Guide de déclaration à l'Inventaire national des rejets de polluants, 2000 : annexe 3


Annexe 3 : Guide de l'utilisateur du logiciel

Logiciel de déclaration à l'INRP pour Windows

Matériel informatique et logiciel requis

Le logiciel de déclaration Windows est une application 32 bits qui n'est compatible qu'avec les ordinateurs qui utilisent Microsoft Windows. Voici les exigences minimales d'utilisation du formulaire électronique de déclaration sous Windows :

  • Un ordinateur personnel compatible Intel 486
  • Windows 95, Windows 98 ou Windows NT
  • Un lecteur de cédérom ou lecteur de disquette haute densité de 3,5 pouces
  • Un disque dur disposant d'un espace de 20 mégaoctets (Mo) ou davantage

Installation du logiciel de déclaration Windows

  • Démarrez Windows 95/98/NT
  • Insérez le cédérom de l'INRP dans le lecteur. Le navigateur du cédérom de l'INRP sera lancé automatiquement si la fonction « Exécution automatique » est activée sur votre système. Le navigateur du cédérom vous permettra d'installer le logiciel de déclaration à l'INRP et de visualiser les documents du Guide de l'INRP.
  • Si le navigateur du cédérom n'apparaît pas, ouvrez la fenêtre d'Explorateur Windows/NT, choisissez le lecteur du cédérom et cliquez deux fois sur le fichier Setup.exe.
  • Suivez les instructions d'installation.

Menu principal

Le « Menu principal » est le point de départ d'une déclaration à l'INRP. Habituellement, on commence par « Tenir à jour les fichiers » et on télécharge les données de la déclaration de 1999. On peut ensuite « Examiner/ Entrer/ Modifier les données » et mettre à jour les renseignements portant sur les installations déclarantes, les substances et les installations hors site. Enfin, on choisit « Vérifier les erreurs/ Créer un rapport » avant de transférer la déclaration à l'INRP sur disquette et de la présenter, avec l'attestation signée, au bureau régional de l'INRP.

Options

Aide
Examiner/Entrer/Modifier les données
Menu des rapports
Tenir à jour les fichiers
Vérifier les erreurs/Créer un rapport
Déclarer d'autres substances
Sortie

Tenir à jour les fichiers

À partir du menu principal, choisissez « Tenir à jour les fichiers ». Les options suivantes s'offrent alors :

Options

Aide
Charger les disquettes de données
Effacer les bases de données
Modifier l'adresse du répertoire de données
Retour au menu principal

Télécharger les données dans le logiciel de l'an 2000

Si vous avez une copie sur disquette de votre déclaration à l'INRP de 1999, vous pouvez télécharger ces données dans le formulaire de déclaration électronique de cette année, et les modifier en vue de votre déclaration. On peut aussi télécharger une déclaration à l'INRP de l'an 2000 provenant d'une autre installation. Cette possibilité devrait se révéler utile au coordonnateur d'une entreprise désireux de regrouper les déclarations de plusieurs installations sur une seule et même disquette. Le logiciel de l'an 2000 ne permet pas de télécharger les déclarations remplies avant 1999.

Choisissez « Charger les disquettes de données » pour démarrer le téléchargement. Insérez ensuite la disquette portant la déclaration de 1999 ou 2000 dans le lecteur. À l'invite, sélectionnez le code lettre du lecteur, ainsi que le chemin précisant où se trouve le fichier de l'INRP. Le logiciel Windows peut charger les données à partir de n'importe quel lecteur ou répertoire qui contient une déclaration à l'INRP valide. Le logiciel indiquera à l'écran si les données se rapportent à 1999 ou à 2000 et il affichera également le nombre des installations, substances, installations hors site qui seront téléchargées. Durant le chargement, le programme indiquera la quantité d'octets transférés et le nombre de cas de dédoublement. Si le logiciel détecte le chargement d'une installation déjà existante, un avertissement sera affiché et vous aurez le choix entre les options suivantes :

  • écraser l'enregistrement existant avec les données du disque;
  • créer une nouvelle installation avec un numéro d'identité INRP différent;
  • arrêter la procédure de transfert du dossier sur disquette;
  • annuler toute importation ultérieure.

Effacer les bases de données

On a ajouté cette option pour ceux qui doivent faire des déclarations pour le compte de plusieurs installations, comme par exemple les consultants. L'usager peut rapidement éliminer toutes les données se rapportant à une année de déclaration, puis procéder au chargement d'une autre série de données à partir d'une nouvelle disquette. Notez bien que les données éliminées sont irrécupérables.

Modifier l'emplacement du répertoire de données

Il s'agit d'une nouvelle caractéristique du logiciel qui vous permettra d'archiver une ou plusieurs déclarations dans différents répertoires. Cette nouvelle fonction sera utile aux entrepreneurs qui préparent des déclarations pour différents clients. Servez-vous de l'explorateur Windows pour créer de nouveaux répertoires dédiés aux données de l'INRP. Faites ensuite appel au logiciel de l'INRP pour modifier l'emplacement du répertoire de données . Vous pouvez créer une nouvelle base de données vide dans le répertoire ou ouvrir une base de données existante. Note : Cette fonction ne peut être utilisée pour copier les déclarations à l'INRP d'un répertoire à l'autre. Il faut utiliser l'explorateur Windows pour copier le fichier de la base de données NPRIDATA.MDB.

Examiner/ Entrer/ Modifier les données

À partir du « Menu principal », choisissez « Examiner/ Entrer/ Modifier les données ». C'est à partir de cet écran que vous pouvez déclarer toutes les données prescrites dans le cadre de l'INRP.

Options

Aide
Installations déclarantes
Substances à déclarer
Plans d'eau
Installations hors site
Retour au menu principal

Vous trouverez à la section 3 du présent guide des explications détaillées sur les renseignements requis ainsi que sur la marche à suivre pour remplir les sections concernées. Vous pouvez, en tout temps, sauvegarder les renseignements fournis jusqu'alors ou renoncer à tous les changements effectués.

Installations déclarantes

Les données relatives aux installations sont inscrites dans les champs A1 à A17 de la section « Installations déclarantes ». Le formulaire de déclaration électronique permet de remplir une déclaration à l'INRP pour plusieurs installations à la fois. Ceci devrait s'avérer utile lorsqu'un coordonnateur est chargé de la déclaration des diverses installations d'une entreprise. L'écran synthèse des installations et des substances donne un bref aperçu des rejets sur place et des transferts hors site. On peut également visionner ce sommaire juste avant de transférer la déclaration à l'INRP sur disquette.

Substances

Les renseignements relatifs aux substances de l'INRP s'inscrivent dans les champs B1 à B40 de la déclaration des substances. L'écran des substances affiche la liste des installations et des substances qui leur sont associées. Des déclarations de substances peuvent être ajoutées et les données déclarées peuvent être modifiées ou supprimées. L'écran synthèse des installations et des substances donne un bref aperçu des rejets sur place et des transferts hors site. On peut également visionner ce sommaire juste avant de transférer la déclaration à l'INRP sur disquette.

Pour chaque rejet dans un plan d'eau de substances répertoriées à l'INRP, vous êtes tenus de préciser de quel plan d'eau il s'agit. Le bouton, dans la colonne « N° de plans d'eau », fait apparaître le nombre de plans qui reçoivent les évacuations. Un « ? » s'affiche si aucun plan d'eau n'a été identifié. Choisissez le bouton pour faire apparaître le tableau de la « Liste à servir des plans d'eau ». Il vous suffit alors d'indiquer quels plans d'eau reçoivent les effluents et de préciser les quantités rejetées dans chaque plan d'eau. Le logiciel fournit une liste à servir de noms de plans d'eau standard qui sont tirés de la base de données de l'INRP et du Répertoire toponymique du Canada. Les plans d'eau de la liste sont classés par province.

Il est obligatoire de préciser les installations hors site où des substances de l'INRP sont transférées pour élimination (B22.1) ou recyclage (B25.1). À cette fin, choisissez le bouton de la colonne « N° d'installations hors site » dans ces champs pour ouvrir le tableau de la « Liste à servir des installations hors site ». Le logiciel donne accès à une liste à servir contenant le nom des installations précédemment enregistrées.

Si les renseignements des listes à servir sont incomplets ou inexacts, on peut ajouter (ou modifier) le nom d'un plan d'eau ou d'une installation hors site. Les deux prochaines sections présentent une autre façon d'indiquer les plans d'eau et les installations hors site.

Plans d'eau

Pour s'assurer que les plans d'eau sont identifiés de façon homogène, une liste de noms a été extraite des données de l'INRP et du Répertoire toponymique du Canada. Le logiciel contient une liste complète de plans d'eau classés par province. Ces renseignements apparaissent dans la liste à servir des plans d'eau, à laquelle on peut avoir accès quand le curseur se trouve dans la colonne des plans d'eau du champ B12.3 de la déclaration des substances. Les noms de cette liste ne peuvent être modifiés. Toutefois, si vous ne trouvez pas le nom d'un plan d'eau, vous pouvez ajouter un nouveau toponyme à la liste. Choisissez « Plans d'eau » pour ouvrir le tableau contenant la « Liste à servir des plans d'eau ».

Installations hors site

Cette fonction permet d'ouvrir le tableau contenant la « Liste à servir des installations hors site ». Pour que les installations hors site soient identifiées de façon systématique, on a dressé une liste à partir des données de l'INRP. L'information relative aux installations hors site de cette liste initiale ne peut être modifiée. Vous pouvez toutefois ajouter le nom d'une nouvelle installation hors site à cette liste si vous n'y trouvez pas celui de l'installation où la substance de l'INRP a été transférée. À partir du menu principal du logiciel de déclaration à l'INRP, choisissez « Examiner/entrer/modifier les données », puis « Installations hors site ». Inscrivez le nom et l'adresse du site dans le tableau « Données sur les installations hors site et les UME ». Les installations hors site, dans ce tableau, seront utilisées comme liste à servir, aux champs B22.1 et B25.1, pour désigner chaque site sans avoir à inscrire à nouveau le nom et l'adresse de l'installation.

Menu d'impression

Dans le « Menu principal », choisissez « Menu d'impression ». À partir de cet écran, vous pouvez définir les valeurs implicites de l'imprimante, imprimer votre déclaration à l'INRP et imprimer l'attestation. Notez bien que vous n'êtes pas tenus de produire une copie papier de votre déclaration à l'INRP.

Options

Aide
Imprimer installations/substances
Imprimer plans d'eau
Imprimer installations hors site
Imprimer l'attestation
Valeurs implicites de l'imprimante
Imprimer la liste sommaire
Imprimer les erreurs de déclaration
Retour au menu principal

Imprimer la section relative aux installations et aux substances

Ce rapport fournit un compte rendu détaillé de tous les renseignements contenus dans la déclaration à l'INRP. Une série de cases à cocher vous permet de choisir parmi les options présentées. Par défaut, le rapport indiquera toutes les installations et toutes les substances. Les installations hors site et les plans d'eau doivent être imprimés séparément. Vous pouvez n'imprimer que les installations, sans la liste des substances qui leur correspondent. Vous pouvez choisir d'imprimer des sections particulières des rapports sur les installations et les substances. Utilisez la fonction « Imprimer plans d'eau/hors site » (voir ci-dessous) pour obtenir une liste des installations hors site et des plans d'eau utilisés dans la déclaration à l'INRP.

Vous avez aussi le choix d'imprimer le rapport dans la « langue de correspondance ». Cette option est utile au coordonnateur d'une entreprise qui doit regrouper les rapports provenant d'installations de différentes régions du pays. Elle permet d'imprimer en anglais les déclarations produites en anglais, et en français les rapports présentés en français. On peut aussi imprimer les titres en français ou en anglais; la langue d'enregistrement des données de la déclaration ne sera pas modifiée.

Imprimer la section relative aux plans d'eau et aux installations hors site

Ce rapport fournit une liste de toutes les installations hors site et de tous les plans d'eau utilisés dans la déclaration à l'INRP. Dans le logiciel Windows, il s'agit de deux rapports séparés.

Imprimer l'attestation

Le logiciel permet d'imprimer, avec l'attestation, un rapport sommaire de la déclaration à l'INRP. Ce rapport présente la liste des installations, des substances qui leur correspondent, des quantités totales de rejets sur place ainsi que des transferts hors site pour élimination ou recyclage. L'attestation contient les nom et adresse du cadre de la société fournis aux champs A16 et A17. L'attestation, signée et datée, doit être déposée avec la déclaration à l'INRP.

Valeurs implicites de l'imprimante

Vous avez le choix d'envoyer le rapport à l'imprimante (« P ») ou dans un fichier (« F »). Le logiciel peut utiliser n'importe quelle imprimante. Néanmoins, vous pouvez imprimer dans un fichier lorsque l'imprimante est inaccessible. Le fichier produit est un simple document « texte » qui peut être traité avec Notepad, WordPad ou tout autre logiciel de traitement de texte. Pour une impression de qualité, on recommande d'avoir recours à une police dont les caractères ont une taille constante, comme la police « Courrier 10 points » ou « Nouveau Courrier ».

Vérifier les erreurs et créer un rapport

À partir du « Menu principal », choisissez cette fonction pour vérifier l'absence d'erreurs dans votre déclaration à l'INRP et pour créer un rapport sur disquette. Voici la liste des options :

Options

Aide
Vérifier s'il y a des erreurs
Examiner/Imprimer les erreurs
Copier le rapport sur disquette
Retour au menu principal

Vérifier s'il y a des erreurs

Il s'agit d'une étape essentielle. Le logiciel n'effectuera une copie sur disquette que quand aucune erreur n'aura été détectée à l'issue de la vérification. Cette fonction vérifiera si vous avez correctement rempli toutes les sections de la déclaration de l'INRP. Un écran d'état indiquera le nombre de déclarations d'installations et de substances soumis à vérification ainsi que le nombre d'avertissements et d'erreurs. Le logiciel de déclaration comporte des procédures de vérification des données qui donnent des avertissements si les déclarations de rejets ou de transferts semblent anormalement élevées. Ces messages d'avertissement, contrairement aux messages d'erreur, n'empêcheront pas la copie sur disquette de la déclaration à l'INRP.

Si le logiciel détecte des erreurs, vous pourrez examiner les messages d'erreur et d'avertissement. Lorsque vous aurez corrigé les erreurs signalées par les procédures de vérification, exécutez à nouveau la commande « Vérifier s'il y a des erreurs » pour désactiver les marqueurs d'erreur. Quand vous recevrez le message « aucune erreur détectée », vous pourrez copier sur disquette votre déclaration à l'INRP.

Examiner/Imprimer les erreurs

Utilisez ces fonctions pour examiner les messages d'erreur et d'avertissement produits par le logiciel. Les messages d'erreur et d'avertissement spécifient le champ en cause et fournissent un diagnostic succinct de la difficulté. En voici des exemples :

Année ID INRP Nom de la société N° Cas Substance Réf. Désignation du champ
Message d'erreur
Vous DEVEZ produire une nouvelle liste des erreurs qui peuvent se produire après avoir effectué les corrections Erreurs détectées
2000 5199 ABC manufacturing 7782-50-5 chlore B2 Nature des activités
Précisez la fabrication, le procédé ou l'utilisation d'une autre manière de la substance.
2000 5199 ABC manufacturing 7782-50-5 chlore B14 Motifs du changement
Précisez le motif du changement : A, B, C, D, E, F, G, H OU I.
2000 5199 ABC manufacturing 7782-50-5 chlore B30.1 Prévention de la pollution
Fournissez un motif de changement : A, B, C, D, E, F, G, H OU I.

Copier le rapport sur disquette

Vous devez utiliser le logiciel de l'INRP pour transférer votre déclaration, sans quoi les données de la disquette ne seront pas acceptées par Environnement Canada. Cette fonction du logiciel de déclaration diffère de la copie des fichiers par l'entremise de l'explorateur Windows. Le logiciel fournit un résumé des rejets sur place et des transferts hors site juste avant le transfert de votre déclaration de l'INRP sur la disquette. Vérifiez l'exactitude des données. Assurez-vous qu'une disquette vierge formatée a été insérée dans le lecteur « A » ou « B », sans quoi la procédure échouera.

Si les fonctions PDRE ou ARET ont été activées (voir « Déclarer d'autres substances »), vous pourrez produire un rapport PDRE/ARET qui contient tous les rapports sur les substances, ou encore une déclaration à l'INRP qui ne contient que les rapports sur les substances répertoriées à l'INRP. La procédure « Copier le rapport sur disquette » peut aussi servir à communiquer une déclaration à un coordonnateur, qui peut alors regrouper les déclarations provenant des différentes installations de l'entreprise.

Déclaration d'autres substances

La déclaration à l'INRP peut servir à la création de rapports dans le cadre du PDRE de l'Association canadienne des fabricants de produits chimiques et dans le cadre du programme ARET d'Environnement Canada. À partir du « Menu principal », choisissez cette fonction pour déclarer des substances faisant partie de la liste du PDRE ou du programme ARET. La liste à servir du champ B1 comprend toutes les substances, y compris celles qui sont répertoriées au PDRE et au programme ARET. L'indicateur du champ B1.4 précisera de quel programme il s'agit (PDRE ou ARET).

Si les fonctions PDRE ou ARET ont été activées, vous pourrez produire un rapport PDRE/ARET qui contient tous les rapports sur les substances ou une déclaration à l'INRP qui ne contient que les rapports sur les substances répertoriées à l'INRP.

Envoi de la déclaration à Environnement Canada

Envoyez au bureau de l'INRP de votre région, au plus tard le 1er juin 2001, une copie sur disquette de votre déclaration à l'INRP, en n'oubliant pas d'inclure l'attestation signée par le cadre responsable. C'est le cachet de la poste ou la date d'envoi par le service de messagerie qui en fait foi. Gardez une copie de vos données sur disquette pour vos dossiers et aussi pour télécharger les données dans le logiciel de l'année prochaine.

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