Manuel des avis de défaut : annexe D

Annexe D - Lettre d'avis aux propriétaires (Modèle/guide)

1. Énoncé de présentation : - « Le présent avis vous est envoyé conformément aux exigences de la Loi canadienne sur la protection de l’environnement (1999) ».
2. Deuxième énoncé : - celui des deux qui convient :
   • Concernant un défaut :
     (Nom de l’entreprise) a déterminé que le (identifier le véhicule, le bâtiment ou le moteur) présente un défaut par rapport à la norme d’émissions prescrite.
   • Concernant un autre facteur qu’un défaut - non fondé sur le rendement (p. ex. erreur d’étiquetage des émissions)
     (Nom de l’entreprise) a déterminé que le (identifier le véhicule, le bâtiment ou le moteur) n’est pas conforme aux exigences fédérales en matière de contrôle des émissions.
3. Description claire du problème dans le langage courant. Cela comprend :
   1. l’identification de l’élément en question;
   2. la description de toute défectuosité qui peut se produire.
4. L’évaluation du risque de pollution.
5. Les mesures correctrices à prendre pour régler le problème, notamment :
   1. une description générale du travail à effectuer;
   2. la date estimative où les pièces et les instructions seront offertes;
   3. les précautions que le propriétaire peut prendre entretemps (jusqu’à l’application des correctifs) afin de réduire au minimum le risque et les conséquences liés au problème;
   4. l’estimation du délai nécessaire pour corriger le problème;
   5. savoir si le correctif sera sans frais.
6. Si le correctif comprend des frais, l’avis devrait également comprendre :
   1. une estimation du coût de correction;
   2. le nom et les numéros des pièces nécessaires;
   3. une description détaillée du travail à faire;
   4. une recommandation du fabricant quant à savoir qui peut exécuter le travail de correction.
7. Un énoncé indiquant que les propriétaires doivent informer les locataires.

Remarques importantes

• La notification des propriétaires doit se faire par écrit et être dans les deux langues officielles ou dans la langue officielle choisie par le destinataire (si elle est connue).
• Si les dossiers de l’entreprise ne permettent pas de connaître le nom et l’adresse actuelle des propriétaires, dans le cas de véhicules, les entreprises peuvent demander au Conseil canadien des administrateurs en transport motorisé (CCATM) de faire des recherches dans les dossiers d’immatriculation des véhicules motorisés des provinces et des territoires.
• La lettre d’avis aux propriétaires devrait être écrite en langage simple, contrairement aux communications avec le ministre ou avec les concessionnaires. Le jargon technique que le grand public ne comprend pas habituellement peut être une source de confusion pour le lecteur et l’amener à ignorer l’avis. 
• L’entreprise peut décider d’employer des moyens supplémentaires pour entrer en contact  avec les propriétaires, notamment des affiches dans les points de vente, des communiqués ou d’autres outils médiatiques.