Vérification et évaluation de contributions

4.1 Atteinte des objectifs de la catégorie et du programme

4.1.1 Les objectifs de cette catégorie de contributions sont si vastes qu’ils englobent la quasi-totalité des activités du Ministère et ne fixent aucune cible mesurable.

Pour cette raison, il est difficile de mesurer et de quantifier le degré d’atteinte de ces objectifs. Comme cette catégorie englobe des programmes hétérogènes, nous nous attendrions à trouver, entre les programmes de cette catégorie de contributions et les objectifs de la catégorie comme telle, un lien plus explicite quant à la façon dont les programmes sont censés contribuer aux objectifs de la catégorie, selon des méthodes plus mesurables et quantifiables.

Pour explorer ce lien, nous avons cherché à savoir si les projets réalisés au moyen des contributions correspondaient aux conditions de la catégorie et, le cas échéant, sous quel programme particulier ils étaient codés.

Nous avons constaté que tous les projets correspondaient aux objectifs généraux de la catégorie. Certains des programmes de cette catégorie visent des objectifs plus précis et, dans ce contexte, la justification du choix des projets était variable,  le projet pouvant être visiblement et clairement liéaux buts du programme, ou bien  présenter un lien plus ténu. Par exemple, pour un certain nombre de programmes (p. ex., l’assainissement des mares de goudron de Sydney, certaines contributions découlant du Plan d’action Saint-Laurent Vision 2000 et le PNAGS), les accords de contribution visent des projets ou des efforts qui font partie de plans de travail couvrant l’ensemble de la problématique, et l’on observe des liens manifestes entre les projets entrepris et les objectifs visés par le programme.

Pour d’autres programmes, toutefois, le tableau est plus mitigé. Les contributions au programme Interactions communautaires fixent des objectifs particuliers aux projets, et les informations versées aux dossiers prouvaient que les projets entrepris grâce à l’accord de contribution examiné étaient choisis en fonction du respect des critères. Il appert également, aussi bien à la suite de nos entrevues qu’à la lumière des dossiers examinés, que les bénéficiaires connaissaient les buts du programme.

Le PIH possède une série d’objectifs tout aussi clairs. Cependant, même si les accords de contribution examinés semblaient tous contribuer à ces objectifs au sens le plus large, les gestionnaires interrogés (tant à EC que dans les autres ministères participants) souhaitent apparemment qu’on définisse plus précisément les objectifs, pour mieux orienter le choix des projets au cours des prochaines années. Pour sa seconde année d’existence, les responsables du PIH assujettissent le tri et le choix des projets à un processus plus rigoureux, pour qu’ils correspondent le plus possible aux objectifs concernant les espèces en péril.

Dans le cas des accords qui relevaient de l’IEBG, le lien avec les objectifs de l’initiative était évident dans certains des dossiers examinés, et moins visible dans d’autres. Nous aurions aimé constater un lien plus clair avec l’IEBG dans la section “description de projet” du formulaire d’approbation, pour qu’y soit brièvement décrite la contribution du projet aux objectifs de l’initiative.

4.1.2 Manque d’homoginité dans la surveillance et l’évaluation des résultats des projets.

Aux termes de la Politique sur les paiements de transfert, les vérifications doivent viser à évaluer l’efficacité des processus ministériels en place, pour déterminer si les bénéficiaires ont respecté les exigences des accords de contribution. La Politique oblige également les ministères à mettre en place un cadre de vérification fondé sur le risque, pour vérifier les contributions et déterminer l’opportunité de procéder à la vérification d’un bénéficiaire.

En nous penchant sur la surveillance des accords de contribution conclus pour l’ensemble des programmes et initiatives de cette catégorie, nous nous attendions certes à observer une certaine hétérogénéité à ce chapitre, mais aussi à constater l’existence de certains paramètres ou de certaines méthodes visant à guider les responsables de la surveillance. Nous avons constaté que les programmes permanents comme le Plan d’action Saint-Laurent Vision 2000, le PNAGS et le programme d’assainissement des mares de goudron de Sydney font l’objet d’une surveillance intrinsèque, où l’on communique régulièrement avec les bénéficiaires tant pour évaluer l’avancement des travaux que pour en planifier les prochaines étapes. Entre autres exemples, on peut citer Stratégies Saint-Laurent, un des programmes du Plan d’action Saint-Laurent Vision 2000, où, en plus des rapports provisoires et des rapports de fin d’année présentés régulièrement, les dossiers examinés attestaient que ces rapports étaient périodiquement analysés. Pour les accords concernant la décontamination des mares de goudron de Sydney, les dossiers examinés (tout comme l’information divulguée lors des entrevues) révélaient également qu’Environnement Canada communique régulièrement avec les bénéficiaires (la province de la Nouvelle-Écosse et la municipalité régionale du Cap-Breton), pour discuter de tout problème.

Pour ce qui est des accords de contribution découlant du PIH, de l’IEBG, des contributions à la Colombie-Britannique et aux ONG et des accords cotés 303, un certain nombre de gestionnaires du Ministère (et du MPO et de Parcs Canada pour le PIH) ont signalé qu’ils communiquaient régulièrement avec les bénéficiaires ou qu’ils effectuaient régulièrement des visites sur place, mais ce n’était pas la norme et les contacts avec les bénéficiaires n’étaient pas consignés au dossier. Pour se renseigner sur la concrétisation des buts des projets, de nombreux gestionnaires se fiaient aux rapports intérimaires et aux rapports finals.

Malgré notre conviction que des résultats concrets sont obtenus grâce aux accords de contribution en général, notre échantillon présentait plusieurs cas où les résultats finals divergeaient des objectifs énoncés dans l’entente, ou encore (dans un cas) n’avaient pas été atteints du tout[1]. Une des clauses-types des accords de contribution exige la présentation de rapports sur l’état d’avancement des travaux tout au long de la réalisation du projet et d’un rapport final à la conclusion du projet. Même si ces rapports sont généralement présentés, rien n’indique, dans les dossiers, que l’on en a analysé les résultats ou qu’on a vérifié les faits présentés. Dans la foulée de la présente étude, on a révisé une liste de vérification faisant partie du Guide à l’intention des gestionnaires du Ministère, pour y inclure une section qui aidera les gestionnaires à documenter leurs activités de surveillance.

4.1.3 Insuffisance des directives sur la vérification de bénéficiaires et non-considération de l’opportunité de mener une vérification.

En ce qui concerne les vérifications, nous avions les mêmes attentes que pour la surveillance, et nos constatations sont similaires. Même si tous les accords de contribution contenaient les clauses appropriées sur la vérification, les gestionnaires ne disposaient que de quelques directives sur les situations où le bénéficiaire doit être vérifié. Également, lors de nos entrevues, nous avons constaté que lorsque les gestionnaires avaient des interrogations sur l’avancement d’un projet, ils en discutaient avec le bénéficiaire; ou encore, dans le cas du PIH (où le projet était mis en marche par un des ministères partenaires d’EC), les gestionnaires d’EC en discutaient avec l’expert en la matière de l’autre ministère fédéral concerné, mais sans envisager de procéder à une vérification du bénéficiaire.

À notre avis, l’insuffisance de la surveillance exercée à l’égard des accords pour lesquels il n’existe pas de plans de travail définis, ainsi que la non-considération de l’opportunité de vérifier le bénéficiaire lorsque des problèmes surviennent représentent une lacune dans la capacité du Ministère de savoir si les fonds ont été adéquatement dépensés.

Comme suite à la présente étude, on a révisé le Guide à l’intention des gestionnaires en y mentionnant l’obligation d’assujettir tous les programmes de paiement de transfert à un cadre de vérification fondé sur le risque, et en soulignant davantage l’obligation pour les gestionnaires de vérifier les bénéficiaires. Ces ajouts devraient permettre de produire l’information et de donner l’impulsion nécessaires pour corriger les lacunes soulevées dans l’étude.