Services métérologiques pour les Jeux olympiques et paralympiques d'hiver de 2010 à Vancouver

13.0 Communications et médias

13.1 Renseignements à l’intention des intervenants et des médias

13.1.1 Avant les Jeux

13.1.2 Pendant les Jeux

13.2 Leçons retenues en matière de communications

13.3 Intérêt des médias en chiffres

13.4 SNOW-V10 et les médias

13.0 Communications et médias

Les Jeux olympiques et paralympiques d’hiver de 2010 ont profité d’un investissement considérable de la part du gouvernement du Canada, dans lequel les services météorologiques constituaient un élément théoriquement petit, mais hautement « visible ». Les planificateurs de Jeux doivent être conscients du degré de coordination requis avec le personnel de la région locale où se trouvent les sites de compétition, ainsi qu’avec les dirigeants ministériels. À plusieurs occasions, le ministre de l’Environnement a fait référence publiquement, de façon très marquée, au programme de services météorologiques et à son importance pour le bon déroulement des Jeux olympiques. Le personnel des communications à l’échelle locale et à l’administration centrale a géré plusieurs conférences de presse ministérielles pour annoncer, par exemple, la mise en opération de notre nouveau radar météorologique à Whistler et, plus tard, le lancement du site Web d’Environnement Canada consacré à la météo des Olympiques.

13.1 Renseignements à l’intention des intervenants et des médias

En 2008 et en 2009, en prévision d’une demande importante d’information, le service des Communications d’Environnement Canada a préparé un portfolio de documents de référence et de questions et réponses. Des fiches d’information ont été préparées sur l’effet d’El Niño, les investissements d’Environnement Canada en sciences et technologie de la météo, la formation et le perfectionnement des prévisionnistes, et la durabilité. De plus, l’unité a commencé la création de certaines vidéos à l’interne portant sur les mêmes sujets. En prévision de questions répétitives de la part des médias, le service des Communications a travaillé avec le Service météorologique du Canada à la rédaction d’infocapsules bien avant le début des Jeux. Cette stratégie nous a permis de répondre presque immédiatement aux demandes des médias sur 17 des sujets les plus populaires ou les plus susceptibles d’être abordés. En plus de cet avantage, nous détenions l’autorité spéciale de gérer les demandes médiatiques dans la région (plutôt qu’à Ottawa) pendant les Jeux. Ainsi, en plus d’avoir déjà notre porte-parole sur place en Colombie‑Britannique, nous pouvions éviter des délais dans l’organisation et la réalisation d’entrevues avec les médias. Alors que d’autres ministères ne pouvaient pas répondre aux demandes dans un délai de 24 à 48 heures, les porte-parole d’Environnement Canada répondaient aux questions des médias concernant les services météorologiques souvent en moins d’une heure.

13.1.1 Avant les Jeux

De façon générale, l’intérêt médiatique se manifestait de façon sporadique pendant la période de 2005 à 2008. À l’occasion, on publiait des articles dans les médias locaux et internationaux; généralement, on parlait des préparatifs d’Environnement Canada concernant les services météorologiques à fournir pendant les Jeux et des conditions météorologiques prévues au cours de cette période. Très tôt, nous avons établi une politique concernant les réponses aux demandes des médias. De façon générale, si les questions des médias concernaient les effets des conditions météorologiques sur les épreuves sportives, nous les dirigions à l’équipe des communications du COVAN. Si les demandes concernaient nos préparatifs ou les conditions météorologiques générales de la région, les membres du personnel d’Environnement Canada s’en occupaient (certains d’entre eux étaient désignés en tant que porte-parole officiels) ou encore des experts délégués s’en occupaient, lorsqu’il s’agissait de demandes sur des sujets spécialisés, comme El Niño, ou d’autres phénomènes climatiques.

L’intérêt médiatique a augmenté en juillet et août 2008 lorsque Environnement Canada a tenu une conférence de l’American Meteorological Society sur la météorologie en montagne et un atelier pour les prévisionnistes assignés aux sites de compétition, tous deux à Whistler. Après une brève accalmie, les demandes des médias nationaux et internationaux ont commencé à augmenter de façon constante au début de l’automne 2009, après qu’un important épisode d’El Niño ait été prédit par le U.S. Climate Prediction Centre, prévision corroborée par les prévisions saisonnières d’Environnement Canada. D’importants projets, comme une émission de la chaîne Discovery sur les préparatifs d’Environnement Canada en vue des prévisions météorologiques pour les Jeux d’hiver de 2010 (dans le cadre d’une série spéciale sur « la science et les Jeux »), et des demandes d’entrevues sur le terrain avec les membres de l’équipe de prévision, ont été gérés par le service des Communications d’Environnement Canada, qui « filtrait » les demandes. Le personnel des Communications affecté au « filtrage » devait évaluer chaque demande pour déterminer son éventuel avantage pour Environnement Canada et établir la priorité des réponses en conséquence.

Si les médias présentaient des questions à Environnement Canada concernant les effets météorologiques sur une aire de jeu ou un terrain, ces questions étaient dirigées à l’équipe des communications du COVAN. Si les questions concernaient les conditions météorologiques générales dans la région où se sont tenus les Olympiques, les prévisions pour les sites ou la climatologie en lien avec les sites, celles-ci étaient traitées par les porte-parole désignés d’Environnement Canada.

13.1.2 Pendant les Jeux

Le protocole qu’a établi Environnement Canada concernant les porte-parole et les sujets a relativement bien fonctionné. Les porte-parole désignés du Service météorologique du Canada, les dirigeants d’Environnement Canada responsables du projet des services météorologiques et le météorologue en chef du COVAN ont offert des dizaines d’entrevues aux médias, particulièrement pendant le mois précédant les Jeux, à plusieurs médias internationaux, que ce soit dans les journaux, à la télévision, à la radio ou sur Internet. De façon générale, les autorités sportives du COVAN répondaient directement aux questions concernant l’effet des conditions météorologiques sur les aires de compétition; les météorologues se limitaient à discuter des prévisions et des conditions actuelles. Les conditions météorologiques étaient loin d’être idéales en janvier 2010, alors qu’une remise en état importante du site a été requise à Cypress Mountain. À de nombreuses reprises, juste avant le début des Jeux et pendant la première semaine, les journalistes demandaient aux météorologues assignés aux sites, lors des séances d’information à l’intention des entraîneurs et des capitaines, de spéculer sur l’effet de la météo sur le calendrier des compétitions. Nos météorologues avaient été formés pour diriger ces demandes vers les autorités sportives du site, ou vers le météorologue en chef, qui orientait les médias vers l’équipe des communications du COVAN.

13.2 Leçons retenues en matière de communications

Comme nous en avaient prévenus nos prédécesseurs de Salt Lake City, l’intérêt des médias, peu fréquent au début, a connu une croissance exponentielle au cours des six mois précédant la cérémonie d’ouverture. L’expérience du service des Communications d’Environnement Canada peut se résumer comme suit :

Qu’est-ce qui a été réalisé?

• On estime que les messages sur la météo d’Environnement Canada ont joint environ 400 millions de personnes dans le monde.
• Les priorités d’Environnement Canada pour 2009-2010 ont été reflétées dans les outils et les tactiques de communication utilisés pour les Jeux d’hiver de 2010.
• Environnement Canada a été un chef de file au sein du gouvernement du Canada et parmi les partenaires externes.

Qu’est-ce qui a bien fonctionné?

• Miser sur les Jeux pour tisser des partenariats et saisir des occasions de communication qui ne sont pas habituellement accessibles à Environnement Canada.
• Miser sur le rôle de nos services météorologiques pour créer de nouvelles occasions de promouvoir le Ministère dans les médias.
• Élaborer un contenu pour une variété de plateformes afin que nos messages soient accessibles au plus large public possible.
• Adopter une approche régionale dans les relations médiatiques pendant les Jeux, y compris la création d’infocapsules dynamiques et d’un guide pour les porte-parole.
• Simplifier les approbations afin de réaliser les projets dans de meilleurs délais.

Qu’est-ce qui n’a pas bien fonctionné?

• Le groupe de travail 2010 d’Environnement Canada a été peu populaire et a cessé ses activités lorsque l’on a jugé qu’il n’était plus nécessaire.
• La consolidation de notre présence en ligne autour de canada2010.gc.ca plutôt que sur meteo.gc.ca.

Communications – Leçons apprises

• Le meilleur moment pour communiquer les priorités et les réalisations ministérielles est avant l’événement, particulièrement dans les semaines précédant immédiatement le début des activités, afin d’avoir un maximum de visibilité.
• Bien qu’il soit profitable de cultiver une relation avec l’organisation responsable de la coordination de la démarche générale en matière de communication du gouvernement du Canada, d’importants aspects de la stratégie de communication d’Environnement Canada ne devraient pas être fondés sur cette autre organisation.
• Procéder à de longues consultations lors de l’élaboration du plan de communication afin que tous les aspects du Ministère soient représentés, résumer ensuite cette information en des objectifs ciblés et simples qui peuvent être réalisés de façon transparente.
• Déterminer les approbations requises dès le départ.
• Voir au-delà des annonces ministérielles et créer le plus grand nombre d’occasions possibles de promouvoir le Ministère.
• Les services météorologiques joueront toujours un rôle prépondérant lors d’événement extérieur d’importance au Canada. Il faut s’appuyer sur ce principe pour établir une relation étroite avec l’organisation en chef responsable de l’événement, et miser sur cette relation afin de saisir des occasions pour le Ministère.

À l’hiver 2009, le Comité international olympique a déterminé que la « météo » constituait le principal risque pour les Jeux olympiques d’hiver de 2010. En réalité, étant donné que les effets du phénomène El Niño avaient bien été prévus, la météo (particulièrement l’absence de neige sur Cypress Mountain) s’est avérée le principal sujet d’actualité au début des Jeux.

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13.3 Intérêt des médias en chiffres

Environnement Canada a maximisé la sensibilisation du public à l’égard de son expertise en matière de prévisions météorologiques, et ce, de plusieurs façons. Prévoyant les discussions autour de la question des conditions météorologiques dès 2008, le service des Communications a établi un partenariat avec le groupe régional des services à la clientèle du Service météorologique du Canada afin d’élaborer une série de vidéos de questions et réponses sur la météo. Ces vidéos répondaient aux questions fréquemment posées au sujet des phénomènes météorologiques locaux dominants, et décrivaient nos contributions aux services météorologiques des Jeux. Ces vidéos furent distribuées aux médias au lancement du site Web d’Environnement Canada sur la météo pour les Jeux de 2010, soit meteo.gc.ca/2010 (le 28 janvier) et aux dirigeants de la librairie de la Commission géologique du Canada. Les vidéos ont été affichées sur la page YouTube d’Environnement Canada, avec des liens vers des vidéos créées pour ec.gc.ca et canada2010.gc.ca. Le COVAN a demandé que ces vidéos soient diffusées sur des écrans vidéo à l’intérieur de chaque site des Jeux. On estime qu’entre 3 000 et 900 000 personnes au total auraient visionné ces vidéos^[1].

Une autre façon qu’a trouvée Environnement Canada pour maximiser la sensibilisation du public à l’égard de son expertise en matière de prévisions météorologiques était l’adoption d’une démarche spéciale par rapport aux relations médiatiques pendant les Jeux. Dès 2008, le service des Communications a recommandé au Service météorologique du Canada de créer un « guichet unique » d’accès pour les médias concernant les renseignements météorologiques pendant les Jeux. Cette méthode s’est éventuellement développée en un système de gestion qui a suscité la collaboration du service des Communications, des météorologues spécialistes des alertes météo du Service météorologique du Canada et du personnel du Centre de prévision des intempéries du Pacifique afin de répondre rapidement aux demandes factuelles sur la météo.

À l’issue de cette organisation et de cette collaboration, Environnement Canada a géré plus de 100 demandes des médias concernant la météo pendant les Jeux. La portée totale de cette couverture s’est avérée supérieure à 161 millions de personnes^[2] à l’échelle mondiale. Des preuves anecdotiques laissent également croire que cette méthode unique vis-à-vis des relations médiatiques pendant les Jeux a été reconnue par divers médias ayant assisté aux Jeux d’hiver de 2010. Les employés du Ministère qui répondaient aux appels des médias se sont fait dire que l’approche d’Environnement Canada par rapport aux relations médiatiques était impressionnante.

Environnement Canada a également fait deux annonces ministérielles relativement à son rôle en matière de prévisions météorologiques, qui a contribué à démontrer son expertise dans ce domaine. Le 27 mars 2009, le ministre de l’Environnement a annoncé que la dernière pièce d’équipement de surveillance météorologique pour les Jeux, le radar Doppler, avait été installée, et qu’Environnement Canada était officiellement prêt pour les Jeux. Plus de 20 membres des médias locaux de Vancouver ont assisté à cet événement. Le 28 janvier 2010, le ministre a annoncé le lancement du site meteo.gc.ca/2010, un « guichet unique » pour obtenir de l’information publique sur les conditions météorologiques sur les sites de compétition des Jeux. À nouveau, plus de 20 médias ont assisté à l’annonce. Ces deux annonces ont eu lieu dans les bureaux d’Environnement Canada, au 401, rue Burrard, à Vancouver, et ont permis la prise de photos à l’intérieur du Centre de prévision des intempéries du Pacifique.

Défis

Le site Web meteo.gc.ca est l’un des sites Web les plus visités au Canada, et il a été défini très tôt comme étant un outil important qu’Environnement Canada pouvait utiliser pour promouvoir son rôle de fournisseur de services météorologiques dans le cadre des Jeux d’hiver de 2010. Le site Web meteo.gc.ca/2010 s’est avéré un site populaire et aurait pu être mieux utilisé en tant qu’outil de communication. Bien qu’il y ait des limites quant à l’affichage de communications et de messages à l’intérieur des modèles Web, une meilleure planification du contenu Web au départ aurait pu permettre de contourner ces problèmes.

Le service des Communications d’Environnement Canada a appuyé l’élaboration du site Web meteo.gc.ca/2010. Ce site a été conçu pour devenir le « guichet unique » du public pour obtenir de l’information météorologique sur les Jeux, y compris des données météorologiques historiques, les conditions météorologiques actuelles sur les sites de compétition extérieurs et des liens vers d’autres sites présentant en détail le rôle d’Environnement Canada dans le cadre des Jeux d’hiver de 2010. Le site Web a été mis en ligne en septembre 2009, et est demeuré actif jusqu’en mars 2010. Au total, il a généré plus de 1,3 million de pages vues.

Le moment choisi pour l’annonce du lancement du site Web a également été problématique. Le site Web meteo.gc.ca/2010 a été mis en ligne en septembre 2009 et a généré des demandes médiatiques dès le premier jour où il a été accessible au public. Cependant, les efforts promotionnels ont été retardés jusqu’à ce qu’une annonce officielle ait lieu. La planification d’un tel événement s’est avérée difficile. Étant donné la complexité de la planification de l’horaire, une grande part des efforts de sensibilisation ayant été planifiés et envisagés pour l’automne 2009 et l’hiver 2010 n’ont pu être réalisés avant que l’annonce soit faite le 28 janvier 2010. À seulement deux semaines avant les Jeux, la période propice à la promotion du site était non seulement grandement limitée, mais exigeait aussi d’Environnement Canada qu’il fasse concurrence parmi un marché exceptionnellement achalandé d’entités qui souhaitaient profiter de la couverture et de l’exposition que leur procuraient les Jeux.

13.4 SNOW-V10 et les médias

SNOW-V10 a bénéficié d’une importante couverture médiatique internationale en raison de ses recherches météorologiques pour les Jeux olympiques de 2010, y compris une couverture en Grande-Bretagne et aux États-Unis; un article a été publié dans le Wall Street Journal, un autre dans Popular Mechanics, et un article a été publié en ligne sur le site physorg.com. En outre, une entrevue a été offerte au New York Times ainsi qu’à un poste de radio à Hamilton, en Ontario. La couverture la plus vaste de SNOW-V10 a été réalisée sur la chaîne canadienne Discovery, où a été diffusée une capsule de neuf minutes dans l’émission « Daily Planet », le 5 février, mettant en vedette George Isaac, chercheur scientifique principal en physique des nuages à Environnement Canada. La diffusion originale a rejoint un public de 300 000 téléspectateurs au Canada.

[1]Nota : Le Service météorologique du Canada a confirmé que le nombre de visites sur YouTube était de 3 000; la présence aux sites intérieurs du COVAN était de 900 000 personnes. Le COVAN n'a pu confirmer sur quel site et quel jour ces vidéos ont été diffusées.

[2] Source : Ce chiffre ne comprend que les journaux et les magazines publiés connus, les statistiques concernant le nombre de téléspectateurs et le nombre de visites Web. La portée réelle est estimée entre 400 et 500 millions de personnes.