Août 2010
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La vérification de l’efficacité des processus de passation de marchés s’inscrit dans le Plan de vérification et d’évaluation annuel fondé sur les risques de 2008-2009, que le Comité consultatif de la vérification externe a recommandé pour approbation lors de sa réunion d’avril 2008.
Ce projet a d’abord été considéré, dans le cadre du processus de consultation interne et d’évaluation des risques, comme un domaine à haut risque. Les gestionnaires et les clients se sont dits préoccupés par le temps nécessaire au traitement des demandes d’approvisionnement, plus particulièrement par les exigences de ce qui était la nouvelle Commission de révision des marchés publics.
Bien que beaucoup de travail ait été accompli par la Direction générale des finances et des services corporatifs pour répondre à ces préoccupations concernant les exigences de la Commission de révision des marchés publics, aucune analyse de fond n’a été effectuée dans le but de comprendre et d’améliorer la rapidité globale des activités d’approvisionnement. Au cours de l’exercice 2008-2009, 13 196 contrats et 1 764 modifications à des contrats d’une valeur de 185 281 889 $ ont été attribués. Étant donné que la passation de marchés est un outil important pour l’exécution des programmes du Ministère, une vérification des contrôles entourant la rapidité des processus de passation de marchés a été perçue comme étant nécessaire.
L’objectif de la vérification était de s’assurer de l’efficacité des activités de passation de marchés soutenant l’exécution des programmes ministériels.
La vérification a mis l’accent sur les points de contrôle clés qui jouent sur la rapidité des activités d'approvisionnement et qui sont entièrement ou partiellement exécutées par l'unité des Services des approvisionnements et des contrats de la région de la capitale nationale. Une analyse comparative de deux autres régions du Ministère (l’Ontario et le Québec) a aussi été réalisée.
Les processus et systèmes opérationnels actuels ne permettent pas la saisie des données et le suivi du rendement de l’unité des Services des approvisionnements et des contrats. Le temps de traitement réel n'est pas saisi, les normes de service ne sont pas établies et la satisfaction des clients n'est pas mesurée. En conséquence, l'unité n’est pas en mesure de recenser les domaines à améliorer sur une base continue.
Compte tenu de l'absence de normes de service, il est difficile pour l'équipe de vérification de déterminer si les demandes d'approvisionnement sont actuellement traitées dans un délai raisonnable. Bien que la vérification ait fourni quelques éclaircissements quant aux domaines de contrôle dont on pourrait améliorer l’efficacité, il y a lieu d’élaborer un processus qui permettra la saisie des renseignements requis afin de mettre en place des normes de service.
Les résultats des vérifications par sondage ont fait ressortir une certaine variabilité d’une région à l’autre dans les temps de traitement. Bien que l’équipe de vérification n’ait pu tirer de conclusion sur le résultat compte tenu du petit nombre de transactions effectuées dans chacune des catégories, cela pourrait être un indicateur de la capacité à la fois en termes de nombre et/ou d’expérience. Cela pourrait également indiquer que certaines régions gèrent des contrats plus complexes. L’application incohérente des politiques et des procédures pourrait également avoir une incidence sur le traitement opportun des contrats.
Dans l’ensemble, avec les bons outils et des directives appropriées, l’efficacité des unités d’approvisionnement pourrait être améliorée.
La direction est d’accord avec les recommandations et un plan d’action détaillé en réponse aux recommandations a été développé.