Programme de déclaration des émissions de gaz à effet de serre : les étapes nécessaires

Ce document décrit les étapes nécessaires pour accéder au système du Guichet unique (GU) en vue de créer une déclaration sur les gaz à effet de serre (GES) et de la soumettre à Environnement Canada.

Le système du GU d’Environnement Canada comporte un élément central désigné sous le nom de Gestionnaire d’information du guichet unique (GIGU), qui donne accès à une série de services et de modules de déclaration, incluant le Programme de déclaration des émissions de gaz à effet de serre d’Environnement Canada (GES EC-AB). Des efforts ont été faits pour rationaliser le processus de production de rapports entre l'autorité nationale et les diverses autorités provinciales, ce qui a entraîné le lancement d'un système de déclaration à guichet unique visant à réduire le fardeau de déclaration de l'industrie et le coût global pour le gouvernement.

Le GIGU vous offre les possibilités suivantes :

  • entrer, modifier ou mettre à jour les renseignements sur votre profil, les organisations, les installations et les personnes-ressources;
  • gérer les rôles des autres utilisateurs; et
  • accéder à des outils de déclaration propres aux programmes.

Remarque :  L'ouverture de session avec la Clé d'accès n'est plus disponible. Si vous avez précédemment accédé au système avec la Clé d'accès, vous devrez créer une CléGC et utiliser la fonction de récupération de compte dans le GIGU. La CléGC est un service offert par le gouvernement du Canada qui vous permet d'effectuer en toute sécurité des transactions en ligne avec de multiples services et programmes gouvernementaux.

Les instructions pour accéder au système du GU sont identifiées comme suit :

Étape 1 - Ouvrir une session à l'aide des services CléGC ou partenaire de connexion (SecureKey Service de Concierge - justificatifs d'identité de votre compte bancaire).

Naviguez vers la page d’accueil du système du GU : https://ec.ss.ec.gc.ca/ et sélectionnez la langue que vous désirez utiliser (français ou anglais).

Vous serez invité à choisir d'ouvrir une session avec un partenaire de connexion (justificatifs d'identité de votre compte bancaire) ou la CléGC.

a)  Ouverture de session avec un partenaire d'inscription – Vous serez transféré vers SecureKey Service de Concierge et invité à choisir le partenaire de connexion (à l'heure actuelle : Banque de Montréal, Banque Scotia et TD Canada Trust) et à vous connecter à l'aide du nom d'utilisateur et du mot de passe que vous utilisez pour vos services bancaires.

b)  Ouverture de session à l'aide de la CléGC – Si vous êtes un nouvel utilisateur, sélectionnez S'enregistrer. Suivez les directives à l'écran pour créer un ID utilisateur et un mot de passe CléGC à utiliser pour ouvrir une session. Les utilisateurs qui avaient un compte Clé d'accès pour l'année de déclaration 2011 peuvent réutiliser leur ID utilisateur et leur mot de passe. Autrement, si vous avez déjà un ID utilisateur et un mot de passe CléGC, saisissez-les maintenant.

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Étape 2 - Accéder au Gestionnaire d’information du guichet unique (GIGU) et créer ou mettre à jour votre profil.

Après avoir ouvert une session, vous accéderez au GIGU. Si le système ne reconnaît pas votre compte, il vous redirigera vers la page Nouvel utilisateur. Suivez les directives ci-dessous pour créer un lien entre votre compte et un profil existant dans le système du GU à partir de votre adresse courriel, ou pour créer un nouveau profil :

  • Entrez l'adresse électronique et cliquez sur Recherche. Un courriel contenant une clé de rétablissement de compte sera envoyé à votre adresse électronique.
  • Copiez la clé de rétablissement de compte dans le courriel et collez-la dans la zone de texte sur la page Soumettre votre clé d'accès EC dans le menu de gauche, puis cliquez sur Soumettre. Cela aura pour effet de créer un lien entre votre profil dans le GU et votre ID utilisateur et votre mot de passe. Il vous permettra également de continuer à vous connecter à vos organisations et à vos modules de déclaration par l'entremise du système.

Cliquez sur Mon profil dans la barre de menu à gauche et mettez à jour les renseignements, au besoin.

Presque toute la navigation dans le GIGU s'effectue par l'entremise de la barre de menu à gauche. Les options de la barre de menu à gauche se développeront et se réduiront lors des déplacements vers le haut ou vers le bas le long de la structure informationnelle.

Lors de l'entrée ou de la modification de données, veuillez-vous assurer d'utiliser régulièrement la fonction Sauvegarder/Continuer. Un message d'avertissement s'affichera après 19 minutes d'inactivité. Après 20 minutes, le système mettra automatiquement fin à votre session et tous les changements non sauvegardés seront perdus.

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Étape 3 - Créer ou vérifier le lien entre votre profil et votre organisation.

Cliquer sur Organisations sur la barre de menu à gauche pour afficher la liste des organisations auxquelles votre profil est lié. Si l’organisation pour laquelle vous devez faire une déclaration n’apparaît pas et qu’elle a déjà fait l’objet d’une déclaration, vous devrez créer un lien avec elle. La meilleure manière de créer un lien avec une organisation consiste à obtenir une clé d'EC de la part d’un utilisateur autorisé et de l'utiliser sur la page Soumettre votre clé d'accès EC.

Si vous êtes incapable d’obtenir une clé d'EC et que vous souhaitez créer un lien avec une organisation se trouvant déjà dans la base de données, sélectionner Demande d’accès sur la barre de menu à gauche. Vous devrez indiquer le programme en vertu duquel vous désirez faire une déclaration (Programme de déclaration des émissions de gaz à effet de serre), le rôle du programme que vous demandez (p. ex. « Responsable des déclarations - installations sélectionnées GES EC-AB »), le nom de l’organisation et, dans le cas de certains rôles, les installations précises pour lesquels vous souhaitez faire une déclaration. Ceci créera une demande qui sera soumise au personnel d’Environnement Canada. Si votre demande est approuvée, vous recevrez une Clé d’EC par courriel dans 3 jours ouvrables. Copiez la clé et collez-la dans le champ sur la page Soumettre votre clé d'accès EC. Les différents rôles sont examinés plus en détail à l’Étape 4.

Si votre organisation n’est pas présente dans la base de données, vous devrez l’ajouter. Cliquer sur Ajouter une nouvelle organisation sur la page Organisations. Le système vous invitera à chercher l’organisation avant de l’ajouter. Si l’organisation n’est pas présente, cliquer de nouveau sur Ajouter une nouvelle organisation et inscrire les renseignements relatifs à l’organisation.

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Étape 4 - Ajouter, mettre à jour ou vérifier les renseignements sur votre organisation et sur vos installations.

Après avoir cliqué sur Organisations, cliquez sur le nom de l’organisation dont vous souhaitez consulter les renseignements. Le menu de gauche se développera pour afficher plus d’options, incluant Personnes-ressources, Sociétés mères, Gérer l'accès et Installations.

Sélectionnez Installations pour afficher la liste des installations de l’organisation, ajouter des installations et modifier des renseignements à propos d’installations particuliers.

Sélectionnez Personnes-ressources pour ajouter et gérer les renseignements de base des personnes qui n’utiliseront pas elles-mêmes le système, mais dont le nom sera indiqué dans les déclarations. L’option d’enlever d’anciennes personnes-ressources est également disponible.

Sélectionnez Sociétés mères pour ajouter des sociétés mères ou pour mettre à jour leurs renseignements.

Sélectionnez Gérer l'accès pour vous assurer que les personnes appropriées ont accès aux programmes et aux installations dont elles ont besoin pour faire des déclarations. Il est possible d’afficher tous les rôles des programmes et des installations pour les utilisateurs de l’organisation, d’Accorder l'accès à vous-même ou à d’autres en générant des clés d'EC, et de supprimer certains rôles, au besoins.

Les capacités de chaque rôle du Programme de déclaration des émissions de gaz à effet de serre EC-AB sont énumérées ci-dessous :

Responsable des déclarations - totalité des installations : Mettre à jour les renseignements sur l'organisation et les installations, accorder et supprimer l'accès pour tous les autres utilisateurs de votre organisation, ainsi que remplir et soumettre les déclarations. [Responsable organisationnel du GIGU affecté automatiquement]
Responsable des déclarations - installations sélectionnées : Mettre à jour les renseignements sur l'organisation et les installations, accorder et supprimer l'accès à certaines installations, ainsi que remplir et soumettre les déclarations. [Responsable organisationnel du GIGU affecté automatiquement]
Entrée de données : Mettre à jour les renseignements sur l'organisation et les installations, remplir les déclarations pour certaines installations, mais ne peut pas les soumettre. [Éditeur du GIGU affecté automatiquement]
Pouvoir de signature : Consulter les renseignements sur l'organisation et les installations ainsi que les déclarations pour certaines installations, de même que soumettre la déclaration. [Membre du GIGU affecté automatiquement]
Lecture seulement : Consulter les renseignements sur l'organisation et les installations, ainsi que la déclaration. [Membre du GIGU affecté automatiquement]

Vous remarquerez qu’il existe d’autres rôles dans le GIGU qui peuvent également être affichés et gérés ici. Ces rôles régissent les capacités des utilisateurs à exécuter des fonctions dans GIGU. Les rôles du GIGU sont les suivants :

Responsable organisationnel du GIGU : Mettre à jour les renseignements sur l'organisation et les installations, accorder et supprimer l'accès à certaines installations.
Éditeur du GIGU : Mettre à jour les renseignements sur l'organisation et de certaines installations, mais ne peut pas accorder ni supprimer l'accès aux installations.
Membre du GIGU : Accès en lecture seule aux renseignements sur l'organisation et de certaines installations.

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Étape 5 - Accéder au module de déclaration GES EC-AB, sélectionner l’année de la déclaration et l’entreprise.

Cliquez sur Accueil sur la barre de menu à gauche pour afficher les liens vers chacun des programmes de déclaration auxquels vous avez accès. Chercher le lien vers le Programme de déclaration des émissions de gaz à effet de serre EC-AB. Si le lien n’apparaît pas, vous n’avez pas encore de rôle de Programme de déclaration des émissions de gaz à effet de serre EC-AB. Il est possible d’obtenir celui-ci en utilisant une clé d'EC (voir l’Étape 3). Si cette option n'est pas disponible, sélectionnez Demande d’accès.

Cliquez sur le lien Programme de déclaration des émissions de gaz à effet de serre EC-AB.

Dans le module de déclaration GES EC-AB, un menu déroulant Aide s’affichera dans le coin supérieur gauche de la page lorsque des renseignements supplémentaires et utiles sont disponibles. Cliquez sur Aide dans la barre de menu supérieure et sélectionnez Activer/désactiver l'aide contextuelle pour activer ou désactiver les renseignements supplémentaires.

Sélectionnez une période de déclaration sur la première page du module de déclaration GES EC-AB. La période de déclaration fait référence à l’année civile pendant laquelle les émissions ont été produites. La sélection par défaut est 2012.

Vous pouvez déclarer des données pour 2009, 2010, 2011 ou 2012 à l’aide du système. Vous pouvez aussi modifier les déclarations antérieures qui sont disponibles dans le système. S'il n'y a pas de déclaration antérieure dans le système, créez une nouvelle déclaration et indiquez dans la zone de commentaires qu'une modification est soumise. Pour modifier une déclaration faite avant 2009, veuillez communiquer avec le Programme de déclaration des émissions de gaz à effet de serre. Sélectionnez l’année de déclaration et cliquez sur Sauvegarder/Continuer. Sur la page suivante, sélectionnez l’organisation déclarante et cliquez sur Sauvegarder/Continuer.

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Étape 6 - Utiliser le « Tableau de bord ».

Cette page est un tableau de bord où toutes les actions de déclaration seront lancées pour l'année de déclaration en cours ainsi que l'organisation sélectionnée. Lors de votre première visite, vous devrez identifier les installations pour lesquelles vous souhaitez faire une déclaration. Cliquez sur le bouton Ajouter et sélectionnez une ou plusieurs installations à ajouter à la liste de la déclaration, puis cliquez sur Ajouter les items. Vous pouvez utiliser l'outil de recherche pour trouver des installations. Veuillez noter que le bouton Ajouter ne s’affichera pas si vous n'avez pas un rôle GES EC-AB qui permet de créer des déclarations (voir l’Étape 4). De plus, l’outil de recherche ne vous donnera que les installations pour lesquelles vous avez la permission de créer une déclaration.

Une fois que toutes les déclarations ont été créées pour chacune des installations pour laquelle vous souhaitez faire une déclaration, cliquez sur le bouton d’option placé à côté du nom de l’installation pour sélectionner la déclaration sur laquelle vous souhaitez travailler. Sous le nom de l’installation se trouve un menu déroulant comprenant les Actions pour la déclaration. Sélectionnez Modifier pour travailler sur la déclaration et cliquez sur Sauvegarder/Continuer pour commencer.

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Étape 7 - Choisir les options de déclaration.

La page Choisir les options de déclaration exige de déterminer le type de déclaration que vous souhaitez soumettre. La liste des options dépend de l'adresse physique de l'installation déclarante. Les options de déclaration sont les suivantes :

Déclaration (EC seulement) : Sélectionnez cette option pour créer une déclaration GES EC standard. (Cette option est disponible pour toutes les installations à l’exception de celles qui se trouvent en Alberta.)

Déclaration (EC et AB) : Pour les installations en Alberta uniquement, cette option est un rapport combiné qui est soumis une fois et envoyé à Alberta Environment and Sustainable Development et à Environnement Canada.

Déclaration (AB seulement) : Pour les installations en Alberta uniquement, cette option est un rapport soumis uniquement à Alberta Environment and Sustainable Development. Elle s'adresse aux installations qui répondent au seuil de déclaration de l’Alberta, mais pas au seuil d'Environnement Canada (p. ex. la combustion du CO2 de la biomasse est gérée de façon différente dans le calcul du seuil de chaque programme).

Déclaration avec CB ou ON préremplissage : Pour les installations en Colombie-Britannique ou en Ontario uniquement, cette option charge des renseignements à partir d'une déclaration provinciale sur les GES déjà soumise (soit à la Colombie-Britannique ou l’Ontario) dans une déclaration sur les gaz à effet de serre d’Environnement Canada. Veuillez examiner et modifier, le cas échéant, les renseignements préchargés afin de vous assurer qu'ils répondent à votre obligation de déclaration à Environnement Canada.

Notification NRPC (EC) : Sélectionnez cette option si vous désirez informer Environnement Canada que votre installation ne satisfait pas aux critères de déclaration pour l'année courante. Si votre installation ne satisfait pas aux critères de déclaration et que vous souhaitez faire une déclaration volontaire, vous n'avez pas à soumettre la notification ne rencontre pas les critères (NRPC). (Cette option est disponible pour toutes les installations.)

Sélectionnez l’option qui convient à votre installation et cliquer sur Sauvegarder/Continuer.

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Étape 8 - Remplir la déclaration.

Parcourez la déclaration et remplissez les données demandées sur chaque page à l’aide du bouton Sauvegarder/Continuer.

Sur la page Vérifier les renseignements relatifs aux installations, si vous devez apporter des corrections, vous pouvez retourner dans le GIGU en cliquant sur Accueil dans la barre de menu supérieure. Si vous souhaitez que la page reflète les changements que vous avez faits dans le GIGU, cliquez sur le bouton Actualiser à partir du GIGU dans le bas de cette page.

Pour votre commodité, certains champs sont modifiables sur la page Vérifier les renseignements relatifs aux installations. Veuillez noter que les changements apportés sur cette page ont seulement une incidence sur cette déclaration et peuvent être effacés si vous cliquez sur le bouton Actualiser à partir du GIGU. Si vous apportez des changements sur cette page, cliquez sur Sauvegarder dans le GIGU pour enregistrer ces changements dans le GIGU.

Veuillez noter que chaque page est « incomplète » au départ et qu’un cercle rouge barré d'un « x » sera affiché sur la barre de menu supérieure. Lorsque toutes les données requises auront été entrées et sauvegardées, et que chaque erreur aura été résolue, la page sera « complète », et un cercle vert avec une coche sera affiché. Chaque page de la déclaration doit être remplie avant que la déclaration puisse être soumise.

Après avoir terminé la dernière page de la déclaration, vous reviendrez au tableau de bord de la déclaration des installations.

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Étape 9 - Valider et soumettre la déclaration.

Quand l'état d'une déclaration est « Prête pour la soumission », l’action Soumettre s’affichera sur le tableau de bord de la déclaration des installations pour les utilisateurs qui ont un rôle qui leur permet de soumettre une déclaration. Un utilisateur qui a le rôle « Responsable des déclarations - totalité des installations » et « Responsable des déclarations - installations sélectionnées » ou « Pouvoir de signature » verra l'action Soumettre pour les installations à condition que son rôle s'applique à ces installations. Il est possible d’afficher et de gérer les rôles des utilisateurs dans le GIGU (voir l’Étape 4).

Sélectionnez l’action Soumettre pour naviguer jusqu'à la page Soumission de déclaration et attestation électronique. Sur cette page, le « Signataire autorisé » peut indiquer son accord avec l'attestation et soumettre la déclaration en cliquant sur le bouton Soumettre. Si un « Responsable des déclarations » agissant au nom du « Signataire autorisé » soumet le rapport, cette page doit être imprimée (en cliquant sur Imprimer l'attestation dans le bas de la page), la copie papier doit être signée par le « Signataire autorisé » et la page doit être téléchargée pour documenter l'approbation avant de cliquer sur le bouton Soumettre. Une fois la déclaration soumise, elle ne peut être modifiée ou enlevée.

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Étape 10 - Exécuter d’autres actions du « Tableau de bord ».

En plus des actions Modifier et Soumettre expliquées ci-dessus, plusieurs autres actions sont disponibles à partir de la page du Tableau de bord de la déclaration EC-AB (Étape 6). Les actions disponibles varient selon l'état de la déclaration. Sélectionnez Générer la déclaration pour produire une version pouvant être facilement imprimée ou sauvegardée sur votre ordinateur. Sélectionnez Supprimer pour supprimer une déclaration (il faut noter qu'une déclaration ne peut pas être supprimée une fois qu’elle a été soumise). Pour soumettre à nouveau une déclaration, sélectionnez Mettre à jour afin de générer une copie modifiable de la dernière déclaration soumise. Sélectionnez Historique pour afficher une liste de toutes les déclarations pour cette installation pour l’année actuelle de déclaration, en ordre chronologique. Il est possible d’afficher, d’imprimer et de sauvegarder toute déclaration en cliquant sur le lien approprié permettant de générer une déclaration. Veuillez conserver une copie de la déclaration ainsi que tout renseignement sur lequel la déclaration était basée. Il s'agit d'une exigence prévue par la loi en application du paragraphe 46 (8) de la Loi canadienne sur la protection de l'environnement (1999) et de l'avis publié dans la Gazette du Canada.

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