Vérification de l’Institut national de recherché sur les eaux

VÉRIFICATION DE L’INSTITUT NATIONAL DE RECHERCHE SUR LES EAUX (INRE)

en regard des caractéristiques des organismes de recherche bien gérés définies par le Bureau du vérificateur général

INTRODUCTION

L’objet de ce document est:

• de décrire brièvement les antécédents et le contexte de la vérification de l’INRE en fonction des caractéristiques des organismes de recherche bien gérés du BVG;
• de définir les objectifs de la vérification;
• de définir la portée de la vérification et les questions à étudier;
• de présenter l’approche et la méthodologie;
• de donner le calendrier et les ressources disponibles pour les activités de vérification;
• de définir les produits à livrer.

OBJECTIFS DE LA VÉRIFICATION

Le directeur exécutif de l’INRE a demandé la tenue d’une vérification objective et indépendante afin d’évaluer la performance de l’INRE par rapport aux dix caractéristiques des organismes de recherche bien gérés. Ces caractéristiques ont été décrites par le Bureau du vérificateur général au chapitre 22 de son Rapport au Parlement, présenté en novembre 1999.

Les résultats de cette vérification serviront au directeur exécutif et aux autres cadres supérieurs du Service de la conservation de l’environnement (SCE) d’Environnement Canada pour modifier ou peaufiner la gestion de l’INRE et d'autres organismes de recherche relevant du SCE. Ils pourraient également fournir des leçons utiles applicables à l'ensemble du Ministère et aux autres ministères exploitant des installations de recherche.

Le BVG s'est également montré intéressé par les résultats de cette vérification, car c’est le premier cas concret d’utilisation des caractéristiques qu'il a élaborées et qu'il devrait permettre de juger de leur validité.

Alors que dans ce qui suit on parle de vérification, ce travail a également comporté des éléments d’une évaluation de l’efficacité. Ceux-ci concernent les questions importantes de pertinence et d’excellence des travaux de recherche réalisés.

CONTEXTE FÉDÉRAL / DESCRIPTION DE L’INRE

Environnement Canada (EC) est un ministère à vocation scientifique qui a pour mandat de conserver et d’améliorer la qualité de l’environnement naturel, notamment celle de l’eau, de fournir des services météorologiques, d’assurer le respect des règles prises par la Commission mixte internationale du Canada et des États-Unis relativement aux eaux limitrophes, et de coordonner les plans et les programmes fédéraux relatifs à l’environnement.

Environnement Canada s’est engagé à veiller à ce que sa science et sa technologie (S-T) soient pertinentes, efficaces et bien gérées. Comme membre du groupe des ministères à vocation scientifique, EC travaille dans le cadre de la Politique fédérale en matière de sciences et de technologie et dans le cadre commun des sept principes définis dans le document fédéral de stratégie de 1996 intitulé Les sciences et la technologie à l’aube du XXI^e siècle. L’INRE met en œuvre ces principes dans ses activités afin de s’assurer que les objectifs fédéraux d’excellence en sciences et en technologie canadiennes sont respectés.

Afin de respecter l'engagement ci-dessus, EC a également élaboré un cadre de gestion des sciences et de la technologie qui vient compléter les orientations et les exigences des stratégies fédérales en sciences et en technologie. Ce cadre de gestion guide les travaux de l’INRE et fait appel à divers comités qui discutent des problèmes de gestion des sciences et de la technologie, qui élabore et met en œuvre des politiques dans ce domaine et donne des conseils et des avis à la haute direction d’Environnement Canada sur les politiques et les programmes de sciences et de technologie. Ce cadre constitue également un mécanisme de responsabilisation pour assurer l’utilisation efficace des ressources et l’efficacité des activités d’Environnement Canada dans le domaine des sciences et de la technologie.

Situé à Burlington en Ontario et à Saskatoon en Saskatchewan, l'INRE est le plus grand établissement de recherche sur les eaux douces du Canada. On y exécute un programme de recherche et développement complet dans le domaine des sciences aquatiques, de concert avec les communautés scientifiques du Canada et de l’étranger. Sa mission, en procédant à des recherches écosystémiques, consiste à étendre les connaissances et la compréhension des écosystèmes aquatiques qui sont nécessaires pour résoudre les questions environnementales de dimensions régionale, nationale ou internationale qui présentent un intérêt pour le Canada. L’objectif de l’INRE, grâce à ces travaux de recherche scientifique, est de favoriser l’élaboration de politiques et de programmes gouvernementaux sains, la prise de décision en politiques publiques et l’identification hâtive des problèmes environnementaux.

Voici quelques faits saillants sur l’INRE. On peut trouver d’autres renseignements sur le site Web d’EC à www.ec.gc.ca et sur celui de l’Institut à http://www.cciw.ca/nwri/nwri-f.html.

• L’Institut réalise des travaux de recherche guidés par sa mission pour le compte d’EC, et pour divers AMG, selon le principe de la récupération des coûts.
• Le Budget annuel pour l’exercice 2000-2001 est de 26,8 millions de dollars. L’INRE a obtenu environ 7,2 millions de dollars de financement additionnel pour cet exercice.
• Le nombre d’employés de l’INRE correspond à 320 équivalents à temps plein (ETP) soit 70 chercheurs, 17 chimistes, cinq biologistes, cinq physiciens et quatre ingénieurs. Les autres ETP correspondent à des postes de gestionnaire, de personnel de soutien administratif et, dans une large mesure, de personnel de soutien à la recherche.
• L’Institut est dirigé par un directeur exécutif qui relève du directeur général du Service de la conservation de l’environnement (SCE) .
• Relevant du Bureau du directeur exécutif, il y a les responsables du Programme de surveillance de la qualité de l’eau douce du Système mondial de surveillance continue de l’environnement (GEMS/Eau), de Liaison scientifique, des Services généraux, du Laboratoire national des essais environnementaux et de la Direction du soutien à la recherche.
• Il y a également trois directions de recherche qui relèvent du directeur exécutif. Ce sont:
• la Direction de la recherche sur la gestion des écosystèmes aquatiques;
• la Direction de la recherche sur l’étude des impacts sur les écosystèmes aquatiques;
• la Direction de la recherche sur la protection des écosystèmes aquatiques.
• Le programme de recherche est structuré en 12 projets multidisciplinaires, chacune des troisdirections de recherche assumant la responsabilité de quatreprojets.

PORTÉE

La vérification s’efforcera de procéder à une évaluation en regard des dix caractéristiques élaborées par le BVG. Ces critères sont groupés selon les thèmes suivants:

• Axé sur les personnes
• Leadership
• Gestion de la recherche; et
• Le rendement de l’organisme.

La vérification s’intéressera aux pratiques en vigueur et mettra l’accent sur les activités des exercices 1999-2000 et 2000-2001.

MÉTHODOLOGIE

Les méthodologies utilisées seront, entre autres:

• L’étude des rapports récents du Bureau du vérificateur général concernant les organismes de recherche.
• L’étude préliminaire de documents pour familiariser l’équipe de vérification aux activités et à la nature de l’INRE et aux caractéristiques à utiliser avant de se rendre dans les locaux de l’INRE.
• Entrevues en personne ou au téléphone avec:
• le personnel de gestion et des programmes de l’INRE;
• les principaux gestionnaires du SCE à Hull, au Québec, qui sont responsables de façon générale du rendement de la recherche;
• les gestionnaires clients au sein d’EC;
• d’autres clients, comme ceux au sein d’AMG, et d’autres intervenants comme le Conseil consultatif des sciences et de la technologie auprès du sous-ministre, d’autres paliers de gouvernement et d’autres partenaires du milieu universitaire.
• L’étude de documents sur place.

On trouve à l’annexe A des renseignements plus détaillés sur l’approche proposée.

Annexe A

MÉTHODOLOGIE

La vérification se penchera au minimum sur les documents suivants et s’appuiera sur une série d’entrevues. Elle fera également appel à d’autres mécanismes ou approches que l’équipe de vérification jugera pertinentes pendant la vérification.

Nous avons décidé de ne pas procéder à une enquête pour recueillir de l’information auprès du personnel de l’INRE. Nous avons estimé que les sujets à analyser en regard des caractéristiques définies par le BVG sont vastes, font appel à des valeurs et ne se prêtent pas à des questions discrètes ou à des questions et à des réponses précises ou fermées. Nous avons donc prévu, en règle générale, d’interroger un échantillon de 10% du personnel, sélectionné de façon aléatoire. Étant donné la nature des critères à évaluer, une grande partie des résultats de la vérification reposera sur l’information recueillie lors des entrevues et sur les opinions exprimées, ainsi que sur l’étude des documents.

Nous demanderons l’appui du Bureau du directeur exécutif pour recueillir l’information ci-dessous. Nous lui demanderons également de faciliter l’établissement de contacts, la planification des entrevues avec les utilisateurs, les partenaires et les autres organismes intéressés.

Nous organiserons une première réunion avec le personnel pour l’informer des objectifs et de la méthodologie de vérification, si le directeur exécutif le juge utile et pertinent.

ÉTUDE DES DOCUMENTS

Voici une liste des documents qui seront analysés lors de la revue.

Renseignements de base et descriptifs

Chapitre 22 du Rapport du Bureau du vérificateur général de novembre 1999 intitulé Les caractéristiques des organismes de recherche bien gérés

La Politique fédérale en matière de sciences et de technologie

Les sciences et la technologie à l’aube du XXI^e siècle, 1996

Les sciences et la technologie à Environnement Canada – Vers des solutions

Système de gestion des sciences et de la technologie d’Environnement Canada

Rapport annuel de l’INRE, 1998-1999 – À l’aube d’un nouveau siècle

Organigramme

Descriptions de poste

Contrats de gestion

Équipement et installations de recherche

Planification de la recherche

Méthodologie utilisée pour la planification: stratégie de consultation, analyse des besoins, évaluation coûts-avantages, critères de sélection.

Plans des exercices en cours et antérieurs/Plans individuels des unités de recherche

Gestion et administration générale

Budget

Plan opérationnel de l’INRE

Plan d’immobilisations

Procès-verbaux des réunions de la Direction

Suivi des progrès réalisés et rapports

Rapports financiers

Gestion des ressources humaines

Profils de compétences de base / Guide de perfectionnement des ressources

Profil de compétences du personnel; âge; durée en poste

Analyse des lacunes de compétences / Plan de formation du personnel

Cadre de gestion des ressources humaines de la communauté scientifique et technologique fédérale

Cadre de gestion des ressources humaines de l’INRE

Procès-verbaux des réunions du personnel et suivi

Résultats du Sondage auprès des fonctionnaires fédéraux, automne 1999

Autres moyens d’enquête ou de rétroactions auprès des employés

Mesure du rendement

Cadre de rendement; indicateurs de rendement

Outils d’évaluation du rendement; outils de référence

Commentaires des clients sur la pertinence, la qualité et les répercussions

Examen par des spécialistes et des pairs

Rapports annuels et rapports sur le rendement des exercices précédents

Toutes études ou évaluations récentes sur le rendement de l’INRE

Communication des résultats de la recherche

Processus permettant de contribuer à l’élaboration des politiques et des programmes

ENTREVUES/ENQUÊTES

Voici, à notre avis, les exigences minimales. Nous mentionnons certains sujets présentant un intérêt particulier ainsi que l’évaluation du nombre d’entrevues à réaliser.

Karen Brown, SMA, SCE / Ken Sato, directeur général, Science des écosystèmes, SCE - 1

Comment veillez-vous à ce que l’ordre du jour de la recherche soit pertinent pour les utilisateurs de l’intérieur et de l’extérieur?

Comment le système de gestion des sciences et de la technologie interagit-il avec l’INRE?

Quel moyen utilisez-vous pour affecter les ressources aux recherches de l’INRE?

Comment veillez-vous à l’excellence de la recherche?

Quel est, à votre avis, la réputation de l’INRE comme organisme de recherche à l’échelle nationale et internationale?

John Carey, directeur exécutif, INRE - 1

Toutes les questions concernant les analyses et la planification de la recherche, les systèmes de gestion, la planification des ressources humaines, les questions de compétence et de moral; l’adéquation des ressources, l’adéquation des installations, lesmécanismes d’évaluation et de commentaires pour s’assurer que l’on répond aux besoins des clients, la vulgarisation, le partenariat; la diffusion des résultats, la mesure du rendement et les examens des pairs, et la réputation de l’INRE.

Chaque gestionnaire relevant du directeur exécutif - 9

Questions mentionnées précédemment pour le directeur exécutif.

Adjoint exécutif - 1

Renseignements sur les processus de gestion et d’administration

Documents, contacts avec les autres organismes

Chercheurs et personnel de soutien de l’INRE - 25

Questions de pertinence de la gestion, des ressources, des installations, identification des besoins en recherche, liberté de la recherche et incitation à la créativité, réputation de l’INRE et acceptation des résultats de ces recherches (échantillon représentatif)

Spécialistes en ressources humaines: INRE; région de l’Ontario - 2

Renseignements ministériels sur les questions et les stratégies de renouvellement du personnel

Utilisateurs internes d’EC et utilisateurs d’autres ministères - 15

(cela englobe les directeurs régionaux et les responsables d'initiatives d’EC concernant les écosystèmes, les grands utilisateurs du gouvernement)

Comment l’INRE tient-il compte de vos besoins et de vos priorités?

Un accord a-t-il été conclu entre votre organisme et l’INRE? À votre avis, est-il efficace et bien géré?

L’Institut répond-il à vos besoins en vous fournissant l’information voulue en temps opportun?

À votre avis, l’INRE est-il perçu comme un organisme crédible? Sur quelle base émettez-vous cette opinion?

Autres organismes scientifiques, partenaires et intervenants - 15

(y compris le Conseil consultatif des S-T, les ministères provinciaux responsables de l’eau, ceux pour qui l’INRE réalise des recherches selon le principe de la récupération des coûts, les universités)                                                                                                                       

Avez-vous la possibilité d’influencer les priorités de recherche?

Quels sont les travaux qui ont été réalisés en coopération?

Quels fonds y sont consacrés?

Quelle vulgarisation fait l’INRE?

Examens par des pairs et des spécialistes sur les résultats de la recherche à l’INRE?

À votre avis, l’INRE est-il perçu comme un organisme crédible? Sur quelle base émettez-vous cette opinion?

(ex: taille possible de l’échantillon stratifié: le Rapport annuel de 1998-1999 énumère 95 collaborateurs)

NOMBRE TOTAL D’ENTREVUES - 69

Sur le total ci-dessus, environ 40 auront lieu dans les locaux de l’INRE.