Avril 2010
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Cette année, EC a amélioré son approche de la planification des vérifications et des évaluations axées sur le risque, conformément aux exigences de la Politique sur la vérification interne et l’évaluation et de la Politique d’évaluation du SCT. Pour faire sa planification, la DGVÉ s’est inspirée du document Planification de la vérification interne fondée sur le risque pour les ministères et organismes – Orientation, méthodologie et outils du Bureau du contrôleur général, qui développe une approche intégrale et précise de la planification annuelle axée sur le risque. La DGVÉ a adapté ce document, portant sur la planification des vérifications, pour y inclure la planification des évaluations, d’ici à ce que le Centre d’excellence en évaluation donne de nouvelles directives en ce sens.
Cette année, le processus d’évaluation et de priorisation du risque a suivi le nouveau guide de PVAR du BCG. Ce processus adoptait une approche plus intégrale et précise de la planification annuelle axée sur le risque.
Selon la méthodologie du guide de PVAR, l’élaboration d’un plan moderne de vérification et d’évaluation axé sur le risque se fait en quatre étapes :
Comme au cours de l’année précédente, l’univers de risque repose sur l’AAP. La nouvelle AAP présentée en 2009 vise à mieux rationaliser les activités de programme entreprises à l’appui des résultats stratégiques de niveau plus élevé et à rendre compte des autres principes de la Structure de gestion, des ressources et des résultats (SGRR), comme la séparation des services internes et des activités de programme. La description de l’AAP ne comprend toutefois pas toutes les activités de projet. Certaines activités peuvent être partagées entre diverses unités organisationnelles. De même, une unité organisationnelle, par exemple, l’application de la loi, peut contribuer à plus d’un résultat stratégique.
Étant donné qu’il s’agit d’une année de transition pour l’AAP, la DGVÉ a travaillé en étroite collaboration avec la direction pour assurer la couverture complète de l’univers de risque. Ces entités regroupent en général une gamme de programmes, d’activités, de fonctions, de structures et d’initiatives qui, ensemble, contribuent à l’atteinte des objectifs stratégiques du Ministère.
Pour assurer la couverture adéquate de l’univers de la vérification et de l’évaluation, le plan annuel tient compte de l’AAP de 2010-2011. L’évaluation du risque a été menée à l’aide de la mise en correspondance exhaustive de plus de 55 entités.
Pour démontrer une plus grande harmonisation des activités de vérification et d’évaluation avec les objectifs de l’organisation, chaque entité a également été mise en correspondance avec les objectifs stratégiques de l’organisation. Les entités tiennent aussi compte des aspects pertinents du CRG, car ces dix éléments représentent d’importants objectifs du gouvernement. Enfin, les entités prennent en compte le PRM de manière que le plan aborde suffisamment les risques ministériels.
Pour chaque entité, la DGVÉ a examiné les conditions opérationnelles et les risques à partir d’une grande variété de sources, dont le PRM de 2009, les résultats des vérifications et des évaluations antérieures, les engagements obligatoires en matière d’exigences et de renouvellement du financement, le RMR, l’évaluation des risques de l’an dernier de la DGVÉ qui tenait compte du RPP et des documents d’examen stratégique de 2009. Au moyen de cette information, l’équipe de la DGVÉ a dressé une liste complète des facteurs de risque pertinents et des risques à l’aide des outils (facteurs de risque et taxinomie de risque) du BCG.
Une étape importante de l’évaluation du risque est l’obligation de consulter la direction de l’AAP organisationnelle. Ainsi, il y a eu deux rondes de consultations.
D’abord, on a consulté les sous-ministres adjoints du Ministère pour connaître les principaux objectifs, risques et défis de leur direction générale, dans le cadre du processus de planification monoétape du CEDD, qui fait partie du BVG. La DGVÉ a participé à la planification monoétape.
À partir des renseignements recueillis lors de l’analyse préliminaire et des consultations de planification monoétape, on a mené une seconde ronde de consultations auprès des secteurs opérationnels pour confirmer les travaux préliminaires de la DGVÉ. Au total, la DGVÉ a tenu douze consultations avec la haute direction. Au cours des consultations, la haute direction a validé les facteurs de risque préliminaires et les risques relevés pour chaque entité, a modifié ou relevé d’autres risques, a discuté de la portée et de la justification potentielles, et a déterminé la portée et le calendrier des projets. On a également discuté d’autres préoccupations et priorités importantes.
On a tenu un atelier pour hiérarchiser le risque propre à chaque entité. Cet exercice a été divisé en deux étapes (préliminaire et finale).
Au cours de l’étape préliminaire de l’évaluation des risques, les participants à l’atelier de la DGVÉ (direction, vérificateur et gestionnaires de l’évaluation) ont classé chaque entité en fonction de deux critères au moyen d’une échelle à quatre points. On a d’abord évalué l’exposition au risque de chaque entité. L’exposition au risque se définit comme étant le niveau de risque auquel est exposée l’entité et tient compte des éléments suivants :
Ces éléments découlent d’un classement général de l’exposition au risque de l’entité.
Le second critère de la hiérarchisation de l’entité est l’importance. L’importance se définit comme étant la valeur intrinsèque de l’entité, dans le contexte des objectifs généraux du Ministère. L’importance tient compte, sans s’y limiter, de la matérialité de l’entité et de son importance intrinsèque pour le Ministère. Les autres facteurs sont l’incidence prévue de l’entité sur le Ministère et ses intervenants. À partir de ces facteurs, on a ainsi évalué l’importance du classement agrégé du risque de chaque entité pour le Ministère.
En donnant une pondération égale à l’exposition au risque et à l’importance, on a accordé une note de 0 à 1 à la priorité préliminaire composée des risques. Le classement des entités en fonction des priorités repose maintenant sur le risque.
La seconde étape permet un nouvel examen de cette nouvelle liste des risques prioritaires des points de vue de la vérification et de l’évaluation, en fonction de leurs propres critères.
Du point de vue de la vérification, l’examen de l’établissement préliminaire des priorités a tenu compte des priorités des autres intervenants, comme le BCG, le BVG, le CEDD, d’autres vérificateurs, le Ministère et la DGVÉ. On a également pris en compte d’autres facteurs, comme le plan de vérification de l’année dernière, l’intervalle depuis la dernière vérification ou évaluation, l’évaluation du risque en matière de GI-TI, les évaluations prévues, le PRM, les vérifications récentes, les progrès réalisés dans les initiatives ministérielles et les commentaires faits durant la consultation opérationnelle. Le résultat de la prise en compte de ces autres facteurs est l’établissement final des priorités de vérification de chaque entité.
Du point de vue de l’évaluation, le classement agrégé du risque, les engagements obligatoires envers l’évaluation des subventions et contributions ainsi que le renouvellement du financement des programmes ont aidé à guider la couverture et le calendrier des projets d’évaluation proposés pour chaque entité.
Ces deux classements (c.-à-d., établissement final des priorités de vérification et classement agrégé des risques en vue des évaluations) ont servi à dresser la liste préliminaire des missions et des projets d’évaluation interne, y compris la justification détaillée, la portée, les objectifs, les échéanciers et les estimations des ressources.
La DGVÉ a consulté le Conseil exécutif de gestion pour obtenir son point de vue sur la priorité, la portée, les objectifs et l’échéancier des projets inclus dans la liste potentielle des missions de vérification et des projets d’évaluation. Les résultats de ces consultations ont permis l’amélioration de la liste des projets potentiels, y compris le classement des priorités.
Au cours de la présente étape de la planification, la DGVÉ a élaboré, à partir de ces résultats, le plan de vérification et d’évaluation, y compris une description détaillée de la portée, des objectifs, de la justification et des besoins en ressources de chaque projet.
Le plan de vérification porte sur des secteurs qui présentent les risques les plus élevés et veille à la gestion, au contrôle et à la gouvernance des risques. Le plan d’évaluation fait en sorte que chaque évaluation tienne compte de deux enjeux principaux : la pertinence (contribution aux priorités du gouvernement pour répondre à un besoin réel) et la performance (efficacité, efficience et économie).
Les étapes finales de l’achèvement et de l’approbation du plan annuel de vérification et d’évaluation étaient les suivantes :