Vérification de l’Institut national de recherché sur les eaux

Axé sur les personnes

Caractéristique 1

Les gestionnaires savent de quels talents ils ont besoin sur le plan de la recherche et sur d’autres plans pour réaliser la mission; aussi recrutent-ils, forment-ils ou retiennent-ils la bonne combinaison de personnes.

La direction de l’INRE évalue les besoins actuels et à venir en ressources humaines de l’organisation sur une base permanente, et a mis en œuvre un certain nombre d’initiatives dans ce domaine. Il faut cependant étudier et évaluer le mécanisme d’attribution du personnel de soutien technique.

• La direction de l’INRE reconnaît que le vieillissement de la main-d’œuvre pose un problème, comme c’est apparu à la fois dans les entrevues et dans l’analyse de l’effectif de l’INRE. Une stratégie de recrutement, le Plan de gestion des ressources humaines (RH), a été élaborée et mise en place.
• Un profil et un portefeuille de compétences (qui comprend une évaluation à 360 degrés donnant une vision plus complète des besoins en perfectionnement de l’employé) ont été élaborés à l’intention du personnel de recherche désireux d’occuper des postes de gestion.
• La haute direction étudie et évalue le recours aux entrepreneurs par rapport à l’embauche d’employés, pour des durées déterminées ou indéterminées, sur une base continuelle. Le Comité de consultation syndicat-patronat (CCSP) joue un rôle dans ce domaine en transmettant les commentaires du point de vue syndical.
• Les entrevues ont permis de relever un certain nombre d’entraves au recrutement, y compris les niveaux de salaire en début de carrière et le vieillissement de l’équipement.
• Il n’y a pas de plan officiel de relève de l’effectif pour faciliter une transition en douceur des responsabilités des postes principaux à l’INRE. C’est un problème dont la haute direction de l’Institut a déjà conscience.
• D’après de nombreuses personnes interrogées, il faut davantage de personnel de soutien technique, ou il faut modifier sa répartition entre divers projets et la faire connaître afin que celle-ci soit perçue au sein de l’organisation comme plus équitable.

Caractéristique 2

Les employés sont passionnés par leur travail, ils ont confiance en la direction et ils sont fiers de l'organisme pour lequel ils travaillent.

Les employés de l’INRE ont exprimé leur confiance dans la direction, ils se dédient à leur travail et en sont fiers.

• La majorité des personnes interrogées sont très fières de leur organisation et passionnées par leur travail.
• Les entrevues avec les membres du personnel ont révélé que, pour l’essentiel, l’INRE dispose d’une structure organisationnelle ouverte, transparente, positive et qui constitue un appui. Elles ont fait ressortir que, en règle générale, la Direction est visible, sollicite l’opinion des employés et en tient compte dans ses décisions.
• Un CCSP dynamique est en place.
• En règle générale, l’apport et les activités des employés qui contribuent à la réputation de l’organisation sont reconnus. Toutefois, les entrevues ont montré que les techniciens de l’INRE estiment qu’ils ne sont pas appréciés suffisamment. Le sentiment d’appartenance des techniciens doit être renforcé, en mettant en place, par exemple, des moyens de reconnaissance de leurs apports et de leurs réalisations plus visibles.

Caractéristique 3

Les besoins actuels et prévus des parties dépendantes sont l'élément moteur de l'organisme et de ses programmes de recherche.

La fonction de planification est bien implantée et bien gérée.

• Les recherches actuelles correspondent aux priorités de l’organisation.
• Les documents de planification sont bien structurés et montrent des liens étroits entre les priorités d’activités et les résultats. Cela est valable à la fois pour les documents de planification au niveau des études et pour les documents de planification à un niveau supérieur.
• Les principaux utilisateurs des recherches scientifiques de l’INRE ont largement l’occasion de faire part de leurs besoins dans le cadre de la planification. La haute direction de l’INRE envisage de consolider cette fonction en faisant appel aux utilisateurs plus tôt pour obtenir leur contribution initiale sur les recherches à entreprendre.
• L’Institut est bien représenté dans les forums ministériels dans lesquels les besoins, les priorités et les plans sont discutés. Le personnel de recherche participe à la planification et apporte sa contribution aux questions à long terme en fonction des renseignements recueillis lors des discussions avec les pairs, de conférences et avec les clients. En ce sens, il y a une analyse permanente des enjeux.
• Le personnel de recherche estime qu’il dispose de suffisamment de souplesse dans ces plans de travail pour se pencher sur d’autres secteurs d’intérêt qui pourraient se révéler intéressants.
• Une des difficultés constatées dans la gestion du processus de planification de l’Institut tient au moment auquel le budget est reçu du ministère. Ces répercussions se font sentir pendant la saison estivale de travail sur le terrain, qui détermine les dépenses qu’il faut engager. Si la ventilation du budget n'est pas disponible à ce moment-là, la gestion des fonds disponibles au cours du second trimestre de l’exercice pour couvrir ces dépenses devient difficile.
• Un domaine dans lequel il y a des améliorations à apporter est la transmission des décisions prises au cours de la planification. Lors des entrevues avec les utilisateurs et les clients au sein du gouvernement, ceux-ci ont indiqué le besoin de disposer de plus d’information sur la façon dont les priorités de la recherche sont définies en dernier recours, et les domaines dans lesquels les fonds publics seront dépensés. Ils aimeraient obtenir plus d’information sur la façon dont les fonds, qui sont transférés de leurs budgets à celui de l’INRE, sont dépensés pour répondre à leurs besoins de recherche.

Caractéristique 4

Les employés et les parties dépendantes partagent la vision, les valeurs et les objectifs de la direction.

La vision, les valeurs et les objectifs de l’INRE sont largement partagés.

• Le personnel d’EC, qu’il s’agisse des gestionnaires des services ou, de façon plus générale, de l’ensemble des employés de l’INRE, peut bien structurer la vision et les objectifs de l’Institut.
• Le personnel de recherche sait comment son travail est lié au mandat du Ministère et comment il s’intègre dans le cadre de gestion des activités.
• Parmi les personnes interrogées, la plupart estiment que la direction prise par l’INRE est saine; ils appuient la prise de décision de la direction dans ce domaine et reconnaissent les valeurs et les efforts connexes de la haute direction pour mettre en place un milieu de travail équitable et transparent.
• De façon compréhensible, la vision et les objectifs de l’INRE sont moins bien connus des clients de l’extérieur du gouvernement, c’est-à-dire que cette connaissance diminue au fur et à mesure qu’on s’éloigne de l’Institut ou du Ministère.

Caractéristique 5

Le portefeuille de programmes représente la bonne recherche, au bon moment, et au bon niveau d'investissement.

L’INRE met en place un portefeuille de recherche bien structuré, qui fournit de l’information en temps opportun, et les entrevues révèlent qu’il s’agit d’un investissement public qui optimise les ressources.

• En ce qui concerne la réalisation de la bonne recherche au bon moment, les forces du processus de planification mentionnées précédemment fournissent des renseignements adéquats sur lesquels appuyer les décisions concernant le besoin et la pertinence du travail réalisé par l’Institut.
• L’analyse permanente des enjeux qui a lieu facilite des réponses rapides aux demandes d’information concernant les questions d’actualité et réduit la probabilité d’être surpris par des demandes d’information scientifique sur des questions nouvelles ou des enjeux émergents.
• Le portefeuille de recherche est étudié et ajusté de façon régulière.
• En ce qui concerne le bon niveau d’investissement et, ici encore, la pertinence de la recherche, l’INRE tire pleinement parti de son financement bien au-delà de son montant en dollars pour obtenir les résultats de ces recherches. Les propositions de recherche élaborées et présentées à des organismes de financement extérieurs sont également évaluées de façon concurrentielle, fournissant une autre indication de la bonne utilisation des fonds par l’INRE.
• La direction et les chercheurs sont conscients que le fait de vouloir tirer parti au maximum de sources de financement extérieures, et de collaborer avec les autres, pourrait avoir pour effet néfaste éventuel de détourner sa mission.
• Les répercussions des activités administratives (comme la volonté de tirer parti au maximum du financement extérieur ou l’embauche d’entrepreneurs) sur le temps consacré par les chercheurs à leurs travaux ont été mentionnées comme un problème par la haute direction de l’INRE, et discutées avec les personnes interrogées. Les opinions de celles-ci se partageaient également quant à savoir si cela avait ou non des effets négatifs sur leur travail: certains ont prétendu qu’ils ne disposaient que de 30% de leur temps pour faire de la recherche à cause des tâches administratives et autres, alors que d’autres ont trouvé que c’est un irritant, mais qu’une grande partie de cette charge repose sur les postes de direction et n’accapare pas plus de 10 à 15% de leur temps.

Caractéristique 6

Les projets de recherche sont excellents sur le plan de la science; ils font appel aux bonnes personnes, ils ne déraillent pas et le budget est respecté.

Les personnes interrogées ont signalé que l’excellence sur le plan de la science et la réputation des chercheurs à l’emploi de l’Institut font partie de ses marques de commerce et ce, malgré les problèmes et les entraves mentionnés dans les domaines du renouvellement de l’effectif et du recrutement de personnel.

• L’excellence de l’INRE en sciences et sa crédibilité sont mises en évidence de diverses façons, en particulier grâce aux examens par des pairs, à la publication d’articles dans des journaux scientifiques réputés, à des demandes de prononcer des conférences et d’assister à diverses activités en y étant invités comme experts.
• Les processus sont en place pour assurer la diligence raisonnable et la fiabilité des travaux scientifiques. À titre d’exemple, les articles sont révisés par les directeurs avant d’être soumis à l’examen des pairs et de passer à la publication.
• La mesure dans laquelle l’INRE peut aller chercher des sources de financement externes traduit aussi la qualité des travaux scientifiques, tout comme le nombre des organismes qui financent l’INRE et demandent sa collaboration à répétition, et les autres qui acceptent les résultats des travaux scientifiques et les intègrent dans leurs propres travaux.
• Les contrats de gestion mettent l’accent de façon prioritaire sur l’excellence dans le domaine des sciences.
• La structure des projets est revue de façon périodique et les chercheurs sont affectés à de nouveaux projets en fonction des priorités de la recherche.
• Comme indiqué précédemment, l’INRE a élaboré un profil de compétences pour déterminer les besoins en perfectionnement du personnel destiné à assumer des fonctions de gestion.
• Une question importante, toujours présente pour la direction de l’INRE, est le montant limité de crédits votés dont l’Institut dispose pour accroître ses efforts de recrutement, mais également pour réinvestir en équipement et en installations. La question sera traitée plus en détail à la caractéristique 7. Plusieurs documents ont déjà été rédigés qui définissent et calculent le coût des besoins, et l’INRE cherche à obtenir de nouveaux fonds à la suite du dernier discours du Trône qui a reconnu que le gouvernement doit réinvestir dans sa capacité scientifique.
• Quelques personnes interrogées ont suggéré un meilleur suivi et un meilleur partage des instruments et de l’équipement au sein de l’Institut, en s’inspirant des modalités d’un “magasin commun” élargi. À ce que nous avons compris, le courrier électronique permet dans une certaine mesure ce type d’échanges maintenant.
• Quant au suivi du budget des projets de recherche, pour s’assurer qu’ils sont respectés, la planification et les rapports sur les projets se font par projet de recherche et la responsabilité permanente du contrôle incombe aux chefs de projet.
• Les clients et les utilisateurs interrogés ont déclaré qu’ils collaborent étroitement avec le personnel de recherche de l’INRE et qu’ils sont tenus informés de façon continuelle des progrès réalisés. Le personnel de l’INRE contribue également à des rapports sur l’état d’avancement des travaux d’autres programmes auxquels il participe, comme par exemple le Programme des Grands Lacs et la mise en œuvre de la Loi canadienne sur la protection de l’environnement.
• Nous avons constaté que, au cours des dernières années, un seul rapport annuel a été publié. L’Institut prend les mesures voulues pour s’assurer de publier des rapports annuels plus cohérents et en temps plus opportun. Au moment de la vérification, le rapport de l’exercice 1999-2000 en était à la phase de l’ébauche.

Caractéristique 7

Les projets de recherche font appel à des ressources de l'extérieur.

Les projets de recherche sont réalisés en collaboration avec d’autres; l’INRE tire parti le mieux possible de ressources extérieures importantes en comparaison des budgets votés dont il dispose.

• La plupart du travail de l’INRE est fait en collaboration. Le rapport annuel de l’Institut, les contrats de rendement des gestionnaires et les évaluations de rendement mettent tous l’accent sur la collaboration.
• L’approche multidisciplinaire des projets de recherche de l’INRE est bien adaptée à la complexité croissante des questions qui font l’objet de recherches. Les chercheurs de l’INRE sont bien insérés à des cercles de compétence à l’extérieur de l’organisation (grâce à des conférences, des contacts et des publications) et utilisent les résultats des autres groupes de recherche dans leurs travaux.
• Les organismes de financement exigent également de plus en plus souvent des accords de collaboration, qui sont pris en compte dans l’évaluation des projets de recherche.
• Les entrevues réalisées avec le personnel de l’Institut, et avec d’autres agents du Ministère, ont montré avec constance le manque de fonds disponibles pour appuyer la recherche de l’INRE. Certaines personnes interrogées ont craint que la mission de l’INRE ne dévie à cause du manque de fonds publics en regard des montants provenant de l’extérieur de l’Institut. Le risque de déviation de la mission de l’INRE est cependant géré en grande partie grâce à un bon système de planification, et en faisant appel à des chercheurs éclairés qui font preuve de prudence en concluant des accords de collaboration, parce qu’il leur incombe d’agir dans l’intérêt public.
• Il y a également toute une gamme d’accords en place qui vont de structures très officielles à des structures informelles, en fonction des besoins des travaux réalisés. Les accords les plus formels ou les plus complexes sont étudiés et approuvés par la direction. Lors de ces examens, on s’efforce de déterminer si les travaux de recherche envisagés cadrent avec les résultats visés par l’INRE, ou risquent de constituer une déviation par rapport à son mandat principal.

Caractéristique 8

On saisit et conserve les connaissances acquises par l'organisme et on les transforme systématiquement en outils de travail utiles.

L’INRE fait des efforts pour partager ses connaissances à l’interne et à l’externe.

• Il y a deux volets au partage des connaissances: les processus et la culture. L’INRE s'est doté de processus et d’une culture qui favorise le partage des connaissances. La collaboration est favorisée par la direction, ce qui renforce ce partage des connaissances.
• Les connaissances sont saisies et partagées officiellement grâce à des rapports hebdomadaires, à des “journées de direction”, à des réunions de projet, à des publications, à des fiches sur les études et à une base de données sur les publications. En outre, les connaissances sont saisies et partagées de façon informelle par courriel et des réunions de corridor.
• Plusieurs mécanismes permettent de partager les connaissances avec les personnes et les organisations de l’extérieur de l’INRE. Il y a officiellement des publications, des réunions, des comités et des “journées de direction”. Peu de clients et d’utilisateurs externes assistent à ces dernières, mais la direction a l’intention d’accroître leur niveau de participation. Il y a également un réseau informel qui permet l’échange des connaissances.
• Il faut mettre à jour le site Web de l’INRE afin qu'il soit bel et bien un outil d’information à jour et utile pour les personnes de l’intérieur et de l’extérieur de l’Institut.

Caractéristique 9

L'organisme est largement connu et respecté.

L’INRE est largement connu et très respecté par ses clients et collaborateurs.

• Toutes les personnes interrogées, de l’intérieur et de l’extérieur du gouvernement, avaient une haute estime de l’INRE comme organisme de recherche crédible et professionnel. Parmi les commentaires recueillis, on a noté: «très respecté, excellente réputation, forte crédibilité, très haute qualité, ce sont des leaders, à la toute pointe de la technologie, très bonnes connaissances scientifiques, personnel hautement compétent, le meilleur laboratoire sur les eaux douces dans le monde», en précisant de plus que «ses chercheurs ont une excellente réputation».
• Quant aux outils utilisés pour rendre l’Institut et son mandat connus, une nouvelle brochure a récemment été imprimée qui est destinée à être distribuée lors d’activités diverses et de conférences. Cette brochure décrit la mission et le mandat de l’INRE et précise sa structure de projets et ses priorités de recherche.
• Les chercheurs assistent à des conférences et sont invités à présenter des documents de recherche qui montrent la nature et la qualité des travaux réalisés par l’Institut. Les publications d’articles dans des journaux prestigieux montrent bien la réputation de l’INRE et contribuent à l’améliorer encore.

Caractéristique 10

L'organisme répond aux besoins de ses clients dépendants.

Les personnes interrogées ont déclaré que les travaux de l’INRE répondent à leurs besoins; il faut cependant prendre quelques mesures pour renforcer les évaluations de rendement.

• D’après les entrevues, il est clair que les besoins des clients dépendants occupent une place centrale dans la philosophie de l’INRE. Tous les chercheurs font le lien entre leurs travaux scientifiques et le bien public.
• Tous les utilisateurs interrogés ont confirmé que les travaux scientifiques de l’INRE sont pertinents et que les produits livrés sont bons.
• Le succès est cependant davantage mesuré par la qualité des travaux scientifiques en fonction des priorités des secteurs d’activité et du Ministère que par une évaluation plus large du niveau de satisfaction des clients dépendants. Une enquête de base auprès des clients pourrait se révéler utile dans ce domaine. Actuellement, on ne dispose que de peu d’informations sur le rendement qui montrent l’utilisation réelle de l’information scientifique et, à plus long terme, les répercussions de nature environnementale des décisions prises à partir des produits scientifiques de l’INRE.