Plan de gestion des produits chimiques (PGPC)
Déclaration en ligne au moyen du Guichet unique d’Environnement et Changement climatique Canada
Guide pratique

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Table des matières

Table des figures

1. Objet

Le présent document explique comment utiliser le Guichet unique pour consigner des données dans le Plan de gestion des produits chimiques (PGPC). Il aborde l’ensemble des fonctionnalités et des caractéristiques des formulaires pour la déclaration en ligne, et décrit étape par étape la façon de remplir certaines parties des formulaires en ligne. Même si chaque formulaire est unique, ce guide traite de toutes les fonctionnalités nécessaires pour effectuer n’importe quelle soumission au PGPC.

2. Guichet unique d’Environnement et Changement climatique Canada

Le Guichet unique d’Environnement et Changement climatique Canada est un système en ligne pour les déclarations environnementales. Les déclarants dans le cadre du Plan de gestion des produits chimiques (PGPC) peuvent utiliser le système pour fournir des données en réponse aux avis émis en vertu de l’article 71 et aux appels de soumission volontaire de données. De plus amples renseignements au sujet du PGPC et de ces avis sont disponibles sur le page Web du « Plan de gestion des produits chimiques ».

Le déclarant peut ouvrir une session dans le Guichet unique à l’aide de SecureKey Service de Concierge ou d’une cléGC du gouvernement du Canada. Pour de plus amples renseignements au sujet de ces options d’ouverture de session, veuillez consulter les liens suivants :

Après avoir ouvert une session dans le Guichet unique, le déclarant peut accéder au Gestionnaire d’information du Guichet unique (GIGU). Le GIGU permet la gestion centralisée des renseignements relatifs aux déclarations d’organisations, d’installations et de personnes-ressources au moyen du Guichet unique afin que ces renseignements soient saisis une seule fois pour toutes les déclarations. Cela réduit le fardeau de déclaration associé avec la saisie répétée de ces renseignements pour chaque programme ou rapport. À l’aide du GIGU, l’administrateur de l’organisation peut aussi gérer les droits des utilisateurs aux systèmes du Guichet unique au sein de son organisation.

Le déclarant se sert du GIGU pour demander l’accès aux programmes pour lesquels il fera une déclaration. Dans le cas de ceux qui font une déclaration pour le PGPC, une nouvelle organisation dans le GIGU doit demander l’accès au « Gestionnaire d’information du Guichet unique » sous la liste des programmes.

Pour de l’orientation sur l’utilisation du GIGU, veuillez consulter le Guichet unique d’Environnement et Changement climatique Canada – Guide d’utilisation.

Une fois que le déclarant a bien configuré son compte dans le GIGU, il peut cliquer sur le lien « Accueil » du GIGU, puis le lien « Plan de gestion des produits chimiques » s’affichera à la page d’accueil. Cliquez sur le lien « Plan de gestion des produits chimiques » pour continuer (voir la Figure 2-1).

Figure 2-1 : Accéder à la déclaration pour le Plan de gestion des produits chimiques (PGPC)

Figure 2-1 (Voir la longue description plus bas)

Longue description de la figure 2-1

La figure 2-1 présente une capture d'écran de la page d'accueil du Gestionnaire d'information du Guichet unique. Le lien vers le Plan de gestion des produits chimiques peut être trouvé sur cette page.

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3. Le tableau de bord de déclaration du Plan de gestion des produits chimiques

En cliquant sur le lien « Plan de gestion des produits chimiques » à partir de la page d’accueil du GIGU, le déclarant accède au tableau de bord de déclaration du PGPC (voir la Figure 3-1). Cette page peut être utilisée pour faire ce qui suit :

Cette page fournit également des liens vers des avis correspondants publiés dans la Gazette du Canada et indique le statut de chaque formulaire, ainsi que la date et l’heure les plus récentes auxquelles le déclarant a modifié pour la dernière fois les données de chaque formulaire.

Figure 3-1 : Tableau de bord de déclaration du PGPC

Figure 3-1 (Voir la longue description plus bas)

Longue description de la figure 3-1

La figure 3-1 présente une capture d’écran de la page du Tableau de bord de déclaration du Plan de gestion des produits chimiques (PGPC).

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4. Sélectionner une organisation, une initiative et un type de formulaire

Lorsque le déclarant a accès à plus d’une organisation dans le GIGU, il peut sélectionner celle pour laquelle il veut soumettre des données au moyen de la liste déroulante des organisations du tableau de bord de déclaration du PGPC (voir l’étiquette 1 de la Figure 3-1). Le déclarant qui veut faire une déclaration pour une organisation qui n’est pas affichée doit premièrement s’assurer que l’organisation est inscrite dans le GIGU etdoit avoir obtenu la permission d’effectuer une déclaration au nom de l’organisation. Pour de plus amples détails sur l’ajout d’une organisation ou l’arrimage de votre profil à celle-ci, veuillez consulter la page Guichet unique d’Environnement et Changement climatique Canada – Guide d’utilisation, « Tutoriel 2 : Lier votre profil à une organisation ».

Ensuite, le déclarant peut sélectionner l’initiative. Toutes les initiatives pour lesquelles on peut faire une déclaration à l’heure actuelle dans le PGPC au moyen du Guichet unique sont inscrites (voir l’étiquette 2 de la Figure 3-1).

Le déclarant peut alors cliquer sur le bouton « Rechercher » afin d’énumérer dans le tableau de bord tous les types de formulaires connexes disponibles pour une initiative particulière (voir l’étiquette 3 de la Figure 3-1).

Pour créer une nouvelle soumission, le déclarant clique alors sur le symbole « Modifier la rangée » situé à la droite du formulaire approprié dans le tableau de bord de déclaration du PGPC (voir l’étiquette 4 de la Figure 3-1).

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5. État de la soumission

Le Tableau 5-1 indique le statut des formulaires inscrits au tableau de bord du PGPC.

Table 5-1 CMP reporting dashboard status indicators
Symbole de statutStatut ou
indicateur de progrès
Définition et notes
 Symbole de statut de la page bleue. Il indique qu’une soumission peut être débutée.NouveauNouveau formulaire. Aucun renseignement n’a été saisi encore.
 Symbole de statut du sablier orange. Il indique qu’une soumission a été entamée, mais que certains champs requis ne sont pas remplis de façon satisfaisante. Barre de progression. Elle est associée au symbole du sablier orange et les chiffres représentent le nombre de sections remplies par rapport au total des sections.En cours et indicateur de progrès. Si le déclarant n’a pas encore indiqué toutes les substances à déclarer ou n’a pas encore répondu aux questions des « Sections applicables », l’indicateur de progrès ne sera pas juste.
 Symbole de statut de la page mauve. Il indique qu’un formulaire prêt à être soumis.Prêt à soumettrePrêt à soumettre. Un formulaire peut afficher ce statut même si le déclarant n’a pas terminé d’entrer les données requises ou celles qu’il prévoit soumettre. Ce statut est une indication que l’outil en ligne a reçu le minimum de données requis pour que le formulaire puisse être techniquement soumis en ligne, mais celui-ci peut être encore modifié et il incombe toujours au déclarant de s’assurer que les exigences juridiques ont été respectées avec ce qui a été entré.
 Symbole de statut du crochet vert. Il indique qu’un formulaire est rempli et soumis.Soumis (04/02/2014 13:58:32)Soumis. Le formulaire a été soumis (à la date et à l’heure indiquées).

Le statut du formulaire indique les mesures qui sont disponibles dans la colonne « Action » :

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6. Naviguer parmi les formulaires en ligne et sauvegarder à même les formulaires

6.1 Menu du haut

Bouton Accueil. Une option du menu du haut qui mène au tableau de bord du PGPC. 
« Accueil » permet d’accéder au tableau de bord de déclaration du PGPC.

Bouton Aide. Une option du menu du haut qui ouvre la page du Guide pratique du PGPC. 
« Aide » donne accès à une version HTML du présent guide.

Bouton Ec.gc.ca. Le lien du menu du haut qui donne accès au site Web d’Environnement Canada.
Cette option du menu ouvre la page d’accueil d’Environnement et Changement climatique Canada.

Bouton Déconnexion. Le lien du menu du haut qui ferme la session du déclarant. 
« Déconnexion » ferme la session du déclarant dans le Guichet unique d’Environnement et Changement climatique Canada et le renvoie à la page d’ouverture de session du système Guichet unique. Le déclarant est averti que tout changement non sauvegardé sera perdu.

Bouton Aide. Le bouton s’affiche lorsqu’une aide supplémentaire est disponible pour la page.
Certaines sections peuvent comprendre de l’« aide contextuelle » supplémentaire. Pour afficher le texte d’aide applicable à cette section, cliquez sur le symbole « Aide » figurant dans le coin supérieur droit de la page.

6.2 Piste de navigation

« Piste de navigation » affiche les principales sélections que le déclarant a faites pour se rendre à la page actuelle et peut servir à orienter le déclarant à propos de l’initiative, du formulaire et de la section qu’il examine. Cette option est affichée dans le menu du haut dans la partie supérieure de la page. Cela permet au déclarant de rapidement retourner à l’une des étapes précédentes en cliquant sur l’un des liens. Voici un exemple :

GIGU > Test d'organisation > Polymèmes > Notice Section 71 > Identification

Le fait de cliquer sur la piste de navigation du GIGU ouvre une nouvelle fenêtre du navigateur qui peut être élargie afin d’être affichée en mode plein écran. Les autres liens de la piste de navigation s’ouvrent dans le même navigateur.

6.3 Menu de gauche

Le menu de gauche change selon le contexte et les liens affichés sont ceux qui s’appliquent à l’initiative, au formulaire, à la section du formulaire, à la substance sélectionnée et aux réponses fournies pour la substance sélectionnée à la page « Sections applicables ». Pour naviguer dans les formulaires, le déclarant doit sélectionner des « Actions » et(ou) naviguer à l’aide des liens du menu de gauche (voir la Figure 6-1).

Remarque : Le menu de gauche peut parfois se trouver au-dessus du titre de la page et sous la piste de navigation dans les cas où l’écran du navigateur est trop petit ou agrandi.

6.4 Boutons de navigation et de sauvegarde

Pour naviguer dans les formulaires, le déclarant peut utiliser les boutons et les liens décrits dans la présente section. L’utilisation des boutons « Suivant » et « Précédent » ou des raccourcis du clavier n’est pas prise en charge et peut mener à des comportements imprévus du système.

Bouton Sauvegarder. Il sert à enregistrer des renseignements dans l’application en ligne. Bouton Sauvegarder dans GIGU. Il figure à la page Identification où les données peuvent être enregistrées dans le GIGU. 
Une fois qu’une page est remplie, le déclarant doit cliquer sur « Sauvegarder » pour sauvegarder les données dans la soumission. Si un champ obligatoire quelconque est demeuré vide, ou si des données invalides ont été saisies, le système ne sauvegardera pas la page. Plutôt, il invitera le déclarant à remplir ou à corriger ces champs. Une fois la page mise à jour, le déclarant devra cliquer de nouveau sur « Sauvegarder ».
Si le déclarant quitte cette page sans avoir cliqué sur « Sauvegarder », les données ne seront pas sauvegardées.

Le bouton « Sauvegarder dans GIGU » figure seulement sur la page « Identification ». Le déclarant peut cliquer sur ce bouton pour valider et sauvegarder les changements apportés à cette page dans sa soumission ainsi qu’aux sections « Organisation » ou « Personnes-ressources » du Gestionnaire d’information du Guichet unique (GIGU).

Bouton Actualiser de GIGU. Il figure à la page Identification où les données peuvent être enregistrées dans le GIGU.
Le bouton « Actualiser de GIGU » ne figure que sur la page « Identification ». Les déclarants cliquent sur ce bouton pour mettre à jour la page « Identification » avec les renseignements des sections « Organisation » ou « Personnes-ressources » du GIGU. Le déclarant doit cliquer sur le bouton « Sauvegarder » afin d’enregistrer les données dans la soumission.

Bouton Annuler. Bouton Ok. Bouton Précédent. Bouton +Ajouter. Il figure aux endroits où des données peuvent être ajoutées dans une soumission à partir d’une page de soutien.
Les boutons « Annuler » et « Ok » ou « Précédent » et « +Ajouter » figurent au bas des pages de soutien. Lorsque le déclarant peut fournir plus d’une valeur en réponse à une question posée à la page principale d’un formulaire (p. ex., des codes de commerce ou de produits chimiques, des installations ou des documents), la page de soutien permettra au déclarant d’ajouter toutes les valeurs nécessaires, une à la fois.

Pour afficher la page de soutien, cliquez sur les symboles situés à droite des champs respectifs, le cas échéant, ou sur « Modifier » à la page principale. À la page de soutien, cliquez sur « Ok » ou « +Ajouter » pour confirmer les renseignements entrés dans la page. Le déclarant est ainsi ramené à la page principale, où il verra les documents ajoutés dans un tableau.

Les boutons « Ok » et « +Ajouter » des pages de soutien ne sauvegardent pas les données dans la soumission. Pour ce faire, le déclarant doit plutôt cliquer sur « Sauvegarder » à chaque page principale pour que les données soient sauvegardées dans la soumission.

Cliquez sur « Annuler » ou « Précédent » dans les pages de soutien pour retourner à la page principale sans effectuer d’ajouts ni de modifications.

Boutons flèche. Ils se trouvent à gauche des rangées. On peut cliquer sur ceux ci pour afficher ou masquer des renseignements supplémentaires. 
Certaines pages affichent un symbole de flèche à gauche des rangées. Cliquez sur le symbole de flèche qui est affiché pour changer le mode réduit (gauche) au mode développé (droit) où de plus amples renseignements sur la valeur figurant dans la rangée s’afficheront.

 Boutons plus et moins. Ils se trouvent à gauche des en têtes. On peut cliquer sur ceux ci pour afficher ou masquer des renseignements supplémentaires. 
Certaines pages comportent également un symbole « plus » ou « moins » à côté des titres de diverses sections. Ces symboles sont souvent utilisés pour masquer temporairement une section d’une page qui serait autrement très longue à faire défiler. Pour afficher plus (+) ou moins (-) de renseignements sous le titre pertinent, cliquez sur le symbole « plus » ou « moins ».

Avant de passer à une autre page, le déclarant doit cliquer sur « Sauvegarder » chaque fois que des données supplémentaires sont fournies afin d’enregistrer les changements dans la soumission.

6.5 Progress Indicators Within the Forms

Lorsqu’un déclarant navigue entre les différentes pages d’une soumission, il pourra voir un indicateur de progrès dans le menu de gauche.

Figure 6-1 : Section des indicateurs de progrès dans le menu de gauche

Figure 6-1 (Voir la longue description plus bas)

Longue description de la figure 6-1

La figure 6-1 est une capture d’écran montrant le menu de gauche présent sur chaque page.

Si le déclarant a fourni au moins une valeur valide pour chaque champ requis et a sauvegardé la page, le symbole dans le menu de gauche deviendra un crochet vert(Symbole du crochet vert. Il paraît sous les détails de la déclaration lorsqu’une section est remplie.) et un message de validation s’affichera dans le haut de la page. Un point d’exclamation jaune (Symbole du point d’exclamation jaune. Il paraît sous les détails de la déclaration lorsqu’une section n’est pas remplie.) s’affichera par défaut dans le menu de gauche pour les pages dont les données n’ont pas encore été sauvegardées (voir la Figure 6-1).

Le statut par défaut est « Incomplet ». Lorsque le déclarant sauvegarde au moins toutes les données obligatoires inscrites sans erreur, le statut est mis à jour et affiche « Complet ». Une section peut indiquer « Complet », même si le déclarant n’a pas fini d’entrer les données requises par l’avis. Le statut « Complet » indique que d’un point de vue technique le minimum de renseignements requis pour la soumission de cette section en ligne a été entré. Il incombe toujours au déclarant de s’assurer que toutes les exigences sont respectées avec ce qui a été entré.

6.6 Page « Identification »

La page « Identification » (voir la Figure 6-2) doit être ajoutée à chaque formulaire. Elle est remplie automatiquement à partir de renseignements relatifs à l’organisation qui proviennent du GIGU.

Le déclarant peut cliquer sur l’option « Nom » pour ouvrir une boîte contextuelle et sélectionner le nom de la personne-ressource adéquate pour les rôles suivants :

  1. « Déclarant » : l’autorité qui déclare que les renseignements soumis sont exacts et complets
  2. « Titre du répondant » : nom de la personne responsable des avis émis en vertu de l’article 71 de la Loi canadienne sur la protection de l’environnement (1999) [LCPE] – la personne avec laquelle Environnement et Changement climatique Canada peut communiquer pour poser des questions ou obtenir des clarifications

Figure 6-2 : Page « Identification »

Figure 6-2 (Voir la longue description plus bas)

Longue description de la figure 6-2

La figure 6-2 est une capture d’écran de la page Identification.

Une fois qu’un nom a été sélectionné, le reste des champs relatifs à cette personne sont automatiquement remplis avec les renseignements du GIGU.

Si le nom requis n’est pas trouvé dans le menu déroulant, le déclarant peut cliquer sur « Accueil » pour retourner au GIGU et mettre à jour les coordonnées de l’organisation. Consultez la page Guichet unique d’Environnement et Changement climatique Canada – Guide d’utilisation, « Tutoriel 6 : Gérer les renseignements sur les personnes-ressources » pour obtenir de plus amples renseignements.

Les organisations déclarantes étrangères peuvent indiquer le nom d’une organisation canadienne associée. Ces données sont propres à la soumission puisqu’il n’y a pas de champ connexe du GIGU.

Après avoir rempli tous les champs requis, le déclarant doit toujours cliquer sur le bouton « Sauvegarder ». Si le déclarant doit mettre à jour des renseignements relatifs à l’organisation, au déclarant ou au répondant, il a deux options :

  1. cliquer sur « Accueil » pour retourner au GIGU et mettre à jour les renseignements, puis retourner à la page « Identification », cliquer sur « Actualiser de GIGU » et « Sauvegarder »;
  2. mettre à jour les renseignements à partir de la page « Identification » elle-même, puis cliquer sur « Sauvegarder dans GIGU » afin de sauvegarder les renseignements mis à jour dans la soumission.

6.7 Page « Substances à inclure dans la déclaration »

À la page « Substances à inclure dans la déclaration », lorsqu’il faut l’inclure dans les formulaires, le déclarant doit cliquer sur « Ajouter substance(s) » pour chercher chaque substance à déclarer, ou encore cliquer sur « Ajouter une substance personnalisée » afin d’ajouter une substance non indiquée dans les avis émis en vertu de l’article 71 (voir la Figure 6-3).

Figure 6-3 : Page « Substances à inclure dans la déclaration »

Figure 6-3 (Voir la longue description plus bas)

Longue description de la figure 6-3

La figure 6-3 est une capture d’écran de la page Substances à inclure dans la déclaration.

6.7.1 Page « Sélection de substances »

Afin d’ajouter une substance à déclarer, le déclarant clique sur « +Ajouter Substance(s) » (voir l’étiquette 1 dans la Figure 6-3). À la page de soutien « Sélection de substances » (voir la Figure 6-4), le déclarant entre un numéro de registre du Chemical Abstracts Service (NE CAS) ou une partie de nom de substance pour une substance à déclarer (p. ex, « benzène » affichera les résultats comprenant toutes les substances ayant « benzène » dans le nom). La recherche indique seulement les substances qui peuvent être déclarées dans cette initiative ou ce formulaire.

Les résultats de la recherche s’affichent dans un tableau sous la section « Critères de recherche ». Une substance qui a déjà été sélectionnée n’apparaîtra pas dans le tableau des résultats de recherche. Le déclarant sélectionne les substances applicables et indique celles pour lesquelles la participation de l’entreprise liée à la substance doit demeurer confidentielle. Le déclarant clique ensuite sur « +Ajouter » pour retourner à la page principale et sur « Sauvegarder » pour enregistrer les substances dans la soumission.

Figure 6-4 : Page « Recherche de substances » et « Résultat de la recherche »

Figure 6-4 (Voir la longue description plus bas)

Longue description de la figure 6-4

La figure 6-4 est une capture d’écran de la page Sélection des substances.

6.7.2 Page « Ajoutez une substance non trouvée à l'aide de l'outil de recherche »

Pour certains formulaires, si une substance n’apparaît pas dans la page de soutien « Sélection de substances », le déclarant peut plutôt cliquer sur « Ajouter substances personnalisées » (Voir l’étiquette 2 de la Figure 6-3). La page de soutien «Ajoutez une substance non trouvée à l'aide de l'outil de recherche » qui en résulte affiche trois cases de texte avec les étiquettes « NE CAS », « Nom de la substance »  et « Description » (Voir Figure 6-5). Un déclarant peut entrer les données dans l’une ou plusieurs de ces cases de texte pour toute substance qui ne figure pas dans l’initiative sélectionnée. Dans cette page de soutien, un déclarant peut aussi cocher la case de texte « Implication confidentielle ? » pour indiquer que l’intervention de l’organisation avec la substance est considérée comme confidentielle.

La page validera qu’au moins une valeur a été entrée dans les champs des cases de texte et que le NE CAS apparaît dans le bon format, s’il est fourni.

Le déclarant peut cliquer sur « Précédent » ou «+Ajouter » pour retourner à la page principale, et ensuite cliquer sur « Sauvegarder » pour sauvegarder les substances dans la soumission.

Figure 6-5 Page « Ajoutez une substance non trouvée à l'aide de l'outil de recherche »

Figure 6-5 (Voir la longue description plus bas)

Longue description de la figure 6-5

La figure 6-5 est une capture d’écran de la page Ajoutez une substance non trouvée à l'aide de l'outil de recherche.

6.7.3 Entrer plus de données pour la substance sélectionnée

Pour remplir la soumission pour chaque substance, cliquez sur le symbole de crayon « Ajouter des données » (Symbole du crayon. On peut cliquer sur celui ci lorsqu’il s’affiche pour modifier ou ajouter des données dans une soumission.), situé à droite de la substance sélectionnée, ou sur le symbole de flèche qui figure à côté du symbole de crayon pour ajouter des données ou supprimer la substance sélectionnée (voir l’étiquette 3 dans la Figure 6-3).

6.8 Page « Sections applicables »

La page « Sections applicables » se trouve seulement dans des formulaires et des initiatives spécifiques – en général seulement pour les formulaires liés aux avis émis en vertu de l’article 71 – lorsque les questions ne sont pas toutes applicables à tous les déclarants. Les questions figurant sur cette page porteront particulièrement sur cette initiative et ce formulaire. Cette page s’affiche après que le déclarant a sélectionné une substance à inclure dans la déclaration et cliqué sur « +Ajouter substance(s) » ou sur le symbole de crayon (Symbole du crayon. On peut cliquer sur celui ci lorsqu’il s’affiche pour modifier ou ajouter des données dans une soumission.) à la page « Substances à inclure dans la déclaration » (voir la Figure 6-6).

La page affichera les questions auxquelles le déclarant doit répondre afin de déterminer les sections de l’avis qui sont nécessaires pour la substance sélectionnée. Les questions sont liées à des cases que le déclarant doit cocher ou décocher. Selon les réponses fournies, chaque section applicable sera automatiquement affichée dans le menu de gauche après une sauvegarde réussie pour cette substance précise.

Si une Section ne s’appliquepas, elle ne s’affichera pas dans le menu de gauche et aucune mesure du déclarant ne sera requise pour ces sections.

Si la Section s’applique, l’indicateur de statut de la page affichera « Incomplet » dans le menu de gauche. Vous devez alors saisir les renseignements requis dans la section et cliquer sur « Sauvegarder ». Ensuite, le déclarant peut passer aux autres sections en cliquant sur l’un des liens dans le menu de gauche. Les sections applicables peuvent être remplies dans n’importe quel ordre, mais les liens suivent l’ordre des Sections comprises dans l’avis.

Figure 6-6 : Exemple d’une page « Sections applicables »

Figure 6-6 (Voir la longue description plus bas)

Longue description de la figure 6-6

La figure 6-6 est une capture d'écran de la page Sections applicables.

6.9 Ajout d’un ou de plusieurs codes du Système de classification des industries de l'Amérique du Nord (SCIAN), de codes de fonction de la substance et de codes d’usage domestique et commercial

Lorsqu’un code du SCIAN, de fonction de substance ou d’usage domestique et commercial est requis, cliquez sur « +Ajouter [Code] » (voir la Figure 6-7). Cela affichera la page de soutien « Recherche de [Code] » (voir la Figure 6-7). À cette page, utiliser la fonction « Rechercher » pour effectuer une recherche de code ou de mots clés provenant du titre du code.

La fonction « Rechercher » affichera un Maximum de 50 résultats et ils seront présentés en série de 10 à la fois. Si un plus grand nombre de résultats répondent aux critères, ils ne seront pas affichés. Le déclarant doit ainsi entrer d’autres termes de recherche plus précis afin de restreindre les résultats.

Si le déclarant mène une recherche à vide, c’est à dire en laissant simplement le champ de recherche vide, le fait de cliquer sur la fonction « Rechercher » n’affichera que les 50 premiers résultats.

Les codes qui ont déjà été sélectionnés ne s’afficheront pas dans les résultats de la recherche.

Dans les résultats de recherche, cochez les codes applicables sous la colonne « Sélectionner » et, si l’association de ce code à la substance sélectionnée constitue un renseignement commercial confidentiel, cochez la case correspondante « Confidentiel? ». Sélectionnez ensuite « +Ajouter » pour ajouter le ou les codes à votre soumission.

Le ou les codes sélectionnés seront indiqués à la page principale pour la section (voir la Figure 6-9).

Cliquez sur « Supprimer » ou sur le symbole de poubelle (Symbole de la poubelle. On peut cliquer sur celui ci lorsqu’il s’affiche pour supprimer et effacer des données dans une soumission.) pour supprimer un code. Il est possible de modifier le statut confidentiel, mais le déclarant doit cliquer sur « Sauvegarder » à la page principale à la suite de tout changement apporté.

Figure 6-7 : Page principale à la suite d’une recherche dans le SCIAN et d’une sélection des résultats de recherche

Figure 6-7 (Voir la longue description plus bas)

Longue description de la figure 6-7

La figure 6-7 est une capture d’écran du tableau des codes du Système de classification des industries de l'Amérique du Nord dans une page Section.

Figure 6-8 : Page de soutien de recherche du SCIAN et des résultats de la recherche

Figure 6-8 (Voir la longue description plus bas)

Longue description de la figure 6-8

La figure 6-8 est une capture d’écran de la page Recherche de codes du SCIAN.

Dans certains formulaires ou pour certains codes, de plus amples renseignements peuvent être requis par code entré. Dans ces cas, le système demandera au déclarant ces renseignements supplémentaires lorsqu’il cliquera sur « Sauvegarder ».

S’il clique sur « Modifier » ou sur le symbole de crayon (Symbole du crayon. On peut cliquer sur celui ci lorsqu’il s’affiche pour modifier ou ajouter des données dans une soumission.) pour ouvrir une page de soutien, le déclarant pourra entrer des renseignements supplémentaires pour chaque code ou modifier ceux qui y figurent. Consultez la section 6.4 pour de plus amples renseignements sur la navigation et sur la sauvegarde dans les pages de soutien.

Figure 6-9 : Code de produit à usage domestique ou commercial sélectionné figurant à la page principale

Longue description de la figure 6-9

La figure 6-9 est une capture d’écran du tableau des codes des produits à usage domestique et commercial sur une page d’Article.

6.10 Téléchargement de documents

Certaines initiatives et certains formulaires exigent ou nécessitent que des documents soient fournis dans le cadre de la soumission. Ces documents peuvent être téléchargés dans les formulaires en ligne. Plus particulièrement, les renseignements additionnels peuvent être fournis dans la plupart des formulaires « Déclaration des parties intéressées » en téléchargeant des documents.

Cliquez sur « +Ajouter un document » pour télécharger un document, le cas échéant. Dans la page de soutien qui s’ouvre, cliquez sur le symbole de trombone (Symbole du trombone. On peut cliquer sur celui ci lorsqu’il s’affiche pour télécharger un document dans une page de soutien.) pour ouvrir la page de soutien de téléchargement de fichiers (voir la Figure 6-10). Sélectionnez « Parcourir » pour repérer le document.

Figure 6-10 : Ajout d’un document à une soumission

Figure 6-10 (Voir la longue description plus bas)

Longue description de la figure 6-10

La figure 6-10 est une capture de l’écran « Parcourir et sélectionner un document à télécharger » .

Les formats de document suivants sont habituellement pris en charge : Word (.doc, .docx), Excel (.xls, .xlsx) et PDF. Certaines pages de téléchargement de documents peuvent prendre en charge un plus grand ou un plus petit nombre de formats. Si la taille du fichier excède 10 Mo, ou si le format de document n’est pas pris en charge, le ou les documents devront plutôt être envoyés par la poste (consultez la partie « Comment communiquer avec nous » du présent guide). Toutefois, le reste de la soumission peut se faire en ligne. Dans ces cas, lorsque le document requis ne peut pas être fourni au moyen de l’outil en ligne, téléchargez plutôt un document court expliquant la manière selon laquelle les renseignements sont fournis.

6.11 Fournir des données sur des substances en réponse à l’avis en vertu de l’article 71, au moyen du Formulaire de déclaration Excel

Pour certaines initiatives, les données doivent être ou peuvent être fournies à l’aide d’un fichier MS Excel modelé sur le gabarit de déclaration particulier pour l’ensemble ou une partie des données à soumettre. En général, ces modèles peuvent être soumis en ligne. Lorsque les deux options sont disponibles, c’est à dire formulaires en ligne et gabarit de déclaration en format Excel, on recommande fortement d’utiliser les formulaires en ligne qui permettent de valider les données entrées lorsqu’elles sont sauvegardées et qui demandent les renseignements manquants ou indiquent les erreurs à corriger dans les renseignements déclarés.

Pour savoir comment utiliser étape par étape chacun des Formulaires de déclaration Excel, veuillez consulter la première page « Directives » du modèle de formulaire de déclaration de l’initiative en question.

6.12 Page « Justification de la confidentialité »

La page « Justification de la confidentialité » est nouvelle dans les formulaires de déclaration dans le PGPC et s’applique principalement aux avis émis en vertu de l’article 71 (voir la Figure 6-11).

À cette page, on demande au déclarant la permission de divulguer des données confidentielles à la Protection Agency des États-Unis et on lui demande, séparément, de fournir une justification pour les données indiquées comme confidentielles dans le formulaire pour la substance sélectionnée. Sélectionnez tous les énoncés de justification qui s’appliquent.

Figure 6-11 : Page « Justification de la confidentialité »

Figure 6-11 (Voir la longue description plus bas)

Longue description de la figure 6-11

La figure 6-11 est une capture d'écran de la page Justification de la confidentialité.

6.13 Page « Déclaration »

La page « Déclaration » fait partie de chaque formulaire (voir la Figure 6-12). Cette page est remplie automatiquement à l’aide des coordonnées du « Déclarant » sélectionné à la page « Identification ». Selon l’initiative et le formulaire, les sections « Demande de confidentialité » et « Commentaires sur la soumission » pourraient ne pas s’afficher.

Figure 6-12 : Page « Déclaration »

Figure 6-12 (Voir la longue description plus bas)

Longue description de la figure 6-12

La figure 6-12 est une capture d’écran de la page Déclaration.

Si le déclarant a indiqué que l’une des substances ou l’un des documents était confidentiel dans le formulaire, la case « En vertu de l'article 313 de la LCPE, je demande que toutes ou certaines parties des renseignements fournis soient considérées comme confidentiels, le cas échéant » sera cochée. Autrement, le système cochera automatiquement la case « Je ne demande pas que les renseignements fournis soient considérés comme confidentiels et je consens à ce qu’ils soient communiqués sans restriction. ».

Des commentaires et des notes additionnelles sur la confidentialité de la soumission peuvent être saisis à cette page.

Le déclarant doit cocher la case « Je déclare que les renseignements fournis sont exacts et complets. » avant de sauvegarder la page ou de soumettre le formulaire.

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7. Modifier, supprimer et générer le rapport d’une soumission

Le déclarant n’a pas à remplir un formulaire de soumission au complet en une seule session. Il peut plutôt sauvegarder les changements apportés à toute page du formulaire, puis fermer sa session, au besoin. Lorsqu’il ouvre une nouvelle session, le déclarant peut soit cliquer sur le symbole « Modifier», soit choisir « Modifier » dans le menu déroulant sous « Actions » dans le tableau de bord de déclaration du PGPC (voir la Figure 7-1) et continuer à saisir des renseignements dans les formulaires de soumission. Cliquer sur « Modifier » ouvrira toujours le formulaire sélectionné à la page « Identification ».

Figure 7-1 : Éléments du menu « Actions »

Figure 7-1 (Voir la longue description plus bas)

Longue description de la figure 7-1

La figure 7-1 est une capture d’écran du menu « Actions » et du symbole « Modifier » à sa gauche. Les actions présentées dans cette capture d’écran sont Modifier et Supprimer.

Tout formulaire qui n’a pas encore été soumis peut être supprimé en cliquant sur l’option « Supprimer » dans le menu déroulant (voir la Figure 7-1). Un avertissement demandera au déclarant de confirmer que la soumission et tout son contenu seront supprimés. Lorsqu’un formulaire est supprimé, tous les renseignements sauvegardés sont supprimés et ne peuvent pas être récupérés. Lorsque la suppression est effectuée, le formulaire peut être réinitialisé en cliquant sur le symbole « Modifier » sous « Actions » dans le tableau de bord de déclaration du PGPC.

En tout temps, le déclarant peut afficher ou imprimer la soumission en cliquant sur « Générer le rapport » dans le menu déroulant du tableau de bord de déclaration du PGPC.

Après avoir sélectionné « Générer le rapport », la page « Rapport / Impression » s’ouvre. À la page « Rapport / Impression », le déclarant peut exporter le rapport dans un fichier PDF qui peut être sauvegardé en tant qu’enregistrement de ce qui a été soumis au PGPC.

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8. Soumettre la soumission

La soumission doit être envoyée par voie électronique afin de transmettre les données au PGPC. Le déclarant peut soumettre la soumission en sélectionnant le formulaire, puis en cliquant sur le symbole « Soumettre » (s’il est affiché) ou en choisissant « Soumettre » dans le menu déroulant « Actions » au tableau de bord de déclaration du PGPC (voir la Figure 8-1). Remarquez que le symbole « Soumettre » est seulement disponible lorsque le statut d’un formulaire est « Prêt à soumettre ».

Figure 8-1 : Élément de menu « Soumettre » sous « Actions »

Figure 8-1 (Voir la longue description plus bas)

Longue description de la figure 8-1

La figure 8-1 est une capture d’écran qui décrit la façon de soumettre une soumission. L’élément Soumettre est sélectionné dans le menu déroulant « Actions ». Le symbole Modifier apparaît aussi à la gauche du menu Actions.

Si l’option « Soumettre » n’est pas affichée sous « Actions », c’est qu’il y a toujours des pages qui n’ont pas été complètement remplies. Le déclarant doit corriger toute erreur et(ou) inscrire tous les renseignements pour que toutes les pages (« Identification », « Substances à inclure dans la déclaration », toutes les pages de sections applicables pour chaque substance déclarée et « Déclaration ») aient le statut de « Complet ». Il peut retourner au tableau de bord de déclaration du PGPC pour soumettre la soumission.

Après avoir sélectionné « Soumettre », la page de déclaration s’affichera à nouveau afin que le déclarant soit en mesure de l’examiner et de la confirmer. Il doit ensuite cliquer sur « Soumettre » à nouveau pour confirmer. Une page de soutien contextuel d’information indiquera au déclarant que le rapport a été soumis avec succès et le système enverra un courriel afin de confirmer que la soumission a été reçue (voir un exemple dans la Figure 8-2). Si un déclarant n’a pas reçu ce courriel (c.-à-d. les courriels générés par le système sont parfois bloqués par des serveurs de courriels d’entreprise), il est encore possible de confirmer le statut de toute soumission dans le tableau de bord de déclaration du PGPC pour cette entreprise ou initiative.

Pour tous les types de soumission, le déclarant n’est pas obligé d’imprimer, de signer et d’envoyer une copie papier de la page lorsqu’il soumet la déclaration en ligne. Le déclarant doit simplement cliquer sur « Soumettre » et imprimer une copie pour ses dossiers, le cas échéant.

Figure 8-2 : Courriel de confirmation de soumission

Figure 8-2 (Voir la longue description plus bas)

Longue description de la figure 8-2

La figure 8-2 montre un exemple de courriel de confirmation que le déclarant reçoit après avoir soumis sa soumission.

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9. Modifier ou supprimer un formulaire après sa soumission

Une fois qu’une soumission a été envoyée, le déclarant peut la modifier si nécessaire en sélectionnant la soumission en question dans le tableau de bord de déclaration du PGPC et en choisissant l’option « Amender » en cliquant sur le symbole de crayon (Symbole du crayon. On peut cliquer sur celui ci lorsqu’il s’affiche pour modifier ou ajouter des données dans une soumission.).

Tout formulaire qui a déjà été soumis peut également être supprimé, mais sa soumission doit premièrement être annulée en cliquant sur « Amender » sous le menu « Actions ». Le déclarant doit ensuite suivre le même processus de suppression que si les données n’avaient pas été soumises.

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10. Comment communiquer avec nous

Si vous avez besoin d’aide supplémentaire, veuillez communiquer avec nous aux coordonnées suivantes :

Adresse:
Coordonnateur de la gestion des substances
Plan de gestion des produits chimiques
351, boulevard Saint-Joseph, 6e étage
Gatineau (Québec)  K1A OH3 (pour le service de messagerie, utilisez J8Y 3Z5)

Téléphone :
819-938-3232

Sans frais :
1-800-567-1999 (in Canada only)

Télécopieur :
819-938-5212

Courriel :
Substances@ec.gc.ca


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