestion financière.
Établir un processus d'approbation officiel en ce qui a trait aux politiques financières et procédures du Ministère. Le processus devra être documenté et communiqué.
S'assurer que tous les changements importants à l'instrument de délégation se reflètent rapidement sur les fiches de spécimen de signature.
Afin d'améliorer le cadre de contrôle financier, établir un processus de rétroaction pour s'assurer que les problèmes révélés lors du contrôle sont transmis à la haute direction des Finances et qu'ils font l'objet d'une analyse et d'un suivi.

Réponse de la direction

D'accord. Un processus documenté sera prêt en septembre 2008 au plus tard. L'instrument de délégation est mis à jour lorsqu'un nouveau ministre est nommé, lorsqu'il y a des changements dans la structure organisationnelle ou dans les pouvoirs délégués du Ministère.
D'accord. Nous avons créé un groupe de travail qui comprend tous les services de comptabilité afin de standardiser et d'uniformiser les façons de procéder dans l'ensemble du Ministère et de créer une tribune pour échanger des idées et communiquer des informations. La conférence téléphonique qui se tient toutes les deux semaines avec les services de comptabilité comportera un ordre du jour type et un compte rendu des discussions sera préparé. De plus, le site Web de la Direction des finances servira de répertoire central pour toutes les politiques financières.
D'accord. Nous comptons préparer un cours de formation à l'échelle nationale portant sur l'ensemble des politiques financières. La délégation des pouvoirs sera traitée en priorité et une trousse de formation sera préparée au plus tard à la fin de septembre 2008. Nous avons par ailleurs embauché une ressource qui nous aidera à développer ce cours de formation qui s'étendra aux personnels des finances ainsi qu'aux gestionnaires d'Environnement Canada.

Dans le cadre de l'initiative sur les états financiers vérifiés, un plan élargi et plus complet sera développé et ce pour la fin septembre 2008. Ce plan comprendra des informations supplémentaires sur l'approche de formation proposée incluant la formation obligatoire.
D'accord. Désormais, le groupe chargé des politiques de la Direction des finances est responsable du site Web où seront affichées toutes les nouvelles politiques financières découlant de nos efforts renouvelés visant à fournir à Environnement Canada un ensemble-type de politiques et de procédures. Dans le cadre de l'initiative sur les états financiers vérifiés, un plan sur l'ensemble des politiques financières sera présenté, sous réserve des fonds requis et des échéances.

Tout en tenant compte du calendrier proposé pour les états financiers vérifiés qui doit être déposé à la fin septembre, toutes les politiques et procédures principales seront révisées ou développées (et centralisées).
D'accord. Tel qu'il est indiqué, dans le cadre de l'initiative sur les états financiers vérifiés, un plan sera présenté et servira également à officialiser et documenter le processus d'approbation des politiques financières et des procédures.

De plus, plusieurs mesures ont été entreprises pour améliorer la capacité de la Direction des finances de créer, de mettre en œuvre et de contrôler des politiques qui sont cohérentes avec les règlements et directives de la LGFP et du Conseil du Trésor.
D'accord. Toutes les fiches de signature seront examinées et mises à jour au plus à la fin juillet.
D'accord. Nous mettrons en œuvre des rapports de contrôle plus réguliers et plus formels à l'intention de la haute direction des Finances, et ce, à compter du troisième trimestre de 2008-2009. De plus, les problèmes d'ordre financier qui ont été constatés à la suite d'un contrôle sont présentement réglés à mesure qu'ils se présentent et les détails sont consignés dans un registre central. La haute direction des Finances est informée de toutes les questions importantes qui justifient un examen.

Un plan correctif détaillé pour les états financiers vérifiés sera finalisé en septembre. Dans le cadre de ce plan, nous fournirons des détails supplémentaires sur le contenu et la portée des rapports de surveillance proposés. Nous prévoyons produire des rapports de surveillance sur une base trimestrielle.

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