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La vérification des processus d’établissement des prix et des coûts d’Environnement Canada (à l’origine, une vérification des recettes nettes en vertu d’un crédit) a été intégrée au Plan ministériel de vérification et d’évaluation axé sur les risques pour 2008-2009 et a été approuvée par le sous-ministre en juillet 2008.
Lors de la phase de planification de la vérification, une analyse des risques a été effectuée afin d’en déterminer et d’en identifier les principaux risques. L’analyse était basée sur des entrevues avec la haute direction et sur un examen de la documentation. Des préoccupations ont été exprimées concernant la façon dont le Ministère facture ses clients. Il a donc été décidé de modifier la portée de la vérification pour mettre l’accent sur les processus d’établissement des coûts et des prix plutôt que sur les recettes nettes en vertu d’un crédit.
L’établissement des coûts est la mesure prise pour déterminer la valeur des ressources utilisées pour produire un produit ou fournir un service. L’information provenant de l’établissement des coûts appuie de nombreux types de décisions en matière de gestion commerciale, par exemple la mesure du rendement, l’alignement des ressources avec les résultats, l’évaluation de l’efficacité et la réaffectation des ressources. La consultation entre le personnel des finances et les gestionnaires de programme est essentielle à la production d’une information de qualité sur l’établissement des coûts. Le sous-ministre adjoint de la Direction générale des finances et des services corporatifs est tenu de fournir une orientation fonctionnelle et des conseils à la haute direction et aux gestionnaires de programme, au besoin (p. ex., sur comment calculer les coûts indirects).
L’établissement des prix est la mesure prise pour déterminer quel devrait être le montant à facturer ou pour décider s’il convient de facturer un montant. Cette mesure tient compte d’un certain nombre de facteurs, tels que le souci de justice et d’équité, les répercussions économiques sur les clients et la concurrence avec les fournisseurs du secteur privé. Il n’existe aucune politique spécifique relative à l’établissement des prix. Pour prendre des décisions en matière de prix, les gestionnaires de programme doivent connaître les coûts de leurs programmes.
En mars 2008, le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada a élaboré le Guide d’établissement des coûts,5 ci-après dénommé le Guide, qui présente une approche en matière d’établissement des coûts en sept étapes. Le Guide doit être utilisé pour tous les exercices d’établissement des coûts. Il donne une orientation et des conseils pratiques relatifs à la préparation de l’information sur l’établissement des coûts et est utilisé pour une foule de décisions en matière de gestion financière. L’établissement des coûts appuie les mesures législatives et de nombreux instruments relatifs aux politiques; il répond aux besoins des ministères et des organismes centraux en matière d’information sur les coûts et contribue à la responsabilisation, à la transparence et à l’amélioration de la prise de décisions et de risques bien pesés.
Le Bureau du contrôleur général du Canada, lors de la Ronde VI du Cadre de responsabilisation de gestion,6 a demandé à ce que les ministères fournissent une mise à jour sur l’adoption précoce et sur la mise en œuvre proactive du Guide.
Le Ministère emploie des méthodes d’établissement des coûts au moment de préparer des mémoires au Cabinet et des présentations au Conseil du Trésor, et au moment de recouvrer les coûts pour les services offerts aux tiers. Les méthodes d’établissement des coûts sont également utilisées pour élaborer des ententes en matière de régimes fiscaux ou de coentreprises avec des clients ou des partenaires ainsi que pour établir des frais appropriés pour les produits et services. L’établissement des coûts est également utilisé pour déterminer les budgets annuels des opérations quotidiennes et les transferts budgétaires ou les transferts des fonds réguliers.
Au fil des années, Environnement Canada a élaboré plusieurs politiques, lignes directrices et outils pour aider les gestionnaires dans leurs activités d’établissement des coûts et des prix. Cependant, ces outils ont été élaborés avant la publication du Guide et sont aujourd’hui dépassés.
Les recettes du Ministère pour l’exercice financier 2007-2008 ont totalisé environ 80,1 M$, dont 74,8 M$ tombaient dans la portée de la vérification. La plus grande partie des recettes provient du Service météorologique du Canada. Le tableau 1 présente les recettes produites par chaque direction générale en 2007-2008 :
Direction générale |
$ (millions) |
% |
|---|---|---|
| Service météorologique du Canada | 58,00 $ |
77,5 % |
| Sciences et technologie | 5,86 $ |
7,8 % |
| Intendance environnementale | 5,78 $ |
7,7 % |
| Directeur général régional | 3,07 $ |
4,1 % |
| Dirigeant principal de l’information | 1,48 $ |
2,0 % |
| Finances et services corporatifs | 0,58 $ |
0,8 % |
| Autres directions générales | 0,05 $ |
0,1 % |
| Total | 74,82 $ |
100,0 % |
Source : Système financier ministériel
Sur les 80 M$ recueillis, 66,5 M$ (83 %) étaient disponibles7 et 13,5 M$ (17 %) ont été recueillis et remis au Trésor. Les recettes disponibles sont mises à la disposition des gestionnaires de programme pour soutenir leurs activités.
Environnement Canada fournit des biens et des services aux autres ministères (27 % en 2007-2008) et aux clients externes (73 % en 2007-2008) et encaisse des recettes grâce au recouvrement des coûts et aux frais d’utilisation.
Le Ministère reçoit l’autorisation de produire des recettes en vertu de lois spécifiques, telles que la Loi sur la gestion des finances publiques, la Loi canadienne sur la protection de l’environnement etd’autres organismes de réglementation assujettis àla Loi sur les frais d’utilisation. Le tableau suivant dresse une liste des autorités ministérielles et des catégories de frais.
Services scientifiques et professionnels
Produits d’information
Source : Rapport ministériel sur le rendement 2007–2008
Le tableau 3 présente les principales catégories de recettes pour l’exercice financier 2007-2008 incluses dans cette vérification :
| Catégorie des recettes | Description des recettes | $(millions) |
|---|---|---|
| Vente de biens et de produits d’information | Extractions de données et l’accès à celles–ci, publications, produits hydrométriques et météorologiques | 43,56 |
| Services non réglementaires | Services scientifiques et professionnels; accords conclus avec des tiers; diverses recettes | 21,50 |
| Services réglementaires | Demande de permis d’immersion en mer et frais de surveillance; déclaration de nouvelles substances chimiques; permis de chasse aux oiseaux migrateurs et timbres; permis d’aviculture de taxidermie; autres permis et frais | 5,14 |
| Location et utilisation des biens publics | Hébergement | 4,62 |
| Total | 74,82 |
|
Lors de la phase de planification de la vérification, une analyse des risques a été réalisée en se basant sur des entrevues avec la haute direction ministérielle, des représentants des organismes centraux spécialisés dans l’établissement des coûts et des prix ainsi que sur l’examen de la documentation, y compris des vérifications précédentes portant sur le même sujet.9 L’analyse des risques a révélé que les plus gros clients du Ministère tels que NavCanada, la Défense Nationale et la Garde côtière canadienne présentent moins de risques que les plus petits, étant donné qu’ils font l’objet de davantage de documentation et d’examens par la haute direction (voir les montants générés en 2007-2008 dans le tableau 2). Les plus gros contrats et protocoles d’entente représentent 45,8 M$ (66 %) du total de 69,9 M$.
Les principales préoccupations révélées par l’analyse étaient les suivantes :
De plus, le Ministère peut ne pas facturer ses clients de façon uniforme. Cette situation pourrait être perçue comme injuste et inéquitable par le public.
Les objectifs et la portée de la vérification ont été formulés en s’appuyant sur l’évaluation du risque présenté dans la section 1.2 de ce rapport. Les objectifs de la vérification étaient d’assurer :
La portée de la vérification était centrée sur les recettes de l’ensemble du Ministère en 2007-2008 pour lesquelles les gestionnaires de programme effectuent un exercice d’établissement des coûts afin de déterminer le prix que devront payer leurs clients. Il est important de noter que de nouvelles directives sur l’établissement des prix ont été fournies par le Secrétariat du Conseil du Trésor en mai 2009 (Guide d’établissement du niveau des frais d’utilisation basés sur les coûts ou des redevances réglementaires basées sur les coûts). Comme elles n’étaient pas en vigueur en 2007-2008, et donc en l’absence de toute pertinence par rapport à la gestion des recettes lors de cet exercice, ces directives n’ont pas été prises en compte dans cette vérification. Par ailleurs, le travail de vérification effectué sur place a été achevé avant mai 2009.
Compte tenu des résultats de l’analyse préliminaire des risques et des ressources disponibles, la vérification n’a pas porté sur les calculs d’établissement des coûts effectués par les gestionnaires de programme et, le cas échéant, la détermination de leur conformité aux lois ou non.
Les recettes qui ne nécessitent pas d’exercice d’établissement des coûts, tels que les gains sur les devises étrangères et sur les ventes d’actifs ainsi que diverses recettes telles que l’intérêt, les demandes d’accès à l’information, le stationnement, etc., étaient exclus de la vérification. En outre, les recettes provenant du partage des coûts ou des projets conjoints liés à des comptes à fins déterminées étaient également exclus étant donné qu’ils sont visés par une vérification distincte. Les droits d’auteur, n’étant pas matériels, étaient également exclus.
Étant donné que la vérification mettait l’accent sur l’établissement des coûts et des prix pour produire des recettes, l’établissement des coûts pour la création de nouveaux programmes (présentations au Conseil du Trésor, mémoires au Cabinet) ne faisait pas partie de la portée de la vérification.
Source : États financiers ministériels 2007-2008
La figure 1 montre la faible importance relative des recettes qui ont été exclues de la vérification (faible importance relative; exercice d’établissement des coûts non requis).
L’annexe 1 expose les critères de vérification qui ont été élaborés pour la présente vérification.
La vérification comprend également un suivi des recommandations spécifiques de deux vérifications précédentes portant sur des sujets similaires.
Pour répondre à ses objectifs, l’équipe de la vérification a révisé la documentation fournie par des spécialistes en la matière, des gestionnaires de programme et des représentants du Conseil du Trésor. De plus, une analyse globale des données sur les recettes du système financier ministériel a été effectuée.
Les politiques, les procédures et les lignes directrices du Conseil du Trésor et du Ministère ont été révisés. Les politiques, les lignes directrices et les outils ministériels liés à l’établissement des coûts ont été rassemblés et compilés afin de déterminer quels outils le Ministère utilise à l’heure actuelle et lesquels nécessitent une mise à jour, et afin d’identifier les outils qui ont besoin d’être mis sur pied. Une liste des documents examinés lors de la vérification se trouve à l’annexe 2.
Un rapport a été produit à partir du système financier ministériel et transféré dans une base de données à l’aide d’outils de vérification informatisés. Un échantillon aléatoire de vingt-cinq registres a été choisi. L’échantillon a été examiné pour assurer que plusieurs centres de coûts, types de recettes et frais internes et externes avaient été sélectionnés dans l’ensemble du Ministère. À partir de cet échantillon représentatif, dix-huit gestionnaires de programme ont été identifiés, ont fait l’objet d’une entrevue et ont dû fournir de la documentation à l’appui.
L’objectif de ces entrevues était d’évaluer l’uniformité des pratiques d’établissement des coûts dans l’ensemble du Ministère. Elles ont également fourni de l’information sur les outils utilisés par les gestionnaires de programme pour réaliser les exercices d’établissement des coûts, notamment les modèles, les feuilles de calcul et les lignes directrices. Des éléments probants sur la méthode d’établissement des coûts et des critères de tarification ont été demandés au cours des entrevues.
Les entrevues ont également été réalisées avec les conseillers financiers de la Direction générale des finances et des services corporatifs et des spécialistes du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada qui travaillent dans le domaine de l’établissement des coûts et des prix, afin d’identifier les outils utilisés à l’heure actuelle et de déterminer ce que l’on attend du Ministère dans la mise en œuvre du Guide.
Cette vérification a été réalisée conformément aux Normes internationales pour l’exercice professionnel de la vérification interne et à la Politique sur la vérification interne du Conseil du Trésor du Canada.
Selon notre jugement professionnel, les procédures de vérification appliquées et les preuves recueillies ont été suffisantes et appropriées afin d’appuyer l’exactitude des conclusions tirées et contenues dans le présent rapport. Les conclusions sont fondées sur une étude des situations qui existaient au moment de la vérification en fonction des critères de vérification.
5 www.tbs-sct.gc.ca/fm-gf/ktopics-dossiersc/fms-sgf/costing-couts/menu-fra.asp
6 Rétroactions de la Ronde VI – Évaluations fondées sur le Cadre de responsabilisation de gestion du Secrétariat du Conseil du Trésor d’Environnement Canada : efficacité de la gestion financière et des contrôles financiers 17.6 Questionnaire sur les initiatives organisationnelles de gestion financière
7 Produit en vertu du libellé d’un crédit et conformément à la politique du Conseil du Trésor sur les autorisations spéciales de dépenser les recettes;
8 Ce contrat a été renégocié en 2009, après l’achèvement du travail sur place pour cette vérification.
9 Meteorological Service of Canada Audit of Weather and Environment Predictions Projects Costing–Pricing Practices, dated November 2004 and Environment Canada’s Commercial Services Cost Recovery and User Charging Report, dated November 1999