Juillet 2009
DGVE
Direction générale de la vérification et de l’évaluation
CEDD
Commissaire à l’environnement et au développement durable
CGA
Comptable général agréé
CGAP
Professionnel accrédité de la vérification gouvernementale
CIA
Vérificateur interne accrédité
CME
Comité ministériel d'évaluation
CCEV
Comité consultatif externe de vérification
EC
Environnement Canada
CEG
Conseil exécutif de gestion
RH
Ressources humaines
IIA
Institut des vérificateurs internes
CRG
Cadre de responsabilisation de gestion
BVG
Bureau du vérificateur général du Canada
MP
Mois-personnes
SCT
Secrétariat du Conseil du Trésor
SEH
Système d'enregistrement des heures
DPSC
La Division de planification stratégique et de coordination
2.0 Compte rendu sur les activités
3.0 État des activités de la Direction générale de la vérification et de l’évaluation
4.0 Utilisation des ressources
Figures
Figure 1 : Utilisation des mois-personnes pour les projets reliés par activité
Figure 2 : Pourcentage de l’utilisation totale des mois-personnes par activité
Figure 3 : Dépenses réelles par activité
La Direction générale de la vérification et de l’évaluation (DGVE) d’Environnement Canada aide le sous-ministre et la haute direction à atteindre les objectifs stratégiques du Ministère en leur fournissant de l’information objective, indépendante et fondée sur les résultats ainsi que des garanties et des conseils sur l’efficacité et l’efficience de ses programmes, politiques et activités. De plus, elle appuie le Comité consultatif externe de vérification (CCEV), le Comité ministériel d'évaluation (CME) et d’autres comités reliés, assure la liaison entre les vérificateurs externes et les représentants ministériels respectifs et prodigue des conseils en matière de pétitions environnementales.
À chaque exercice financier, la Direction générale prépare un plan pluriannuel de vérification et d’évaluation axé sur les risques et un rapport annuel sur ses activités ainsi qu’un rapport d’étape sur les missions et les projets d’évaluation internes menés au cours de l’année. 1
Le présent document a pour but de rendre compte auprès du CCEV et du CME des réalisations atteintes par rapport aux engagements et aux priorités pour 2008-2009, comme établis dans le Plan de vérification et d'évaluation 2008-2011, ainsi que des leçons importantes apprises au cours de l’année.
2.1 Mettre en œuvre le plan de travail sur la vérification interne
Dix nouveaux projets de vérification internes ont été prévus pour 2008-2009. Trois d’entre eux ont été achevés, soit la Revue de l’information pour l’aide à la prise de décision, déposé à la réunion du CCEV de janvier 2009 ainsi que la Vérification des dossiers de dotation et la Vérification des comptes débiteurs, déposés à la réunion du CCVE d’avril 2009. Un des projets, la Vérification de la Direction de l'infrastructure de la technologie, a été annulé car les risques étaient estimés trop faibles. Les six autres projets ont été reportés à l’exercice 2009-2010; deux devraient être achevés au cours du premier trimestre et les quatre autres au cours du deuxième trimestre.
Quarante-et-une recommandations ont été observées en matière de vérification interne.
La DGVE a également exercé un leadership actif dans la mise en œuvre de la Politique sur la vérification interne du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) dans l’ensemble des ministères en participant aux réunions du dirigeant principal de la vérification (DPV) et en siégeant au Comité consultatif principal sur la capacité de vérification interne et à plusieurs autres comités et groupes de travail du SCT.
La Direction générale compte présentement cinq vérificateurs internes accrédités, deux vérificateurs accrédités en matière de systèmes d’information, un professionnel accrédité de la vérification gouvernementale, un vérificateur interne certifié, aussi certifié en autoévaluation des systèmes de contrôle, un comptable général agréé et un comptable agréé.
Liaison et coordination avec le Bureau du vérificateur général, le Commissaire à l’environnement et au développement durable et les autres vérificateurs externes
L’équipe de vérificateurs a coordonné ses activités avec le Bureau du vérificateur général (BVG) par l’entremise de discussions périodiques avec des représentants du BVG et le Commissaire à l’environnement et au développement durable (CEDD) sur la mise en œuvre du plan de travail sur la vérification interne au cours des cinq prochaines années et sur les répercussions du plan de travail en matière de vérification interne du Ministère. De plus en plus, le BVG devrait dépendre du travail du Ministère.
Par l’entremise d’un processus continu, la DGVE est aussi en train de bâtir des relations et d’établir des protocoles de travail avec d’autres vérificateurs internes, par exemple ceux de la Commission de la fonction publique et du Commissaire aux langues officielles, ce qui augmente le nombre de vérifications auxquelles le Ministère est soumis.
Environnement Canada (EC) a participé à dix vérifications internes prévues pour 2008-2009. Le Ministère est soumis à onze vérifications internes, mises en œuvre en 2008-2009 et prévues pour 2009-2010.
2.2 Mettre en œuvre le plan de travail sur l’évaluation
La Division de l’évaluation a planifié mettre en œuvre 28 projets d’évaluation en 2008-2009, dont dix reportés depuis 2007-2008. Sur ce, onze projets ont été achevés et approuvés au cours du dernier exercice financier. Un projet, l’Évaluation du programme des glaces, a été initialement reporté, en raison de l’Examen stratégique. Il a été reporté une seconde fois en raison du faible risque associé et de son importance relative par rapport à d’autres obligations et priorités. Sur les seize projets reportés à l’année prochaine (2009-2010), onze devraient être achevés au cours du premier trimestre, et les cinq autres, au cours du deuxième.
La Division a aussi exercé son leadership en siégeant aux comités du SCT sur les lignes directrices en matière d’évaluation, l’évaluation du rendement et les compétences d’évaluation. En 2008-2009, elle a fait une présentation au Forum sur le rendement et la planification; elle en a aussi fait plusieurs à la conférence de la Société canadienne d'évaluation. Entre autres rôles importants, elle a aussi organisé la rencontre inaugurale de deux jours du Environmental Evaluators Network Forum (Canada). De plus, elle a participé activement à l’élaboration de lignes directrices et d’un manuel sur l’évaluation du rendement et les plans d’évaluation dans le cadre des initiatives réglementaires.
La Direction s’est retrouvée confrontée à plusieurs changements de personnel en 2008-2009. Deux évaluateurs et l’étudiant d’été ont participé à temps plein à l’Examen stratégique d’avril à août, tandis que deux autres évaluateurs ont participé à l’Examen stratégique en mars. De plus, un ES-06 a pris sa retraite en décembre, un ES-05 a été affecté au Conseil du Trésor, un ES-06 de RNCan a été affecté à EC et un ES-05 s’est retrouvé à la Division.
2.3 Activités liées aux services d’assurance, de liaison et de coordination
La Division de planification stratégique et de coordination (DPSC) a fourni un soutien en matière de secrétariat, de consultation et de stratégie au CCEV en organisant quatre réunions et six téléconférences en 2008-2009. Le CCEV a été au premier rang en se penchant sur les huit principales sphères de responsabilité; il a entre autres préparé le premier rapport annuel du comité à l’intention du sous-ministre. Le CCEV a également rencontré le ministre pour discuter du rapport en profondeur. La DPSC a aussi fourni un soutien en matière de secrétariat au CME en organisant quatre réunions en 2008-2009.
La DPSC a coordonné la réponse d’EC aux 22 pétitions présentées au ministre de l’Environnement au cours du dernier exercice financier. Sur ce nombre, cinq ont été envoyées uniquement à titre d’information. Dix ont reçu des réponses à l’intérieur du délai réglementé de 120 jours, six ont reçu des réponses en retard et une réponse est en cours de traitement. La DPSC n’a aucun contrôle sur les facteurs ayant un impact sur la rapidité des réponses, par exemple les délais de gestion ou les signatures d’approbation. Mentionnons que le CEDD fait rapport deux fois par année sur les réponses aux pétitions reçues entre le 1er juillet et le 30 juin. La DPSC a aussi contribué à l’élaboration du document d’orientation du BVG, Des réponses à vos questions – Guide sur le processus de pétition en matière d'environnement.
La DPSC continue à améliorer le Plan de vérification et d’évaluation axé sur les risques. Le plan 2009-2012 comporte un univers de vérification axé sur les risques bien défini réalisé à l’aide de l’Architecture d'activités de programme 2008-2009 – un plan détaillé des projets associés aux priorités ministérielles –, du Profil ministériel des risques et des Contrôles de gestion fondamentaux. Le plan bénéficie aussi d’un meilleur alignement et d’une meilleure intégration avec d’autres fournisseurs de services d’assurances, notamment le Bureau du contrôleur général (BCG), le Bureau du vérificateur général (BVG), le Commissaire à la protection de la vie privée, le Commissaire aux langues officielles et la Commission de la fonction publique. Il présente aussi une description plus complète des risques, la raison d’être et la portée de tous les projets de vérification et d’évaluation, notamment les reports, et se concentre davantage sur les suivis en matière de recommandations et de plans d’action de la gestion.
2.4 Résumé des réalisations de la Direction générale
L’exercice financier 2008-2009 s’est avéré une année de transition, au cours de laquelle des étapes clés ont été franchies par rapport à la mise en œuvre de la nouvelle Politique sur la vérification interne. La Direction générale a concentré ses efforts sur la dotation en personnel, sur l’introduction de la mise en œuvre de plans d’action de la gestion détaillés devant être présentés avec chaque rapport au CCEV, sur les activités visant à renforcer les mécanismes de production de rapports et sur l’élaboration d’une stratégie à long terme pour la prestation d’une assurance globale.
Résumé des activités
Au cours de l’exercice financier 2008-2009, la DGVE a réalisé un certain nombre d’activités visant à consolider les activités de vérification interne, d’évaluation, de planification stratégique et de coordination. La section qui suit résume quelques-unes des réalisations clés.
Au cours de l’exercice financier 2008-2009, la DGVE a concentré ses ressources et ses efforts sur certains secteurs prioritaires :
3.1.1 Exécution du Plan de mise en œuvre de la nouvelle politique de vérification interne d’EC
À la suite de la mise en œuvre de la Politique sur la vérification interne en 2006, le Conseil du Trésor a approuvé, en 2007, la création d’un comité indépendant de trois membres, le CCEV, dont le principal rôle est de s’assurer que le sous-ministre bénéficie de conseils, d’orientation et de services d’assurance indépendants sur la pertinence des processus de contrôle et de responsabilisation du Ministère. Il renforce l’indépendance de la vérification interne, et en même temps, stimule les activités permettant d’atteindre des degrés élevés de rendement et de professionnalisme.
Au cours de l’exercice financier 2008-0909, le CCEV a organisé quatre réunions et six téléconférences.
Installé au premier plan, EC continue à jouer un rôle prédominant en travaillant avec des agences centrales et d’autres ministères gouvernementaux en vue de régler les problèmes liés à la mise en œuvre de la Politique sur la vérification interne. En 2008-2009, les problèmes abordés ont concerné le remboursement des dépenses journalières et de déplacement des membres du CCEV ainsi que des questions liées à la réception et la manipulation des documents de sécurité. EC poursuit sa collaboration avec le BVG et le BCG; ensemble, ils se penchent sur les préoccupations du CCEV concernant les délais traditionnellement disponibles pour l’examen des vérifications externes n’ayant pas été ajustés afin de considérer le rôle de ce dernier.
En juin 2008, le CCEV a présenté son premier rapport annuel au sous-ministre. Il s’agissait d’un résumé de ses activités en 2007-2008 et d’une évaluation du système de contrôles internes d’EC, de la gestion des risques et de la capacité de ses activités de vérification interne. Les membres du CCEV se sont réunis avec le ministre pour présenter leur rapport et en discuter.
3.1.2 Assurance qualité – activités de vérification interne et planification stratégique et coordination
En avril 2008, une évaluation de la qualité des activités de vérification interne a été réalisée. Elle a révélé que, bien que les activités étaient généralement conformes aux normes de vérification internes acceptées, l’examen externe de la qualité présentait un certain niveau de non-conformité et que par conséquent, il fallait s’attarder davantage à l’opinion globale destinée au sous-ministre.
En novembre 2008, une évaluation de la qualité interne a été réalisée par rapport aux changements prévus en janvier 2009 aux normes de l’IVI. Elle a révélé des niveaux de non-conformité mineurs, et un plan d’action a été élaboré et est en voie d’être mis en œuvre afin d’améliorer l’activité de vérification interne.
À la suite de ces changements, Ernst & Young a réalisé une évaluation externe de la qualité. Celle-ci a révélé que l’activité de vérification interne était généralement conforme aux nouvelles normes de l’IVI; on a constaté une non-conformité partielle seulement par rapport à un secteur du suivi. Ce secteur fait d’ailleurs l’objet d’une attention. Les résultats du rapport d’Ernst & Young ont été abordés à la réunion d’avril 2009 du CCEV et seront présentés à sa prochaine réunion, en juillet 2009.
3.1.3 Assurance qualité – activité d’évaluation
Dans le cadre du Programme d’assurance qualité de la DGVE, la Division de l’évaluation a réalisé une évaluation interne de sa conformité par rapport aux normes d’évaluation. Les normes utilisées pour orienter l’évaluation interne sont basées sur les normes d’évaluation existantes (p. ex. SCT), ainsi que sur l’adaptation des normes de vérification interne pertinentes. L’évaluation a démontré que la Division respectait les normes, à l’exception d’un secteur où la conformité était partielle.
L’Unité est actuellement préoccupée par l’achèvement des évaluations dans les délais attendus. Selon la rétroaction des clients et des gestionnaires de programmes, les évaluations sont généralement achevées dans des délais adéquats par rapport aux questions de prise de décisions reliées aux programmes et qui n’entravent pas le bon fonctionnement de ces derniers (par exemple les présentations au SCT concernant les renouvellements). Une question dans ce contexte est reliée aux attentes par rapport au délai d’achèvement des évaluations basées sur les exercices financiers. L’achèvement final des évaluations prévues pour être réalisées au cours d’un exercice financier, par exemple présenter le rapport au CME, peut toujours avoir été prévu pour déborder dans le prochain exercice financier. Notre plan annuel, cependant, n’indique pas la date de complétion attendue des projets, seulement l’exercice financier au cours duquel un projet est amorcé. Cette communication améliorée au sujet des délais des projets d’évaluation devrait aider à clarifier les perceptions entourant la présentation en temps opportun. Il y a parfois d’autres délais, dont certains sont externes à la Division de l’évaluation, par exemple les délais liés au processus d’approbation officiel, au processus de récupération des coûts ou à l’obligation fréquente d’examiner et de réviser les documents soumis par les fournisseurs. Cela étant dit, la Division reconnaît que certains facteurs peuvent l’aider à renforcer sa capacité à achever les évaluations dans les délais attendus : des améliorations peuvent être apportées à la planification du travail d’évaluation pour s’assurer de procéder aux évaluations à temps, la priorisation des ressources humaines et financières, afin d’assurer la complétion des produits d’évaluation clés et la surveillance minutieuse des délais pour la complétion des produits.
3.1.4 Respecter les critères exigés par le CGR
Les résultats du 6e Cadre de gestion et de responsabilisation (CGR) en matière d’efficacité de l’activité de vérification interne (critère no 18) proviennent d’une évaluation des activités et des fonctions principales d’EC en 2008-2009. Ils se présentent comme suit :
En réponse à ces opportunités d’amélioration, EC a amélioré son Plan de vérification et d’évaluation axé sur les risques 2009-2012 en incluant un univers de vérification et d’évaluation et en le reliant aux priorités ministérielles, au Profil ministériel des risques et aux contrôles de gestion fondamentaux. Il inclut non seulement les niveaux de risques requis des projets de vérification, la raison d’être des estimations des ressources et des reports et l’énoncé des contraintes, mais aussi une date de début et une date d’achèvement préalablement fixées pour chaque projet.
La DGVE s’est essentiellement employée à améliorer la planification des risques en offrant un meilleur contexte en matière de niveaux de risques et de degrés d’importance des projets. De plus, le Ministère s’est engagé à produire des rapports plus réguliers sur le suivi des plans d’action de la direction et a mis en œuvre de nouvelles procédures et lignes directrices.
Les résultats du 6e CGR sur le plan de la qualité et de l’utilisation de l’activité d’évaluation (critère no 6) se présentent comme suit :
Le 6e CGR reconnaît qu’EC continue à démontrer que l’information en matière d’évaluation est utilisée pour informer des dépenses et des décisions politiques au sein du Ministère. Il révèle aussi que les évaluations réalisées par le Ministère ont tenu compte des principales questions en matière de pertinence et de succès à l’aide des méthodologies appropriées. Enfin, les résultats montrent aussi que la gouvernance de l’activité est appropriée et que sa portée s’intensifie.
3.1.5. Mettre en œuvre les stratégies de RH
Au cours de la dernière année, la Direction a fait des progrès en ce qui concerne la mise en œuvre des stratégies définies dans le Plan des ressources humaines (RH) 2008-2009. Par exemple, elle a offert des séances d’encadrement pour aider les employés à déterminer leurs objectifs de carrière et les étapes pour les atteindre. Chaque employé a élaboré son plan personnel d’apprentissage et de perfectionnement pour acquérir et maintenir les connaissances, les aptitudes et les compétences reliées à son niveau et ses fonctions, aux priorités d’affaires du Ministère et à ses aspirations professionnelles.
La DGVE est toujours déterminée à assurer le perfectionnement professionnel de ses employés. Les ressources en vérification interne sont formées pour être capables d’utiliser TeamMate et ACL dans la prestation de leurs services.
En 2008-2009, les exigences en matière de ressources professionnelles pour réaliser les missions de vérification, les projets d’évaluation ainsi que les activités de planification stratégique et de coordination se sont élevées à 177 mois-personnes et 508 000 $. Le tableau ci-dessous illustre l’attribution des mois-personnes et des services professionnels par activité. Sont exclues les ressources consacrées aux activités de gestion.
Attribution des Mois-personne (MP) et des services professionnels
|
Activité |
Mois-personne (MP) *prévu |
Mois-personne(MP) *réel |
Services professionnels (milliers de $) |
|---|---|---|---|
|
Missions de vérification interne |
74 |
64 |
172 $ |
|
Projets d’évaluation |
80,6 |
68 |
276 $ |
|
Planification stratégique et coordination |
27 |
45 |
60 $ |
|
TOTAL |
181,6 |
177 |
508 $ |
*Description du mois-personne par catégorie :
La figure 1 établit une comparaison entre le nombre de mois-personnes (MP) prévus par rapport au nombre de MP réels consacrés aux projets. Elle a été réalisée à partir de données extraites du Système d'enregistrement des heures (SEH) de la Direction générale.
En 2008-2009, la DGVE avait planifié un total de 74 MP pour achever ses projets de vérification. Les données provenant du SEH ont révélé que 64 MP avaient été consacrés aux projets d’évaluation en 2008-2009, pour un écart de 10 MP. L’utilisation des MP a été moindre que prévu pour les raisons suivantes :
Ces MP n’ont pas été travaillés, étant donné les actions de dotation en personnel plus lentes que prévu et le congé d’un employé avec étalement du revenu sur les années suivantes.
La Division de l’évaluation avait à l’origine prévu 80,6 MP pour achever ses projets d’évaluation. Huit ressources ont été ciblées pour des services de consultation et des services-conseils. Quand ces services ont été recodés dans le SEH en tant qu’activité de la DGVE, soit une activité de catégorie A, le nombre ajusté de MP prévus pour les projets d’évaluation était de 72,6.
En 2008-2009, la Division de l’évaluation a consacré environ 68 MP aux projets d’évaluation. Le léger écart de 4,6 MP est dû au fait que certains projets ont nécessité plus de temps que prévu, par exemple le Programme d’application de la loi en environnement et le Programme d'intendance de l'habitat, tandis que d’autres projets en ont nécessité plus, par exemple les Contributions destinées à appuyer des travaux de R-D en environnement. Parmi les autres facteurs ayant contribué, mentionnons le recours à dix MP par la Division de l’évaluation pour l’Examen stratégique, le report de l’Évaluation du programme des glaces et l’impact des postes intérimaires.
La Division de planification stratégique et de coordination (DPSC), qui avait prévu 27 MP pour achever ses projets, en a utilisé 45. L’écart de 18 MP s’explique par les exigences accrues en MP pour soutenir le CCEV (il a fallu plus de 14 MP plutôt que les six prévus), achever l’évaluation des risques et le Plan de vérification et d’évaluation (sur les six MP prévus, il en a fallu presque treize) et gérer les vérifications externes (sept MP au lieu des quatre prévus).
Figure 1 : Utilisation des mois-personnes pour les projets reliés par activité
La figure 2 illustre les mois-personnes consacrés aux diverses activités. Comme la figure 1, elle a été réalisée à partir de données extraites du Système d'enregistrement des heures (SEH). Globalement, 73,5 % de l’emploi du temps productif a été consacré à la vérification (26,7 %), à l’évaluation (28,2 %), à la planification stratégique et la coordination (12,7 %) et au soutien fourni au CCEV (5,9 %) en 2008-2009. Environ 26,5 % du temps a été consacré à d’autres activités, notamment la formation, les réunions, les consultations, la dotation en personnel, le SEH et des activités administratives diverses2.
Figure 2 : Pourcentage de l’utilisation totale des mois-personnes par activité
DÉPENSE BUDGÉTAIRE
Les prévisions des besoins totaux en ressources pour 2008-2009 se chiffraient à 3,2 millions de dollars. Le budget réel de la Direction générale s’est élevé à 3,44 millions. Elle a en outre reçu une somme additionnelle de 159 000 $ du Conseil du Trésor pour financer les coûts salariaux incrémentiels associés aux nouvelles conventions collectives.
Les dépenses de la Direction générale pour 2008-2009 se sont élevées à environ 3,59 millions, laissant un léger surplus d’environ 5000 $. Les ressources dépensées ont été plus élevées que prévu en raison d’un certain nombre de postes intérimaires de haut niveau à la Direction générale et des exigences budgétaires accrues visant à soutenir le CCEV.
La figure 3 illustre la répartition des dépenses de la Direction générale par activité pour 2007-2008, y compris celles reliées aux activités de gestion.
Figure 3 : Dépenses réelles par activité
Un certain nombre de leçons importantes ont été apprises en conséquence des projets d’évaluation et de vérification interne menés au cours de l’année. Ces leçons apprises sont présentées comme étant pertinentes soit pour le Ministère dans son ensemble, soit pour la Direction générale de la vérification et de l’évaluation.
Leçons apprises grâce aux projets d’évaluation pertinentes au Ministère dans son ensemble
Leçons apprises grâce aux projets d’évaluation pertinentes à la Direction générale de la vérification et de l’évaluation
Leçons apprises grâce aux projets de vérification interne et de planification stratégique et de coordination
En plus d’assurer la mise en œuvre du plan de travail sur la vérification interne 2009-2010, la Direction s’emploiera à minimiser les délais d’achèvement des rapports de vérification interne et d’évaluation. Elle compte aussi améliorer de façon continue la surveillance et le suivi des recommandations en la matière.
En 2009-2010, le DPV/DG de la DGVE prévoit remettre au SM (en collaboration avec le CCEV) sa première opinion globale annuelle sur l’efficacité et la pertinence de la gestion des risques, du contrôle et de la gouvernance.
Au cours de l’exercice financier 2009-2010, la Direction générale de la vérification et de l’évaluation concentrera ses ressources et ses efforts sur les priorités suivantes :
1 - Tous les rapports sont affichés sur le site web d’Environnement Canada, au www.ec.gc.ca/ae-ve/.
2 - La catégorie Activités administratives diverses fait référence aux activités suivantes : Communications générales (p. ex. répondre aux courriels et les classer), Tâches administratives (p. ex. commander des fournitures, régler des problèmes de TI), Projets spéciaux (p. ex. mises à jour de l’état d’avancement des projets, gabarits, vieux projets ne faisant pas partie du SEH), Activités de bureau (p. ex. dîners de formation, dîners de groupe, maillage), Soutien à des groupes ou associations professionnelles (p. ex. SCE, Équipe d’écologisation, CCMTGC), Divers RH et PP (p. ex. encadrement, lecture/discussion en lien avec le travail, supervision d’étudiant, demandes de congé)..