La politique du Secrétariat du Conseil du Trésor sur la délégation des pouvoirs stipule que « bien que la nomination d'un nouveau ministre n'annule pas automatiquement la délégation actuelle des pouvoirs, les ministères doivent préparer un nouveau document de délégation le plus tôt possible pour approbation par le nouveau ministre. » Bien que l'instrument de délégation ait été approuvé peu après la nomination du ministre actuel, il n'a jamais été affiché dans Intranet. De fait, jusqu'en novembre 2007, moment où un instrument de délégation révisé est entré en vigueur, l'outil de délégation sur le Web était celui mis en place par le ministre précédent. La vérification a révélé qu'il n'existe actuellement aucun processus officiel ou documenté décrivant le processus de mise à jour de l'instrument suite à la nomination d'un nouveau ministre. Un processus documenté fournirait un cadre de référence.
Le Ministère a établi un processus centralisé selon lequel toutes les fiches de spécimen de signature sont maintenant validées, sauvegardées sur un disque partagé disponible en ligne. Ce processus centralisé est certainement une amélioration par rapport aux pratiques antérieures où chaque région avait son propre processus à cet égard. Actuellement, le personnel de vérification des comptes est le principal utilisateur de cet outil qui leur permet d'authentifier les signatures. La Direction des finances devrait songer à créer une interface entre le système financier du Ministère et cet outil en ligne.
Les gestionnaires estiment que le processus de délégation intérimaire de pouvoirs est lourd et trop long. Premièrement, l'obligation pour les employés de suivre un cours de cinq jours et d'effectuer une évaluation en ligne de l'École de la fonction publique du Canada est assez coûteuse. De plus, les titulaires à qui des pouvoirs sont délégués temporairement doivent remplir une fiche de signature chaque fois que des pouvoirs leurs sont confiés et obtenir une approbation signée. Souvent, le superviseur autorisant la délégation est dans une autre région. Par conséquent, l'autorisation pour le titulaire en question peut être obtenue après la fin de la période intérimaire. Découragés par ce long processus, la plupart des gestionnaires sont peu enclins à déléguer leurs pouvoirs à des subordonnés. Bon nombre d'entre eux ont avoué qu'ils demandent plutôt à leur superviseur immédiat d'approuver des documents lorsqu'ils sont absents. Cette pratique risque d'entraîner des lacunes dans les opérations courantes.
De plus, les affectations intérimaires fournissent aux gestionnaires intermédiaires l'occasion de perfectionner leurs compétences en gestion. Malheureusement, la pratique actuelle limite ces occasions.
La Division des opérations et des politiques financières, Bureau des délégations, est en train de créer un outil de délégation intérimaire. Avec ce nouvel outil, les superviseurs qui délèguent des pouvoirs pourront activer une demande de délégation intérimaire si une fiche de signature intérimaire existe. En ce cas, la fiche de spécimen de signature intérimaire devra être remplie une fois l'an seulement.
La communication des changements de l'instrument de délégation incombe à la Division des opérations et des politiques financières et, plus particulièrement, au Bureau des délégations. De façon générale, l'information est transmise aux bureaux comptables régionaux qui, à leur tour, la transmettent aux personnes concernées. Chaque région a son propre processus à cet égard. Certaines régions acheminent l'information directement aux employés délégués alors que d'autres l'acheminent aux adjoints administratifs des programmes.
La communication des changements en temps opportun est d'une grande importance. Nous avons par ailleurs observé certaines lacunes à cet égard. Ainsi, le report de la date d'entrée en vigueur de la nouvelle délégation n'a pas été communiqué aux gestionnaires délégués. Par conséquent, ces derniers exerçaient des pouvoirs financiers qui n'avaient pas été approuvés pendant environ un mois. Cette situation se répercutait également sur les bureaux comptables régionaux : ne sachant quoi faire, ceux-ci authentifiaient les transactions en utilisant les nouvelles ou les anciennes fiches de signature. Nous avons également observé qu'il a fallu presque deux mois avant que les changements approuvés en novembre soient communiqués aux gestionnaires délégués.
La vérification a révélé que la création d'un site Web national unique de la Direction des finances est encore en cours. Bien que la plupart des sites Web régionaux réorientent les utilisateurs en quête d'information vers le site Web national, certaines régions préfèrent conserver leur propre site Web. L'accès à différentes sources d'information augmente le risque d'incohérences dans l'application des politiques et procédures. De fait, les entrevues ont révélé que les gestionnaires reçoivent parfois des informations contradictoires sur des processus opérationnels selon la provenance de celles-ci. De plus, le coût associé au maintien de plusieurs sources d'information ou de sites Web doit être pris en compte.
Les entrevues ont révélé que, de façon générale, les gestionnaires comprennent suffisamment bien les pouvoirs qui leur sont délégués et leurs responsabilités. De fait, tous les gestionnaires rencontrés avaient réussi une Évaluation de délégation de pouvoirs de l'École de la fonction publique du Canada avant d'être autorisés à exercer leurs pouvoirs. D'autre part, les entrevues ont révélé que les titulaires disposant de pouvoirs fonctionnels ou les employés responsables de la vérification de comptes ne sont aucunement tenus de suivre une formation officielle. L'observation du traitement des transactions a révélé que les agents de la vérification des comptes ne comprennent pas clairement les différents types de pouvoirs. Un personnel mal formé risque de compromettre l'efficacité des contrôles.
Plusieurs employés à qui des pouvoirs ont été délégués ont dit qu'ils seraient intéressés à suivre un cours d'appoint d'une demi-journée une fois l'an. Il s'agirait d'un cours pratique adapté à l'auditoire visé.
Le directeur général de la Direction des finances doit :
Il incombe à la Division des opérations et des politiques financières et de mettre en œuvre et revoir les politiques de gestion financière et l'instrument de délégation des pouvoirs financiers. Deux groupes se partagent ces responsabilités. Un premier groupe est responsable de l'instrument de délégation, notamment la mise en œuvre et la revue des politiques et procédures pertinentes. L'autre groupe est responsable de toutes les autres politiques de gestion financière. La vérification a révélé qu'une amélioration s'impose afin que ces politiques soient appropriées et à jour.
Il existe actuellement très peu de politiques ou procédures pour renforcer et mettre en œuvre les politiques du Secrétariat du Conseil du Trésor. Au moment de la vérification, le groupe chargé d'établir et de revoir les politiques et procédures de gestion financière comptait deux personnes. Compte tenu du peu de ressources affecté à cette section, le Ministère n'a pas élaboré de politiques ni de procédures internes visant à interpréter et à clarifier les politiques du Secrétariat du Conseil du Trésor.
Pour répondre à ce besoin, les bureaux régionaux ont préparé des procédures internes fondées sur leur propre interprétation des politiques du Secrétariat du Conseil du Trésor. Comme elles ne sont pas soumises à l'approbation de l'administration centrale, ces procédures manquent souvent d'uniformité d'un bureau régional à l'autre. Le groupe chargé des politiques a confirmé qu'il a obtenu des ressources additionnelles et que deux autres employés se joindront bientôt à l'équipe. Le mandat du groupe est d'offrir du soutien à la collectivité. En premier lieu, le groupe consultera les bureaux régionaux, puis établira une liste des processus et procédures en cours et élaborera des politiques et procédures internes, au besoin. La formation des gestionnaires sera également une priorité et favorisera une prise de conscience et de responsabilisation de ceux-ci en ce qui a trait à la conformité avec les politiques.
Le groupe responsable de l'instrument de délégation des pouvoirs financiers a été mis sur pied il y a un an et demi environ. Le groupe compte deux employés dont un à temps plein. Ce dernier est responsable de la validation finale de tous les spécimens de signature et de leur sauvegarde sur le disque partagé. D'après les entrevues, l'employé n'est pas remplacé lorsqu'il est absent. Cette situation pourrait avoir des répercussions sur la continuité des opérations.
Selon la politique du Secrétariat du Conseil du Trésor, « Tous les pouvoirs délégués, y compris les modèles de délégation électronique, les spécimens de document de signature et les processus de validation et d'authentification […] doivent être examinés et mis à jour au moins à chaque année ». Bien que les délégations de pouvoirs financiers de certains types de dépenses (déplacements, hébergement, frais d'adhésion et contrats) aient été revues en 2007 dans le cadre de l'initiative d'amélioration des processus opérationnels, les entrevues ont révélé qu'il n'y avait pas de revue annuelle ni de mise à jour régulière de l'instrument de délégation : la revue ou la mise à jour est uniquement faite au besoin ou suite à la nomination d'un nouveau ministre. Bien que cette pratique ne présente pas un risque élevé pour le Ministère, un processus formel documenté faisant état des rôles et responsabilités, de la fréquence et du calendrier des changements ainsi que des étapes à suivre assurerait une meilleure gestion de l'instrument de délégation. De fait, une revue du document Fiches de spécimen de signature en ligne - Guide de l'utilisateur a révélé qu'il contenait des informations qui n'étaient plus valides.
Bien que les récents changements apportés à l'instrument de délégation aient été communiqués aux gestionnaires par courriel, ils ne figurent pas sur les fiches de spécimen de signature individuelles. Ainsi, la Partie A -- Tableau sommaire de l'instrument de délégation daté de novembre 2007 indique que les pouvoirs de dotation en personnel des postes génériques des gestionnaires de niveau 5 ont été restreints. Ce changement ne figure pas sur les fiches de spécimen de signature. Les entrevues avec les gestionnaires délégués ont révélé que ceux ci consultaient leur fiche pour déterminer s'ils avaient un pouvoir délégué particulier. À cet égard, même si les changements ont été communiqués, des gestionnaires risquent d'approuver des transactions pour lesquelles ils ne détiennent pas de pouvoir ou de refuser des transactions qu'ils peuvent approuver.
Le directeur général de la Direction des finances doit :
Il incombe aux bureaux comptables régionaux d'exercer un contrôle de la conformité avec la législation, les politiques et les pouvoirs de gestion financière. Ce contrôle est effectué au moyen de la vérification de transactions sélectionnées parmi un échantillonnage statistique (l'administration centrale extrait un échantillon régional et un échantillon national une fois par mois) et de la vérification de la totalité des transactions à risque élevé telles que les frais de déplacements, les frais d'hébergement, les cartes d'achat, etc.
De façon générale, les employés affectés à la vérification des comptes ont plus d'un an d'expérience pertinente. Toutefois, tel qu'il a déjà été mentionné, la plupart d'entre eux n'ont jamais reçu de formation officielle en vérification des comptes. Leur formation a été faite en cours d'emploi. Cela limite leur capacité à comprendre parfaitement leur travail : ainsi, ils ont de la difficulté à faire la différence entre les articles 32, 33 et 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques. Lorsque les vérificateurs leur ont demandé d'expliquer sur quelle base ils pouvaient affirmer qu'une personne avait le pouvoir d'accorder une autorisation en vertu d'un article spécifique de la Loi, ils étaient incapables d'indiquer l'endroit où figurait l'information sur la fiche de spécimen de signature.
Le contrôle de la conformité avec la législation financière comprend l'authentification de la personne qui autorise la transaction. Afin de simplifier le processus d'authentification, le Bureau des délégations a centralisé toutes les fiches de spécimen de signature sur un disque partagé auquel ont accès tous les agents de vérification des comptes. Les entrevues avec les agents de vérification des comptes ont révélé que ces derniers consultent rarement l'information sur ce disque partagé pour authentifier une signature. Ils se fient plutôt à leur mémoire car ils disent connaître parfaitement la signature de leurs clients. Certains agents ont même ajouté qu'ils consultent les fiches de spécimen de signature sur support papier. Cette pratique est déconseillée car un agent risque de valider une signature sur la base d'une fiche non valide. De fait, la vérification a révélé qu'un agent a utilisé une fiche périmée alors que la fiche valide se trouvait dans le disque partagé. De plus, nous avons remarqué que lorsqu'ils authentifient une transaction, les agents ont tendance à vérifier uniquement la signature et le niveau générique et ne vérifient pas le pouvoir spécifique. Ils ne se rendent pas compte que les pouvoirs consignés dans les registres sont parfois moins étendus que les pouvoirs génériques.
De plus, les résultats des activités de surveillance ne sont pas toujours communiqués à la haute direction des Finances. Les erreurs décelées lors de la vérification mensuelle de l'échantillonnage statistique sont consolidées et signalées à la direction. Toutefois, les erreurs décelées au cours de la vérification des comptes des transactions restantes ne sont pas consolidées ni signalées. Cet exercice fournirait une indication quant au type d'erreurs effectuées à l'échelle nationale et permettrait d'établir les mesures correctives appropriées. De plus, la haute direction pourrait utiliser ces résultats pour déterminer comment changer les contrôles existants et s'assurer que les risques sont gérés de façon appropriée. Ces résultats ne sont pas communiqués aux échelons supérieurs et cela a pour effet de les rendre moins crédibles. La Loi fédérale sur la responsabilité stipule que le sous-ministre est responsable de maintenir des mesures de contrôle interne efficaces. Par conséquent, les résultats du suivi doivent faire l'objet d'une surveillance pour s'assurer que les mécanismes actuels sont efficaces, efficients et opérationnels en tout temps.
L'administration centrale des Finances met présentement sur pied un cadre d'assurance de la qualité à l'échelle nationale. Ce processus - qui sera indépendant de la politique d'échantillonnage en vertu de l'article 33 et de la vérification des comptes des Finances - permettra au Ministère de s'assurer de la pertinence et de la qualité de la vérification des comptes à Environnement Canada.
Le directeur général de la Direction des finances doit :
Les régions ont informé le vérificateur de certaines meilleures pratiques que l'administration centrale des Finances peut explorer pour déterminer si elles peuvent être utiles aux bureaux comptables régionaux.