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Vérification du cadre de gestion en santé et en sécurité au travail

2 RÉSULTATS ET RECOMMANDATIONS

2.1 Résumé des résultats par sujet

Ces observations ont été regroupées par sujet à partir des résultats détaillés soumis aux responsables du programme au cours de la dernière séance d'information, qui les ont examinés et acceptés.

Les répercussions ou les conséquences possibles d’une non–conformité au Code comprennent 

• risque personnel – taux plus élevés de blessures ou d’accidents en milieu de travail, y compris les accidents mortels, une disponibilité réduite du personnel et une absence de motivation en milieu de travail;
• risque lié à la réglementation – incapacité à faire preuve de diligence raisonnable dans les cas de poursuite en justice contre le Ministère, et amendes plus élevées;
• risque lié à la réputation – affaiblissement de la cote de popularité du Ministère au sein du gouvernement; réduction des offres de partenariat avec des organismes externes pour la prestation de services; incapacité à attirer de nouveaux employés et à les retenir;
• risque opérationnel – inefficacité des processus due à l’absence d’employés; hausse du temps d'indisponibilité de l'équipement.

Notre examen a révélé que la mise en application des éléments suivants du système de gestion ne satisfait pas toujours aux exigences du Code et des documents d’orientation connexes.

A. Contrôles opérationnels

• Les opérations et les activités dangereuses ne sont pas toutes examinées en vue de s’assurer que des contrôles adéquats sont en place pour la gestion des risques de SST.
• Les risques sont d’ordre réglementaire et opérationnel.
• Font référence aux recommandations 1 et 12.

B. Ressources, rôles, responsabilité, autorité et responsabilisation

• Certains comités de SST en milieu de travail ne tiennent pas de réunions régulières.
• Les invitations à adhérer aux comités de SST en milieu de travail ne sont pas toujours transmises avec efficacité.
• Les risques sont d’ordre personnel et réglementaire, ainsi que d’atteinte à la réputation.
• Font référence aux recommandations 1, 7 et 13.

C. Formation

• Les membres du comité de SST en milieu de travail n’ont pas tous reçu la formation requise.
• Certains cours de formation d'appoint en SST, comme le Système d’information sur les matières dangereuses utilisées au travail, n'ont pas été offerts.
• Certains dossiers de formation en SST sont incomplets.
• Les risques sont d’ordre personnel et réglementaire, ainsi que d’atteinte à la réputation.
• Font référence aux recommandations 5, 6, 14 et 15.

D. Contrôle des documents et gestion des dossiers

• Les dossiers sur les inspections du milieu de travail et ceux confirmant la conclusion d'une entente avec les employés concernant les analyses des risques liés à la tâche (ARLT) ne sont pas tous disponibles.
• Des copies désuètes de la documentation clé de SST ont été observées.
• Les risques sont d’ordre personnel, réglementaire et opérationnel.
• Font référence aux recommandations 1, 8, 10 et 11.

E. Surveillance

• Les inspections en milieu de travail ne sont pas toutes menées à bien.
• Les risques sont d’ordre personnel, réglementaire et opérationnel.
• Font référence aux recommandations 1, 2, 9 et 13.

F. Intervention d’urgence

• Les exigences prescrites en matière de sécurité et d’évacuation des immeubles en cas d'incendie ne sont pas toutes satisfaites.
• Les risques sont d’ordre personnel et réglementaire.
• Font référence aux recommandations 3 et 4.

2.2 Suivi de la Vérification de 2004

Sept des neuf recommandations de la Vérification de la santé et de la sécurité au travail dans les centres de recherche du Service de la protection de l'environnement de 2004 ont été mises en œuvre. Les restructurations majeures qu'a connues l'organisation expliquent que les deux recommandations suivantes ne sont pas encore mises en œuvre :

• le document sur le programme de formation en SST des installations du 335, River Road, n'est pas terminé ni publié sous forme de document final. Des risques d'atteinte à la réputation sont associés à ce constat;
• les procédures d’intervention d’urgence au Centre canadien des eaux intérieures n’étaient pas à jour. Des risques d’ordre réglementaire et personnel sont associés à ce constat.

Les séances d’information finales tenues durant les visites sur les lieux ont permis d’informer la direction. Des recommandations ont été transmises par l'entremise de lettres à la direction, et leur surveillance fera partir du processus courant de suivi ministériel.

2.3 Recommandations

La priorité est accordée aux recommandations appartenant à deux catégories 

• non-conformité – une exigence du Code n’est pas satisfaite. Le Ministère doit mettre en place une mesure corrective afin de se conformer au Code;
• possibilité de renforcer les pratiques courantes – les exigences du Code sont satisfaites. La DGRH ou les responsables du programme devront mettre en place une mesure corrective qui rehausserait le niveau de rendement et la diligence raisonnable de l'organisation en matière de SST en ce qui a trait au Code.

De plus, chaque recommandation s'accompagnait d'un échéancier proposé pour la prise de mesures adéquates, présentées en trois groupes : mesure immédiate, mesure à court terme et mesure à moyen terme.

Non-conformités

1. Non-conformités des comités de SST en milieu de travail : la SMA-DGRH doit demander aux responsables principaux des immeubles de résoudre les problèmes de non-conformité liés au travail exécuté par les comités de SST en milieu de travail, conformément à leur mandat et au Code, et signaler ces non-conformités à l'échelon hiérarchique supérieur, au besoin. Ces non-conformités apparaissent dans les secteurs suivants :

1. principaux documents de SST – à être affichés sur les babillards/zones d’information réservés à la SST; mesure immédiate;
2. dossiers des inspections du milieu de travail et dossiers clés en SST – à tenir à jour; mesure immédiate;
3. inspections du milieu de travail – à réaliser chaque année dans toutes les installations, y compris l'identification de l’usage dangereux d’appareils personnels; mesure immédiate;
4. processus documenté des plaintes en matière de SST – à suivre, lors de la préparation des recommandations relatives aux mesures que l'employeur doit prendre lorsqu’il n’est pas possible de résoudre les plaintes en matière de SST au niveau de l'immeuble/installation, conformément aux directives fournies par le Code et expliquées dans la brochure « Processus de règlement interne des plaintes » de Ressources humaines et Développement des compétences Canada; mesure immédiate;
5. réunions du comité de SST en milieu de travail – selon l'exigence, tous les établissements doivent compter au moins neuf réunions du comité de SST en milieu de travail par année; mesure à court terme;

2. surveillance de la conformité – la SMA-DGRH doit continuer d’examiner le statut courant des comités de SST en milieu de travail de l'ensemble des immeubles qu’il occupe afin de confirmer leur conformité aux exigences des articles applicables du Code, qu'il inscrira dans son rapport de surveillance de la conformité; mesure à court terme;

3. plans de préparation aux situations d’urgence – la SMA-DGFSC doit examiner les plans de préparation aux situations d’urgence de chaque immeuble et de chaque installation pour s’assurer qu’ils sont à jour et que les versions actuelles sont disponibles et comprises par les employés d’Environnement Canada dans tous les établissements; mesure à court terme;

4. rétroaction quant aux procédures en situation d’urgence et aux exercices – la SMA-DGFSC doit examiner le processus de présentation des rétroactions aux procédures en situation d’urgence et aux exercices avec le groupe de gestion de l'immeuble/des installations de chaque établissement pour s'assurer de la transmission des rétroactions sur l'efficacité de l'évacuation des immeubles et des installations aux comités de SST en milieu de travail; mesure à court terme;

5. formation obligatoire – la SMA-DGRH doit rappeler aux responsables du programme leur obligation de s'assurer que les employés reçoivent la formation obligatoire; mesure à moyen terme.

Possibilité de renforcer les pratiques courantes

6. manuels d’orientation spécifique des employés – la SMA-DGRH doit encourager le responsable du programme de la direction générale à consulter la DGRH lors de la préparation de leurs manuels d'orientation spécifique des employés afin de tenir compte des exigences du Code en ce qui a trait aux tâches de l'employé; mesure immédiate;

7. représentant en SST de la direction générale – la SMA-DGRH doit encourager chaque direction générale du Ministère à nommer un représentant à la fonction de SST qui sera la personne-ressource principale et assistera aux réunions régulières des responsables en SST du Ministère; mesure à court terme;

8. système de tenue de dossiers de SST – la SMA-DGRH devra revoir les systèmes de tenue de dossiers de SST et déceler les possibilités de procéder à un suivi formel des tendances relatives à la fréquence des accidents et des incidents en vue d'améliorer le rendement en matière de SST; mesure à court terme;

9. objectifs de rendement en matière de SST – la SMA-DGRH doit fixer, documenter et transmettre des objectifs et des cibles de rendement mesurables et cohérents en matière de SST en rapport avec la politique et les programmes de SST (rendement axé sur les résultats). Les objectifs doivent être plus élaborés que la simple conformité avec les calendriers de réunion et les échéances relatives au plan de travail (rendement axé sur les activités), et viser une amélioration des résultats du rendement en matière de SST; mesure à court terme;

10. production de rapports sur les accidents évités de justesse – la SMA-DGRH doit clarifier les procédures relatives à la production de rapports sur les accidents évités de justesse afin de favoriser la hausse du niveau de rendement et de diligence raisonnable en matière de SST au sein de l’organisation; mesure à court terme;

11. ARLT – la SMA-DGRH doit encourager le responsable du programme à expliquer le dessein de certaines ARLT devant être clarifiées. Des ARLT précises doivent être mises en rapport avec la description du travail ou du rôle de chaque personne, de sorte que les employés sachent exactement quelles ARLT ils doivent consulter et auxquelles ils doivent consentir à utiliser pour les tâches liées à leur poste; mesure à court terme;

12. biorisques – la SMA-DGRH doit rappeler aux responsables du programme leur obligation d'examiner les biorisques auxquels sont exposés les employés d'Environnement Canada de chaque région afin de s'assurer que des contrôles adéquats sont en place pour réduire le niveau de risques encourus par les employés sur le terrain; mesure à court terme;

13. suivi sur le statut des mesures recommandées – la SMA-DGRH doit rappeler aux comités de SST en milieu de travail de faire un suivi sur le statut des mesures recommandées à la suite des inspections et des vérifications, puis de transmettre les résultats aux employés; mesure à court terme;

14. efficacité de la formation en SST propre au programme – la SMA-DGRH doit encourager les responsables du programme à établir un cadre visant à évaluer l'efficacité de la formation en SST propre au programme afin de s'assurer que les compétences sont bien appliquées. Un programme d’observations travail tâche pourrait être mis en place pour faciliter cette évaluation; mesure à moyen terme;

15. surveillance de la formation en SST – la SMA-DGRH doit examiner la possibilité d’utiliser le logiciel de gestion d'entreprise de PeopleSoft pour documenter et faire le suivi de la formation en SST reçue par les employés d’Environnement Canada; mesure à moyen terme.