Description des diagrammes ci-dessus
Août 2010
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La vérification de l’efficacité des processus de passation de marchés s’inscrit dans le Plan de vérification et d’évaluation annuel fondé sur les risques de 2008-2009, que le Comité consultatif de la vérification externe a recommandé pour approbation lors de sa réunion d’avril 2008.
Le pouvoir législatif de passer un marché découle de la Loi sur la gestion des fonds publics et de la Loi sur le ministère des Travaux publics et des Services gouvernementaux. Le Secrétariat du Conseil du Trésor est chargé d’émettre des politiques et des procédures de passation de marchés au gouvernement fédéral. Travaux publics et Services gouvernementaux Canada fait office d’autorité en matière d’approvisionnement pour le gouvernement et a la responsabilité d’améliorer l’efficacité globale des processus de passation de marchés et de fournir des conseils et des services de passation de marchés. Certains services de passation de marchés sont subdélégués aux ministères. Pour la seule année écoulée, Travaux publics et Services gouvernementaux Canada a introduit 18 nouveaux règlements et instruments. Ceux-ci, conjugués à la plus grande transparence et au plus grand contrôle requis dans la prestation des activités d’approvisionnement, à la complexité dû aux nombre d’instruments différents ainsi qu’aux parties concernées impliquées dans les procédures, ont certes eu une importante incidence sur les unités d’approvisionnement.
À Environnement Canada, les services d’approvisionnement sont assurés par six unités régionales d’approvisionnement et de contrats relevant du directeur général de la Direction générale des biens, de l’approvisionnement et de la gestion environnementale.
Les unités d’approvisionnement et de contrats d’Environnement Canada offrent des services, tels que des conseils, une assistance ou l’approbation, dans les domaines suivants :
Dans l’exécution des services d’approvisionnement, les unités collaborent étroitement avec la Commission de révision des marchés publics, qui est la principale tribune d’examen de gestion et d’approbation à Environnement Canada pour l’acquisition de biens et de services, ainsi que pour la construction. La Commission s’intéresse principalement à la façon dont l’achat prévu sera traité.
Ce projet a d’abord été identifié dans le cadre du processus de consultation interne et d'évaluation des risques comme un domaine à haut risque. Les gestionnaires et les clients se sont dits préoccupés par le temps nécessaire au traitement des demandes d’approvisionnement, plus particulièrement par les exigences de ce qui était la nouvelle Commission de révision des marchés publics.
Les résultats de notre évaluation préliminaire ont révélé que la Direction générale des finances et des services corporatifs a chargé, en janvier 2007, son groupe des Services de l’entreprise intégrée de dresser un compte rendu de la situation actuelle du mécanisme de passation de marchés, en utilisant une approche fondée sur les faits pour identifier les principales possibilités d'amélioration et les classer selon un ordre de priorité. Ainsi, un certain nombre d'améliorations ont été mises en œuvre, telles que les suivantes :
En outre, au printemps 2009, le Bureau de l'ombudsman de l'approvisionnement a procédé à un examen des pratiques de neuf ministères et organismes, dont Environnement Canada. L'objectif de l'examen était d'évaluer la gestion du comité principal responsable de la fonction de surveillance et de remise en question du processus d'approvisionnement au niveau supérieur du Ministère (c’est-à-dire la Commission de révision des marchés publics). Les résultats de cet examen ont révélé qu’Environnement Canada disposait d’un comité d’examen supérieur bien établi régissant la fonction de surveillance et de remise en question.
Bien que beaucoup de travail ait été effectué en réponse aux préoccupations concernant les exigences de la Commission de révision des marchés publics, aucune analyse de fond n’a été réalisée pour comprendre et améliorer la rapidité globale des activités d'approvisionnement. Au cours de l'exercice 2008-2009, 13 196 contrats et 1 764 modifications à des contrats d’une valeur de 185 281 889 $ ont été attribués. Étant donné que la passation de marchés est un outil important pour l’exécution des programmes du Ministère, une vérification des points de contrôle liés à la rapidité du processus d'approvisionnement a été perçue comme étant nécessaire.
L’objectif principal de la vérification était de s’assurer de l’efficacité des activités de passation de marchés soutenant l’exécution des programmes du Ministère.
Dans cette vérification, l’accent a été mis sur les points de contrôle clés qui jouent sur la rapidité des activités d’approvisionnement et qui sont entièrement ou partiellement exécutées par l’unité des Services des approvisionnements et des contrats de la région de la capitale nationale. Une analyse comparative de deux autres régions du Ministère (l’Ontario et le Québec) a aussi été réalisée.
Il importe de souligner que cette vérification a porté exclusivement sur l’efficacité des processus d’approvisionnement plutôt que sur le rendement individuel.
La vérification ne visait pas à assurer la conformité à la politique sur les marchés du Conseil du Trésor. Toutefois, des preuves de non-conformité, relevées dans le cadre de l’analyse des points de contrôle, ont été observées et sont incluses dans le présent rapport.
La principale raison pour laquelle la conformité n’a pas été évaluée dans le cadre de cette vérification est qu’une évaluation du mécanisme de passation de marchés effectuée en 2002 s’est penchée sur la conformité du Ministère à la réglementation et aux politiques gouvernementales et ministérielles. Cette vérification a également examiné dans quelle mesure le Ministère a utilisé des contrats de manière appropriée pour obtenir des résultats. Un suivi des recommandations de la vérification, réalisé en 2004, a révélé que toutes les recommandations avaient été mises en œuvre.
La vérification n’a pas porté sur les processus utilisés pour acquérir des biens et des services au moyen de cartes d’achat ou d’une autorisation d’achats locaux, étant donné que les Services des approvisionnements et des contrats ne sont pas concernés par ces processus.
Les processus d’approvisionnement liés aux contrats de construction ont aussi été exclus la vérification par sondage. L'analyse des données a montré qu’au cours de l’exercice 2008-2009, 176 contrats de construction ont été octroyés pour une valeur de 14,100,000 $. Le volume associé à ce type de contrats n'était pas significatif. En outre, les discussions avec les Services des approvisionnements et des contrats ont permis d’indiquer à l'équipe de vérification que ce type de contrat est actuellement traité par une seule personne, ce qui se traduit par un potentiel limité en matière d'amélioration de l'efficacité.
La vérification a été menée en quatre étapes, conformément à la Politique du Conseil du Trésor sur la vérification interne.
La vérification a compris un examen des renseignements généraux, tels que les rapports de vérification précédents et les processus de travail pertinents. Elle a aussi comporté un examen approfondi et la validation du travail effectué par les Services de l’entreprise intégrée en 2007 et la schématisation des processus d'approvisionnement afin d’identifier les points de contrôle requis pour la vérification par sondage des dossiers de passation de marchés.
Afin d’obtenir une bonne compréhension des enjeux et des divers processus d’approvisionnement, des entrevues ont été réalisées auprès de la haute direction et du personnel des unités d’approvisionnement. Qui plus est, l’équipe de vérification a rencontré le personnel des Services de l’entreprise intégrée impliqué dans l’étude de base.
Les statistiques fournies dans le présent rapport sont fondées sur l’information recueillie auprès du groupe Matériel - politiques et systèmes de la Direction générale des biens, de l’approvisionnement et de la gestion environnementale. Toutes les transactions contractuelles traitées entre les exercices financiers 2006-2007 et 2008-2009 ont été téléchargées à partir de la base de données Discoverer. Il importe de souligner que les modifications aux contrats d’origine n'ont pas été incluses dans la portée de la vérification parce que la nature d'une modification ne se traduit pas toujours exactement par le même processus couvert par la vérification.
La population du sondage comprenait les transactions contractuelles de l'exercice financier 2008-2009. En outre, l'échantillon comprenait les transactions dans la région de la capitale nationale ainsi que dans les régions de l’Ontario et du Québec à des fins d’analyse comparative. La sélection des régions était fondée sur la similitude des opérations et le volume des transactions. La population du sondage comptait pour 75 p. 100 de toutes les transactions contractuelles. Un échantillon aléatoire de 356 contrats de biens et services a été sélectionné. L'échantillon reposait sur un niveau de confiance de 95 p. 100 avec un taux de précision de 2,5. L'échantillon était représentatif de la population tout entière. Les diagrammes suivants présentent la distribution par région et par type de document (à savoir le type d'outil d’approvisionnement utilisé pour acquérir les biens et services; l'échantillon a été réparti selon le type de document pour s'assurer que les processus d’approvisionnement les plus courants étaient couverts par cette vérification). Une description détaillée des types de document figure à l’Annexe B.
Description des diagrammes ci-dessus
À la lumière de l'examen de la documentation, un schéma du processus a été élaboré pour tous les processus d’approvisionnement. Compte tenu de la complexité, des différents types de documents et du nombre d’intervenants concernés, un examen préliminaire de 20 dossiers a été mené pour identifier et confirmer les dates de contrôle clés, depuis le lancement du contrat à la date de son attribution. Par la suite, tous les dossiers de marchés échantillonnés ont été analysés en regard des dates de contrôle clés. L'Annexe A dresse une liste des points de contrôle clés identifiés lors de l'examen préliminaire et fournit leur définition.
Cette vérification a été menée conformément aux Normes internationales pour la pratique professionnelle de l’audit interne et à la Politique de vérification interne du Conseil du Trésor du Canada.
Selon notre jugement professionnel, des procédures de vérification suffisantes et appropriées ont été exécutées et des preuves ont été recueillies pour soutenir l'exactitude des conclusions tirées et contenues dans ce rapport. Les conclusions se fondent sur une comparaison des situations telles qu'elles existaient au moment de la vérification en fonction des critères établis.