Au cours des dernières années, la délégation des pouvoirs financiers du Ministère a connu un certain nombre de changements. Avant la restructuration, l'instrument de délégation et les budgets étaient répartis en fonction de la structure organisationnelle. Puis, l'instrument de délégation a été modifié pour tenir compte de la nouvelle structure axée sur les résultats. L'instrument a subi d'autres changements à l'été 2007, pour être de nouveau établi en fonction de la structure organisationnelle du Ministère. Ces nombreux changements ont eu un impact important sur l'organisation et plus particulièrement, sur les gestionnaires délégués.
De plus, en 2006, le Bureau du Contrôleur général a procédé à une vérification horizontale de la délégation des pouvoirs financiers. Cette vérification comportait deux phases. La première consistait à revoir les documents clés requis en vertu de la délégation des pouvoirs financiers. Environnement Canada et 24 autres ministères ont été sélectionnés pour cette Phase 1. Les résultats ont mis en évidence des enjeux concernant la communication, la documentation des procédures d'autorisation et d'authentification électroniques, la révocation de signatures électroniques ainsi que l'analyse continue des activités de surveillance. La Phase 2 de la vérification horizontale consistait en une vérification complète, y compris des visites sur place. Environnement Canada ne faisait pas partie de cette deuxième phase.
Étant donné ces changements et les résultats de la vérification horizontale, une vérification de la Délégation des pouvoirs financiers a été incluse au plan annuel ministériel de vérification et d'évaluation pour l'année financière 2007-2008.
La délégation des pouvoirs financiers est un processus selon lequel les ministres sont habilités à déléguer des pouvoirs financiers aux gestionnaires afin que ces derniers puissent administrer les programmes qui relèvent de leur service. Les ministres et sous-ministres doivent déléguer ces pouvoirs et les communiquer officiellement par écrit. Ils doivent également établir une division des responsabilités appropriée pour assurer l'application de contrôles aux dépenses de fonds publics.
Les obligations et responsabilités des ministres, sous-ministres et gestionnaires en ce qui a trait au contrôle des dépenses sont décrites aux articles 32, 33 et 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP). À ce document légal s'ajoutent les politiques et directives du Secrétariat du Conseil du Trésor qui définissent le cadre et les dispositions obligeant les ministères et organismes à évaluer leur application de façon périodique.
Environnement Canada a recours à l'instrument de délégation des pouvoirs de signature en matière financière et arrêté sur la délégation. Fondé sur la politique du Secrétariat du Conseil du Trésor, cet instrument délègue de façon officielle les pouvoirs financiers et administratifs à divers postes du Ministère. La répartition des pouvoirs est faite selon que les postes sont de niveau opérationnel ou fonctionnel. Les pouvoirs de niveau opérationnel sont confiés à des titulaires de poste qui doivent rendre des comptes sur un budget ou des résultats. Les pouvoirs de niveau fonctionnel sont confiés à des titulaires de poste qui doivent agir comme signataires autorisés de documents financiers au nom du gestionnaire ou du Ministère. L'Annexe 2 fournit les détails des différents pouvoirs de signature.
L'instrument compte quatre parties :
Un formulaire de fiche de spécimen de signature est requis pour chaque gestionnaire qui agit comme signataire autorisé de documents financiers. Le formulaire fait état des pouvoirs que peut exercer chaque gestionnaire.
Présentement, le Ministère gère plus de 3 500 délégations de pouvoirs financiers : 1 447 de niveau opérationnel et 2 123 de niveau fonctionnel. Ces délégations n'incluent pas les délégations intérimaires et annulées.
Cette vérification a pour objectif global de déterminer si Environnement Canada s'acquitte correctement et efficacement de ses responsabilités en ce qui a trait à l'exercice des pouvoirs financiers et dans quelle mesure il se conforme aux politiques, aux directives et procédures du Secrétariat du Conseil du Trésor et d'Environnement Canada relativement à la délégation des pouvoirs financiers.
Les objectifs spécifiques visaient à déterminer si :
La vérification a porté sur la délégation des pouvoirs financiers. La vérification par sondages comprenait les fiches de spécimen de signature traitées en vertu du nouvel instrument de délégation entré en vigueur le 1er octobre 2007.
Voici les activités comprises dans la vérification :
La vérification sur place s'est limitée à la région de la capitale nationale, la région de l'Ontario et la région des Prairies et du Nord. Des discussions préliminaires avec le personnel de la Direction des finances ont confirmé que ces régions traitent la plupart des fiches de spécimen de signature et des transactions.